Сроки хранения электронной отчетности в фонды и налоговую

В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). Этот «разнобой» вызывает немало вопросов. Давайте разбираться.

Разберемся,какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР.

Кстати, при соблюдении определенных условий эти сроки можно существенно сократить.

Пример. Какие сложности возникают с определением сроков схранения
Существует сложность с определением сроков хранения отчетности, передаваемой в фонды в электронном виде. Разные разделы законодательства и трактующие его эксперты определяют абсолютно разные сроки хранения.


	 В частности, сложно правильно определить сроки хранения следующей отчетности в электронном виде.


	 До 2023 года:


	 - отчеты в ПФР: формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;


	 - отчет в ФСС (форма № 4-ФСС).


	 Начиная с 2023 года:


	 - отчет в СФР (ЕФС-1 со всеми разделами);


	 - отчет в ИФНС (персонифицированные сведения о физических лицах КНД 1151162).


	 Противоречия таковы:


	 1). Отчеты в ПФР. В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее - Типовой перечень 2019 года) есть статья 624, где как раз фигурирует отчетность по персонифицированному учету. Не очень понятно, сноска (1) про 75 лет в электронном виде относится только к ПФР или и к страхователю тоже?


	 Если к страхователю эта сноска не относится, то как быть тогда со статьей 450 типового Перечня 2019 года, где четко прописано про сведения о трудовом стаже, ведь СЗВ-СТАЖ как раз эту информацию и содержит?


	 Есть еще и третий вариант срока хранения – 6 лет по подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.


	 Каков же в итоге корректный срок хранения СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в электронном виде?


	 2). Отчет в ФСС по форме № 4-ФСС. Принятый отчет формы № 4-ФСС должен храниться не менее 5 лет с момента принятия Фондом в соответствии с п. 6.3 приказа ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.


	 Но вместе с тем в типовом Перечне 2019 года есть статья 308, где обозначен срок хранения 50 лет. Форма 4-ФСС называется «РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам…», то есть по своему названию и сути этот отчет подходит под ст. 308.


	 Каков же в итоге правильный срок хранения отчета 4-ФСС в электронном виде?


	 3). Появился новый отчет в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (или Социальный фонд России, СФР) – форма ЕФС-1. По данному отчету вообще нет никакой информации о сроках хранения, плюс он содержит разные разделы.


	 Так как один из разделов фактически содержит отчет СЗВ-ТД, который однозначно хранится 50 лет, то, скорее всего, и весь ЕФС-1 полностью также будет иметь срок хранения 50 лет? Или разные разделы ЕФС-1 имеют разные сроки хранения?


	 4). Отчеты в ИФНС. С 2023 года утверждены следующие формы отчетов в ИФНС:


	 - Расчет по страховым взносам – форма по КНД 1151111, однозначно со сроком хранения 50 лет по статье 308 типового Перечня 2019 года;


	 - новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц» по форме КНД 1151162, который заменил форму СЗВ-М.


	 Какой статьей руководствоваться при определении срока хранения данного отчета в электронном виде по форме КНД 1151162 – ст. 308 или ст. 624 типового Перечня 2019 года, или вообще ст. 23 НК РФ?


	 Мнения существуют разные – кто-то рекомендует руководствоваться профильной нормативной базой – НК РФ, законом о бухгалтерском учете, приказами ФСС…


	 А кто-то, наоборот, рекомендует брать за основу типовой Перечень 2019 года.


	 Плюс в 2022 году произошло объединение ПФР и ФСС, образован новый фонд СФР, а в типовой Перечень в связи с этим изменения внесены не были.


	 Новый отчет ЕФС-1, который вобрал в себя 4 предыдущих отчета и стал единым, необходимо составлять по разделам, и его разделы имеют разные сроки сдачи и места формирования (что-то должна сдавать бухгалтерия, а что-то – отдел кадров).
 

От теории к практике: сроки хранения «минимизируют»?

Обозначенные выше проблемы (на которые обратили внимание читатели) действительно актуальны, поскольку при определении сроков хранения отчетности в настоящее время необходимо учитывать не только критерий содержания отчетных форм, включая новые и старые, т.е. их суть, но и повторяемость информации и даже структуру (таблично-анкетная машиноориентированная унифицированная форма) и форму представления, а также технологию и способы приема-передачи отчетности и возможности хранения принятых форм документов в налоговых органах и фондах.

Организации-страхователи имеют право передавать отчетность из системы в систему (личные кабинеты на порталах ФНС как оператора приема отчетности в ФСС и ПФР до недавнего времени), на внешних электронных носителях и даже в бумажной форме.

А в центрах обработки данных (ЦОД) ФНС принятая отчетность в настоящее время хранится в реестровой форме в базовых информационных ресурсах, что обеспечивает аутентичность электронных документов в доверенной среде, в которой поддерживается надежность и достоверность отчетных сведений для нужд государственного управления.

Какой акт «весомее»

Необходимо вспомнить и некоторую приоритетность в регламентации сроков хранения документов.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает эту приоритетность, говоря, что сроки хранения документов могут быть закреплены:

- федеральными законами;

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- а также перечнями документов со сроками хранения (подразумеваются типовые и ведомственные перечни), в которых регламентируется состав и нормативные сроки хранения отдельных категорий и видов документов.

В номенклатуре дел в подобной ситуации делается прямая ссылка на пункт и подпункт нормативного правового акта.

Обратите внимание, что на заседании экспертной комиссии вашей организации данный вопрос можно рассмотреть в таком же оперативном порядке с привлечением бухгалтерии и кадровой службы.

Перечни документов со сроками хранения разрабатываются на основе требований законодательства и иных нормативных правовых актов в результате сложной аналитической работы по изучению значимости отдельных категорий и видов документов, которые образуются в процессе реализации однотипных управленческих функций.

Сроки хранения, установленные законодательством и нормативными правовыми актами, и сроки хранения, закрепленные статьями типового Перечня 2019 года, как правило, не противоречат друг другу.

Также обратите внимание, что перечни действуют и являются актуальными в течение примерно 10 лет, практика внесения в них оперативных изменений отсутствует.

Кроме того, типовые перечни устанавливают нормативные сроки хранения категорий и видов, а не конкретных разновидностей документов, поэтому они могут быть действующими в течение длительного времени.

Полагаем, что до 1 января 2023 года по ст. 624 а) типового Перечня 2019 года в номенклатуре дел организации-страхователя правильно определялить и закрепить 5-летний срок хранения:

- сведений, представлявшихся в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета;

- сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД);

- сведений о застрахованном лице (СЗВ-М).

Долговременный срок хранения 50 лет можно было определять:

- для формы «Расчеты по страховым взносам. Форма РСВ», для формы № 4-ФСС «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам…»(по ст. 308 Перечня 2019 года);

- а по ст. 450 Перечня 2019 года - для годовой формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц».

В номенклатуре дел необходимо было закрепить места хранения всех отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии, чтобы данные формы могли быть правильно включены в годовые разделы соответствующих описей дел.

Если данные отчетные формы долговременного срока хранения формировались в информационной системе вашей организации в электронном виде, то они распечатываются, прошиваются, удостоверяются и передаются на архивное хранение в бумажной форме вместе с электронными подлинниками (пока долгожданный законопроект № 1173189-7 еще не принят).

В связи с развитием технологий приема-передачи и хранения налоговой отчетности (применение ЦОДов и хранение в реестрах обязывают учитывать технологический принцип экспертизы ценности) полагаем, что срок хранения документов в организациях-налогоплательщиках по Перечню 2019 года в дальнейшем будет пересмотрен в сторону снижения.

А в настоящее время при условии сдачи отчетности исключительно в электронном виде вы можете закрепить решением ЭК срок ее хранения в соответствии со ст. 23 НК РФ – 6 лет, поскольку долговременное хранение полученной отчетности обеспечивает сама налоговая служба.

Под это понятие подпадают только те отчеты с 50/75-летним сроком хранения по Перечню 2019 года, которые мы уже отметили.

«От 50-и и старше»

Во-вторых, отметим, какие организации должны хранить свежие (начиная с 2003 г.) кадровые документы 50 лет, а какие 75 лет, если в Перечне 2019 года написан срок «50/75 лет».

Это регулируется статьей 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Подавляющее большинство хранит их 50 лет, поэтому в статье мы этот срок и упоминаем (организации, у которых есть кадровые документы с 75-летним сроком, это про себя знают).

Но правда жизни сейчас такова, что многие пенсионеры бывают неприятно удивлены тем, что части данных об их работе нет в ПФР, им приходится самим разыскивать подтверждающие документы и часто их найти не удается, т.к. работодателя больше нет и в государственный либо муниципальный архив его документы приняты не были. Крайним становится пенсионер, правды найти ему не удается, и без того скромная пенсия дополнительно несправедливо сокращается.

Цифровизация этого процесса в госуправлении, персонифицированный учет как раз призваны решить проблему.

Но как оно будет на практике, когда нынешним работникам потребуется подтвердить стаж и заработок для получения полагающейся пенсии, мы узнаем потом.

 Пример. Фрагмент документа
Статья 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)» Налогового кодекса РФ


	 1. Налогоплательщики обязаны: ...


	 8) в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом...


	 3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:


	 ...6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.
 

Отчетность в СФР

Теперь разберем отчеты в единый Социальный фонд России, который формирует новый отдельный портал приема-передачи отчетности и развивает свои базовые ресурсы с учетом унаследованных реестров ПФР и ФСС.

Единая форма ЕФС-1 фактически поглощает информацию ранее действовавших форм отчетности, названия ее разделов и подразделов практически соответствуют названиям ранее применявшихся самостоятельных отчетных форм.

Для отдельных разделов и подразделов установлены свои сроки сдачи, их могут формировать разные подразделения, рекомендуем установить для них и разные сроки хранения (пока нет нормативного акта, определяющего срок хранения для всего отчета по форме ЕФС-1 или его разделов).

Социальный фонд РФ наряду с налоговой службой развивает свою инфраструктуру для приема, обработки и хранения отчетности исключительно в электронном виде.

Если ваша организация зарегистрировалась на портале СФР как страхователь и сдает отчетность в электронной форме по технологии из системы в систему, то по решению ЭК вы можете руководствоваться приказом СФР от 06.07.2023 № 1319 «О защищенном обмене документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования» (пришел на смену приказу ФСС РФ от 12.02.2010 № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования»).

Даже при недостаточной четкости формулировки 5-летний срок хранения вполне может быть отнесен и к автору отчета – организации-страхователю, поскольку далее п. 5.3 нового приказа СФР и п. 6.3 старого приказа ФСС РФ устанавливают, что срок хранения страхователем квитанции о получении Фондом соответствующего расчета или квитанции о получении расчета с ошибками – не менее 5 лет после завершения процедуры электронного документооборота.

Таким образом, технологический критерий в современных условиях в значительной степени определяет значимость электронных документов для государства и организаций, которая устанавливается в процессе экспертизы их ценности.

И его учет фактически позволяет существенно снижать нормативные сроки хранения в организациях – авторах документов при соблюдении долговременных сроков их хранения в базовых государственных информационных ресурсах и реестрах фондов.

Новая Концепция ФНС России о централизованном архивном хранении документов

Приказом Федеральной налоговой службы РФ от 21.06.2023 № ЕД-7-10/405@ утверждена «Концепция развития системы централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России».

Ожидаемые изменения «для всех

Концепция учитывает перспективы грядущих изменений в архивном законодательстве и закладывает ориентиры для ФНС России в области долгосрочного архивного хранения электронных документов:

- это еще не принятый проект федерального закона № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”...», который должен установить: общие требования к порядку хранения электронных документов;

- возможность создания электронных дубликатов документов;

- сокращение до 1 года срока хранения бумажного подлинника после создания его электронного дубликата. Бухгалтеры и кадровики давно ждут принятия этого законопроекта (был внесен в Госдуму еще в мае 2021 г.), чтобы можно было высвободить архивные площади, получив юридически значимые электронные дубликаты.

Как видите, ФНС России, не дождавшись принятия этого закона, все равно учитывает его появление в своей долгосрочной концепции развития;

- постановление Правительства РФ от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе “Платформа "Центр хранения электронных документов"”». Эта система (далее – ЦХЭД) создается как крупный госархив электронных документов для федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ).

И ФНС России планирует передавать туда часть своих электронных документов, когда ЦХЭД полностью заработает. Налоговики считают, что «без принятия качественно новых решений и ввода в эксплуатацию новых централизованных хранилищ, обеспечить сохранность и эффективное использование документов налоговыми органами проблематично.

Принимает ли Госархив электронные документы долговременного хранения?

В настоящее время прием электронных документов Государственным архивом Российской Федерации еще не начался.

Однако создавать документы долговременного хранения в электронном виде можно, если внедрена система хранения электронных документов.

Позже эти документы можно будет передать на государственное хранение.

Впервые условия хранения электронных документов были определены еще в 2015 году приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Приказ обеспечил прием на хранение электронных документов на оптических дисках CD-R, DVD-R. В СЭД федеральных органов исполнительной власти 1 уже накоплен значительный объем электронных архивных документов.

Объем информации, задокументированной в электронной форме в процессе деятельности ФОИВ, по данным Росархива, ежегодно возрастает в несколько раз.

Следующий шаг в хранении электронных архивных документов – это хранение с помощью специализированных информационных систем. 2 марта 2022 года Правительство России утвердило Положение о государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов».

Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России, заказчиком – Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается ФГАУ НИИ «Восход».

Платформа «ЦХЭД» создается для комплектования, учета, хранения и использования архивных электронных документов, обеспечит их сохранность, целостность и пригодность для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости.

Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. В опытной эксплуатации приняли участие 20 федеральных органов исполнительной власти.

Источникам комплектования представляется возможность организовать хранение с использованием собственного архивного модуля или, при его отсутствии, в облачном хранилище, откуда потом электронные документы будут переданы в ЦХЭД.

ГИС «Платформа “ЦХЭД”» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем.

Функциональные требования к информационным системам в части передачи в государственный архив содержатся в приказе Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69: «1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган».