Нужно ли требовать с работника авансовый отчет, если подотчетные средства еще не потрачены

Деньги, выданные работнику под отчет для покупки товаров либо услуг, необходимых для рабочего процесса, не являются его доходом и, соответственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В отношении покупок за счет подотчетных средств работник сдает авансовый отчет. До этого момента деньги просто находятся у него.

Получается, что компания может выдать работнику практически любую сумму под отчет на любой срок. Главное, чтобы эта сумма не была очень крупной, а срок - слишком длительным. В противном случае, поступившие на счет работника подотчетные средства могут заинтересовать налоговиков.

Внимание контролирующих органов привлекут:

• Выдача сумм на длительный срок (год и более).
• Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
• Выдача суммы, существенно превышающей сумму расходов, на которые она выдавалась.

• Кто может быть подотчетным лицом?
• Основание для выдачи денег под отчет

Какую сумму можно выдать под отчет

Законодательство не ограничивает максимальную сумму, которую можно выдать под отчет. Сумма выдачи указывается в приказе за подписью директора.

Лимит наличных расчетов введен только для расчетов между организациями и ИП — 100 000 рублей по одному договору.

На какой срок можно выдать деньги под отчет

Законодательство не запрещает выдавать деньги под отчет на несколько месяцев или даже несколько лет. Иногда, длительные сроки нахождения средств у подотчетника обоснованы производственной необходимостью.

• Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами
• Ошибки при выдаче подотчетных сумм
• ПАМЯТКА работнику, который получил деньги под отчет

Есть ли у Авансового отчет срок сдачи

Срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться, устанавливает сама организация.

Если работник не расходует полученные средства и возвращает работодателю, требовать с него авансовый отчет не нужно. К такому выводу пришел АС Поволжского округа.

В постановлении от 09.04.2025 № Ф06-1630/2025 по делу № А55-9184/2024 говорится, что если выданные под отчет деньги не были израсходованы и в полном объеме возвращены, представить авансовые отчеты по расходованию денежных средств не нужно (т. к. нет самого факта расходования).

Форма: Авансовый отчет (форма № АО-1)

Риски выдачи крупных денег под отчет на длительные сроки

Привлечь фирму к административной ответственности за выдачу крупных подотчетных сумм практически невозможно. Статья 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов» в данном случае не работает.

Но, налоговикам она и не нужна. Выявив факт необоснованной выдачи денег под отчет на длительный срок, они будут пытаться переквалифицировать крупную сумму в беспроцентный заем со всеми доначислениями, в том числе НДФЛ с материальной выгоды.

А если фирма с помощью подотчетных средств (выдача – возврат) скрывает превышение лимита по кассе, вывить это для ИНФС — простая задача.