Как провести годовую инвентаризацию без ошибок

Инвентаризация - важнейший этап подготовки к годовому отчету, и провести ее нужно без ошибок, чтобы не исказить его показатели. Иначе могут отчетность признать недостоверной и даже оштрафовать.

Недостоверность бухотчетности может быть обнаружена при проверке налоговыми органами или аудиторами.

Ошибки, которые случаются в ходе инвентаризации, приводят не только к искажению отчетности, но и к административным штрафам.

Провести это мероприятие нужно без ошибок и корректно оформить документацию.

Приказ об инвентаризации

Сначала нужно оформить приказ об инвентаризации. В нем должны присутствовать такие обязательные реквизиты:

• даты начала и окончания инвентаризации;

• состав комиссии;

• перечень проверяемых имущества и обязательств;

• порядок инвентаризации;

Документы до начала инвентаризации

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества и обязательств фирмы. Вся информация, которая содержится в регистрах, должна быть подтверждена первичными документами.

Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы, приложенные к отчетам (регистрам), и сделать в них запись «до инвентаризации на___(дата)». На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы, сформированную к началу инвентаризации.

Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества.

Расписки материально-ответственных лиц

Инвентаризацию активов проводят с участием материально-ответственных лиц. Это кладовщики, кассиры и т. д.

Материально-ответственные лица представляют приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны.

Ошибки в процессе ревизии

В процессе ревизии тоже могут быть ошибки, которые могут привести к недействительности результатов. Например:

• при инвентаризации товарно-материальных ценностей не ведут отдельные описи на ценности, которые поступают и отпускаются во время проверки;

• не опечатывают помещение с проверяемыми товарно-материальными ценностями при каждом уходе из него комиссии и т. п.

Нельзя забывать про инвентаризацию резервов.

Что подлежит инвентаризации

Когда инвентаризацию лучше отложить

Лучше отложить инвентаризацию, если кто-то из членов комиссии не может участвовать в проверке и не явился, а издать приказ на замену и оперативно заменить человека не удалось.

Не нужно расписываться за отсутствующего члена комиссии, тем более, что впоследствии выяснилось, что он не мог присутствовать на инвентаризации из-за болезни, командировки и т.п.

Итоговые документы

Проверьте, удалось ли вам собрать полный пакет документов при инвентаризации. Это:

• приказ о проведении инвентаризации;

• инвентаризационные описи (акты);

• при выявлении отклонений - сличительные ведомости;

• протокол итогового заседания инвентаризационной комиссии;

• приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

При оформлении этих бумаг соблюдайте хронологию и правила оформления, делайте все обязательные записи, подводите итоги, в случае отсутствия информации ставьте прочерки, собирайте все необходимые подписи и т.д.

Ответственность

В примечании к статье 15.11 КоАП РФ говорится, что грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и отчетности считают в том числе:

• искажение любого показателя бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов в денежном измерении;

• регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта;

• составление бухгалтерской отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухучета.

Читайте подробнее:

• Как отразить недостачу

• Как списать излишки

• Как списать просроченную задолженность