ЭПД. Разъяснения Минтранса России

С началом осени участники рынка грузоперевозок в соответствии с положениями Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ перешли на электронный документооборот, электронная транспортная накладная (ЭТрН) стала обязательной. Минтранс России в связи с изменениями опубликовал на своем сайте ответы на наиболее распространенные вопросы, помимо этого вышли и разъяснения, посвященные обновленному порядку работы. Редакция журнала «Практическая бухгалтерия» собрала наиболее важные уточнения о правилах работы компаний.

Какие документы стали электронными?

Начнем с наиболее важной части изменений, а именно новых документов. С первого дня осени 2026 года в цифровом виде должны формироваться: транспортная накладная, заказ, заявка при автомобильных перевозках, транспортная железнодорожная накладная, грузовая накладная при воздушных перевозках, экспедиторские документы.

У некоторых компаний может возникнуть вопрос: есть ли возможность подключения к ГИС ЭПД напрямую? Ответ на вопрос отрицательный. Обмен электронными документами, а также их направление в ГИС ЭПД возможно только через ИС ЭПД операторов, которые включены в реестр Минтранса России.

Теперь о смешанном документообороте. Такая возможность отсутствует, перевозка должна быть осуществлена в том формате документов, в котором она началась. При этом нужно помнить, что из общего правила, в соответствии с которым все документы формируются в электронном виде, есть исключения. В некоторых случаях участники рынка грузоперевозок все же могут оформлять документы на бумаге. Такие исключения закреплены приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

Читайте также: «Что изменится в работе компаний с сентября?»

Особенности оформления ЭТрН

Перейдем к оформлению самой перевозки. С 1 сентября 2026 года  заключение договора перевозки груза подтверждается электронной транспортной накладной. Документ составляет, если иное не установлено договором, грузоотправитель.

Также уточним, что, если грузоотправитель совпадает с грузополучателем, такая ситуация является одним из исключений, о которых было упомянуто выше, когда накладная оформляется на бумаге.

Следующий вопрос: допускается ли формирование одной ЭТрН на несколько партий? Да, но только в том случае, если несколько партий перевозятся одним грузоотправителем для одного грузополучателя из одного места и будут доставлены одним транспортным средством в одно место.

Заполняя документ, нужно помнить, что адреса мест погрузки и выгрузки являются обязательными. Указывать адреса формально не нужно, они должны соответствовать фактическим обстоятельствам перевозки.

Еще один вопрос в части заполнения ЭТрН: нужно ли отражать в накладной массу груза? Делать это необходимо только в определенных случаях, речь о навалочных, насыпных, наливных грузах и контейнерах. Если компании нужно оправить такой груз, то возникает вопрос: как произвести взвешивание? Сделать это можно расчетным методом на основании обмера, технической документации и данных измерительных приборов.

В завершение пару слов скажем о путевых листах. Во-первых, этот документ оформляется как на бумаге, так и в виде электронного документа. Направлять в ГИС ЭПД путевой лист нужно, если документ сформирован в цифровом виде.

Что делать, если нет Интернета?

В середине сентября 2026 года Минтрансом России был утвержден Регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД. Помимо прочего ведомство дало рекомендации относительно действий участников грузоперевозок в случае, если отсутствует доступ к Интернету.

Так, если сеть отсутствует в месте погрузки товара, например, на складе, то необходимо составить акт. Документом фиксируется факт сбоя. Следующие реквизиты документа являются обязательными:

• дата и время;
• место, нужно указать название точки погрузки, или же это может быть километр трассы или адрес склада;
• Ф. И. О. и должности участников перевозки, которые присутствуют в месте погрузки;
• описание проблемы, например, она может заключаться в невозможности отправить электронный перевозочный документ или же в отсутствии сигнала мобильной сети;
• указать меры, которые были приняты для восстановления связи.

Акт заверяется подписями нескольких человек. Это может быть водитель, сотрудник склада и грузоотправитель. Если одной из сторон перевозки нет, то данный факт можно зафиксировать соответствующей отметкой с уточнением, что деловой партнер был уведомлен, например, по СМС.

После этого перевозочный документ можно сформировать на бумажном носителе. В этом случае заверить документ нужно всем участники перевозки подписями и печатями, если таковые имеются. После восстановления доступа к сети участникам грузоперевозки нужно вернуться к работе с электронными документами. При этом сам бумажный перевозочный документ нужно сохранять, водитель может предъявлять его сотрудникам МВД России либо Ространснадзора в случае проверки на дороге.