НДФЛ: важно ли место, откуда работник едет в командировку

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/49840 от 05.07.2019

По Трудовому кодексу командировочные расходы работника фирма обязательно должна возместить. Это, в частности:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные в размере, установленном в трудовом договоре;
• другие расходы, связанные с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Обратите внимание, что перечень возмещаемых командировочных расходов не является исчерпывающим, то есть он может быть и дополнен.

НДФЛ и командировочные

По общему правилу, расходы командированного лица не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Нормируемыми расходами для целей НДФЛ, то есть предел, выше которого выплаты включаются в доход работника, являются суточные. Так, в доход не включают суточные, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей за каждый день в заграничной командировке.

При уплате НДФЛ с командировочных могут возникнуть спорные ситуации. Рассмотрим одну из них.

Важно ли место, откуда работник едет в командировку

Командировкой признается, например, поездка работника головной организации по распоряжению работодателя в обособленное подразделение организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы.

Можно ли направлять работников в командировку не из места нахождения работодателя? И какие при этом могут быть последствия?

Минфин РФ в своем письме от 05.07.2019 г. № 03-03-06/1/49840 разъяснил, требуется ли уплата НДФЛ с сумм возмещения командировочных расходов, если работник направлен в командировку не из места нахождения работодателя.

Чиновники отмечают, что в НК РФ нет ограничений в отношении сумм возмещения командировочных расходов сотрудников в зависимости от места, из которого осуществляется направление их в командировку.

Таким образом, если поездка работника для выполнения служебного поручения работодателя вне места постоянной работы признается командировкой, суммы возмещения расходов на проезд освобождаются от НДФЛ. И не важно, откуда едет работник в командировку.

Ранее финансисты также указали, что если сотрудник отправляется в командировку прямо из отпуска, а из командировки возвращается на работу, то НДФЛ с компенсации стоимости проезда не уплачивает.

Помните, если работник не представил документы, подтверждающие оплату указанных расходов, их возмещение будет облагаться НДФЛ.

Уменьшаем налог на прибыль

В целях налогообложения прибыли расходы на командировки относятся к прочим, связанным с производством и реализацией.

Такие расходы могут быть признаны при условии, что они:

• фактически произведены;
• документально подтверждены;
• носят целевой характер.

Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности, проездными документами, путевым листом, маршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте, служебной запиской работника.