Удерживать ли НДФЛ у участника делового обеда?

Все доходы граждан, как в денежной, так и в натуральной формах, облагают НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Доходом в натуральной форме считается, среди прочего, оплата организациями товаров и услуг, в том числе, питания, отдыха, обучения в интересах физлица (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Оплату организацией расходов работников в рамках представительского мероприятия тоже можно считать доходом, полученным в натуральной форме. Но только в том случае, если фирма оплачивает расходы в интересах самих работников. Тогда с суммы оплаты расходов нужно удержать НДФЛ.

А вот если работников «обязали» к участию в мероприятии, например, в рамках выполнения ими трудовых обязанностей, то их расходы на проведение мероприятия доходом не являются. А значит, НДФЛ удерживать не нужно.

Другой вопрос – как подтвердить «обязательность» участия в мероприятии, дабы избежать уплаты НДФЛ?

Для этого можно, например, издать приказ по фирме о проведении мероприятия и утвердить перечень работников, принимающих в нем участие. Кроме того, составляя план мероприятия или отчет о его проведении, можно утвердить вопросы, связанные со служебными обязанностями участвующих в нем работников. Особенно, если эти обязанности будут предусмотрены трудовыми договорами с работниками.