Способы организации питания

Последний раз обновлено:

Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя организовывать и оплачивать питание работников. Многие компании организуют корпоративное питание для своих сотрудников по собственной инициативе. Способов организации питания работников очень много.

При этом установлены случаи, когда работодатель обязан предоставить работникам бесплатное питание (ст. 222 ТК РФ).

В любом случае порядок организации и условия обеспечения питанием важно отразить в письменной форме, в локальном документе компании.

Питание сотрудников в ЛНА компании

Если работодатель принял решение по своей инициативе обеспечивать сотрудников бесплатным питанием, он вправе определить этот порядок в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

Порядок и условия обеспечения питанием работников могут быть указаны в:

• коллективном договоре;
• трудовых договорах с работниками. Если в трудовом договоре не было предусмотрено оплаты питания, то можно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• соглашении или в отдельном ЛНА. Это может быть может быть, например, положение о предоставлении питания работникам, либо положении об оплате труда, правилах внутреннего трудового распорядка.

Как правило, выбранный порядок организации питания работников закрепляют либо в коллективном договоре, либо в отдельном ЛНА. А в трудовом договоре только ссылаются на данный документ.

Не забывайте, с локальными нормативными актами компании, которые содержат нормы трудового права, работодатель обязан ознакомить работника. Так обязывает статья 22 Трудового кодекса.

Способы организации питания работников

Способов организации для предоставления питания работникам очень много. Например, работодатель может:

1. предоставить работникам собственную столовую;
2. заключить договор об оказании услуг общепита в собственной столовой со сторонней компанией;
3. оплачивать услуги по доставке готовых блюд в офис (кейтеринг);
4. выплачивать компенсации в денежной форме для питания;
5. предоставить питание по принципу шведского стола в специальном помещении в офисе;
6. предусмотреть частичную оплату обедов, а также чая и кофе.

Организация питания работников в виде компенсации  

Компенсация – этой самый простой способ обеспечить работников питанием. То есть работодатель просто выплачивает утвержденную сумму денежных средств ежемесячно работнику на питание.

Данная компенсация питания в денежной форме должна быть включена в перечень выплат, входящих в систему оплаты труда. Для этого соответствующие положения должны быть предусмотрены в коллективном договоре, соглашении, ЛНА (положении об оплате труда), трудовых договорах.

Стоимость такого питания работников подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в установленном порядке. При этом компенсацию можно учесть в расходах на оплату труда по налогу на прибыль.

Кейтеринг

Кейтеринг – это оказание услуг общественного питания на выезде. То есть когда работодатель приобретает готовые обеды и бесплатно предоставляет их своим работникам.

В данном случае заключают договор со сторонней организацией общепита для предоставления услуг по доставке готового питания.

По договору в организацию доставляют готовые блюда и напитки по согласованному меню и заявке, в которой указано количество необходимых обедов на текущий день.

Собственная столовая

Крупные компании могут создать собственную столовую для обеспечения питанием работников.

В ЛНА, регламентирующем работу столовой, необходимо предусмотреть:

• порядок организации питания в собственной столовой (режим работы столовой, график предоставления горячего питания, утверждение меню и стоимости, организация обслуживания работников, проверка качества продуктов);
• порядок предоставления бесплатного питания (на кого распространяется бесплатное питание, как утверждаются списки работников на бесплатное питание, учет таких работников);
• контроль организации горячего питания и т.п.

Шведский стол в столовой

Одним из вариантов предоставления питания работникам в собственной столовой может быть организация питания по принципу шведского стола. Такой порядок питания не подразумевает персонального учета обедающих, так как сам принцип «шведский стол» означает, что каждый выбирает самостоятельно вид и количество потребляемых продуктов.

Отдельное помещение для приема пищи

Комната приема пищи в организации обязательна в том случае, если производственные условия не позволяют предоставить сотрудникам перерыв для отдыха и питания.

Это может быть кухня, комната отдыха или специально выделенная зона с микроволновкой, холодильником, столами и раковиной.

Часть 1 статьи 216.3 Трудового кодекса устанавливает, что в обязанности работодателя входит обеспечение, в частности, санитарно-бытовых помещений и помещений для приема пищи.

Однако если работники могут уйти с рабочего места во время перерыва для приема пищи, то оборудовать комнату для приема пищи не нужно (ст. 108 ТК РФ). Такие комнаты должны быть оборудованы, если по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, а также если такая обязанность предусмотрена требованиями охраны труда при осуществлении определенной деятельности.

Нюансы при отражении в ЛНА

В зависимости от выбранного способа работодателю важно четко все прописать в ЛНА. А именно:

• сумму, на которую может быть предоставлено бесплатное питание на одного работника;
• форму фиксации получения питания и контроля, например, талоны, а также порядок их получения;
• порядок выплаты компенсации, если стоимость обеда компенсируется работникам в денежной форме;
• порядок удержания сумм НДФЛ из зарплаты работников и т.п.

Образцы и примеры формулировок

Вот примеры формулировок в ЛНА:

1. «Сотрудникам предоставляются ежедневные бесплатные обеды в форме доставки горячих обедов по заранее утвержденному меню на рабочие места в течение перерыва на обед с 13:00 до 14:00. Ежедневное питание предоставляется каждому сотруднику на сумму, не превышающую 500 рублей».

2. «Работодатель выплачивает сотруднику компенсацию на питание в размере 500 рублей за каждый отработанный день. При выплате компенсации не учитываются дни:

• нахождения в отпусках (основных, дополнительных, учебных, по беременности и родам, без сохранения заработной платы);
• пребывания в служебных командировках;
• временной нетрудоспособности (в т. ч. по уходу за больными членами семьи);
• фактических неявок на работу по иным причинам.».

3 Работодатель обязуется обеспечить бесплатное одноразовое питание работника в обеденный перерыв в форме бизнес-ланча. Фиксированная сумма определяется из расчета рыночной стоимости одного бизнес-ланча в предприятии общепита и с учетом количества рабочих дней в каждом календарном месяце. При выплате компенсации не учитываются дни:

• нахождения в отпусках (основных, дополнительных, учебных, по беременности и родам, без сохранения заработной платы);
• пребывания в служебных командировках;
• временной нетрудоспособности (в т. ч. по уходу за больными членами семьи);
• фактических неявок на работу по иным причинам.

НДФЛ и страховые взносы при оплате питания работников

Платить ли НДФЛ и страховые взносы с оплаты питания работников, вопрос спорный. Минфин России неоднократно разъяснял, что НДФЛ нужно платить, если работодатель может определить размер дохода при оплате питания. А сделать это можно не всегда, например, если организован шведский стол для работников. 

Рассмотрим одно судебное дело, по которому можно понять в чем суть спорного дохода при оплате питания. 

Арбитражный суд Северо-западного округа в постановлении от 20 марта 2025 г. по делу № А56-116960/2023 разъяснил, почему работодатели должны платить НДФЛ, если работникам предоставлено питание по талонам.

По судебному разбирательству ИФНС доначислила НДФЛ и страховые взносы.

Организация заключила с компанией общепита договор, по которому работникам предоставляли трехразовое питание с фиксированной ценой. Однако НДФЛ работодатель не удерживал и не перечислял, страховые взносы не платил.

Судьи разъяснили, что это нарушение. Согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг), в том числе питания.

Если организация выдает свои работникам талоны на питание (комплексные завтраки, обеды и ужины), то нужно платить НДФЛ как с натурального дохода. Основания следующие:

• стоимость питания входит в систему оплаты труда;
• питание предоставляется в интересах работника;
• его стоимость не является компенсационной выплатой;
• талоны на питание оформлялись на основании пофамильных заявок, направлявшихся один раз в десять дней от каждого структурного подразделения.

Инспекторы выиграли дело в части НДФЛ, так как определила доходы работников исходя из персонифицированных ведомостей учета оказания услуг питания (содержащих фамилию, имя отчество, факты получения питания за каждый рабочий день).

Судьи отметили, если бы отсутствовала возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, то дохода, подлежащего обложению НДФЛ, в таком случае у указанных лиц не возникло бы.

А вот страховые взносы платить не нужно. Предоставление трехразового питания работникам является выплатой социального характера, не зависящей от квалификации работников, сложности, качества, количества работы, условий ее выполнения. Судьи заключили, что указанная выплата не подлежит обложению страховыми взносами.

Читайте по теме:

НДС по бесплатному питанию работников

НДФЛ при оплате питания работников

Страховые взносы с выплат социального характера: Стоимость питания работников

Страховые взносы на травматизм с оплаты питания работникам

Оплата питания работников в расходах по налогу на прибыль