Новые правила подачи сведений в Социальный фонд. Что меняется?

С 1 июля 2026 года вступают в силу изменения в порядке представления работодателями сведений в Социальный фонд России, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 545 от 10.05.2026. Документ продолжает реформу, направленную на цифровизацию социальных выплат и перевод их в проактивный, иными словами, беззаявительный режим, в частности, назначения пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка и ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Редакция «Практической бухгалтерии» попросила Сергея Конона, управляющего партнера компании Vita Liberta, налогового консультанта, и Ирину Князятову, бухгалтера, эксперта ИПБ России, рассказать о новациях для компаний.

Что меняется с 1 июля 2026 года?

Ключевое нововведение, закрепленное в пунктах 2 и 3 Постановления № 545 от 10.05.2026, касается источников информации для назначения пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, при рождении ребенка, а также по уходу за ребенком. Если ранее СФР запрашивал необходимые данные непосредственно у работодателя, то с 1 июля 2026 года Фонд может использовать сведения, уже содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах (ИЛС) застрахованных лиц.

Фонд также будет получать информацию из собственных баз данных, а недостающие сведения запрашивать у работодателя. При этом все сведения, использованные для расчета пособий, будут отражаться в ИЛС работника, что позволит последнему контролировать правильность начисления выплат.

«До настоящего времени при назначении пособий по конкретному страховому случаю СФР в значительной степени опирался на сведения и документы, которые представлял работодатель. Собственные информационные ресурсы фонда и данные системы персонифицированного учета использовались преимущественно как дополнительный источник информации. С 1 июля 2026 года подход меняется», – объясняет Ирина Князятова.

И только при отсутствии необходимых данных или при наличии противоречий фонд будет направлять работодателю запрос о предоставлении недостающей или уточняющей информации. На практике это означает изменение самой логики взаимодействия работодателя и СФР.

При этом проблема может проявиться не сразу после возникновения ошибки, а спустя значительное время, уже непосредственно в момент назначения пособия.

Это означает, что организации придется в срочном порядке выяснять причины расхождений, анализировать ранее представленные сведения, готовить корректировки и взаимодействовать с Фондом уже в процессе назначения выплаты работнику.

«Для работодателей это означает, что качество и своевременность передачи индивидуальных сведений в СФР становятся критически важными. Ошибка или пробел в данных о стаже работника, допущенная несколько лет назад, может привести к тому, что Фонд назначит пособие в меньшем размере, а работник обратится с претензией к работодателю», – отмечает Сергей Конон.

Читайте также: «Почему важно подать в СФР сведения об инвалидности работника?»

Новые обязанности работодателей

Постановление № 545 от 10.05.2026 вводит две дополнительные обязанности для страхователей, которые ранее не были закреплены в нормативных актах столь явно. Расскажем о них подробнее.

Передача сведений о страховом стаже по запросу СФР. Если в индивидуальном лицевом счете работника отсутствуют данные о периодах его работы у данного работодателя (например, из-за технического сбоя или ошибок при подаче отчетности в прошлых периодах), Фонд вправе направить работодателю запрос. «В ответ страхователь обязан предоставить сведения о страховом стаже работника на дату наступления страхового случая. Срок направления ответа установлен в три рабочих дня с момента получения запроса. Игнорирование этого требования приравнивается к непредставлению отчетности и влечет административную ответственность», – говорит Сергей Конон.

Передача сведений о днях освобождения от работы с сохранением заработка. Наиболее существенная новая обязанность – работодатель должен будет сообщать в СФР о каждом календарном дне, когда сотрудник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, при условии, что на сумму сохраненного заработка не начислялись страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

«Данные сведения необходимы Фонду для корректного расчета пособий по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Если работодатель не сообщит о таких днях, Фонд может исчислить пособие в завышенном размере, а затем выписать работодателю штраф за недостоверные сведения», – уточняет Сергей Конон.

Упрощение электронного документооборота: автоматическая регистрация. Параллельно со вступлением в силу Постановления Правительства РФ № 545 от 10.05.2026 Социальный Фонд анонсировал упрощение процедуры подключения работодателей к системе электронного документооборота (СЭДО).

«Конечно, это ускоряет процесс, но в то же время создает риск для компаний, которые не отслеживают техническую готовность своей системы. Если первая отправка данных произойдет с ошибкой или с нарушением формата, отчетность не будет принята, а сроки будут считаться пропущенными. Поэтому протестировать каналы связи с оператором необходимо до 1 июля», – предупреждает Сергей Конон.

Риски допущения ошибок

Правительство РФ и СФР одновременно корректируют не только правила, но и механизмы контроля. С 1 июля 2026 года вступают в силу новые формы решений о привлечении к ответственности за нарушения в сфере персонифицированного учета. Так, утверждены формы решения о привлечении страхователя к ответственности за совершение правонарушения; решения об отказе в привлечении к ответственности; требования об уплате финансовых санкций.

Каждый из этих документов будет содержать QR-код, который позволяет автоматически заполнить платежное поручение для уплаты штрафа.

«Главный финансовый риск здесь заключается в введении автоматизированных штрафов за задержку сдачи сведений. По информации, опубликованной в отраслевых СМИ, СФР разрабатывает механизм, при котором система будет фиксировать просрочку по каждому работнику и выставлять штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в отношении которого сведения представлены с опозданием. При штате в 100 человек один день просрочки может стоить 50 000 рублей», – отмечает Сергей Конон. Обратите внимание, в отличие от налоговых штрафов, сумма за нарушение порядка представления сведений о работниках не ограничена максимальным порогом.

Кроме этого, если компания не представит запрошенные Фондом сведения о стаже в установленный срок, СФР вправе обратиться в налоговую инспекцию для блокировки расчетного счета.

Читайте также: «Как исчисляется срок для направления страхователем сведений в СФР?»

Типичные ошибки работодателей

Исходя из практики наиболее распространенные ошибки при подаче сведений в СФР связаны не с незнанием закона, а с отсутствием внутреннего контроля. Можно выделить пять основных ошибок, которые допускают работодатели.

Несвоевременное отражение приема и увольнения. Если работник принят 1-го числа, а сведения о его трудоустройстве поданы в Фонд 15-го числа, СФР может не успеть получить данные к моменту наступления страхового случая (например, больничного). Работник получит пособие в минимальном размере, а работодатель – претензию. «Чтобы оградить себя от допущения таких ошибок, нужно закрепить в компании правило подавать сведения о приеме и увольнении в течение одного рабочего дня с момента издания приказа», – рекомендует Сергей Конон.

Отсутствие контроля за актуальностью данных СНИЛС. Например, при смене сотрудником фамилии работодатель обязан передать соответствующие сведения в СФР в течение трех рабочих дней. Этот срок отсчитывается с момента представления работником заявления о внесении изменений в анкетные данные и подтверждающих документов.

Неправильный код периода в табеле. Например, отпуск по уходу за ребенком до полутора лет кодируется кодом «ОЖ», а после полутора лет – кодом «ДО». Если по ошибке поставить не тот код, Фонд может не учесть этот период при расчете пособий. Внедрение двойной проверки табелей может решить эту проблему за счет обучения сотрудников различать коды периодов.

Игнорирование запросов СФР о стаже. Некоторые работодатели считают, что, если они уже сдали отчетность за прошлые периоды, повторные запросы можно игнорировать. Однако формально обязанность предоставить сведения по запросу является безусловной. «Чтобы избежать этой ошибки, можно назначить ответственного за мониторинг электронного документооборота с СФР (как правило, это бухгалтер по зарплате) и контролировать срок ответа до трех рабочих дней», – рекомендует Сергей Конон.

Неверный расчет дней освобождения от работы. Такая ошибка может быть допущена, например, при указании донорских дней. Работник сдал кровь 5 мая, ему положен день отдыха 6 мая. Бухгалтер отражает в табеле 6 мая как рабочий день, а 7 мая как день отдыха, что становится ошибкой, поскольку Фонд квалифицирует такие данные как недостоверные сведения. Решением становится локальный регламент заполнения табеля с примерами нерегулярных ситуаций, таких как донорство, прохождение медосмотра, участие в судебных заседаниях и т. д.

Читайте также: «Чем обернется нарушение срока отправки сведений для выплаты пособий?»

Подготовка к изменениям. План действий до 1 июля 2026 года

«На практике даже технические ошибки в идентификационных данных способны привести к некорректному отражению информации на ИЛС либо к невозможности автоматического сопоставления сведений внутри системы», – отмечает Ирина Князятова.

«Чтобы изменения не привели к штрафам, рекомендую провести аудит личных карточек работников. Сверить Ф. И. О., даты рождения, паспортные данные, СНИЛС, а все расхождения устранить до 15 июня. Далее нужно запросить в СФР выписки из индивидуальных лицевых счетов всех работников. Это можно сделать через личный кабинет страхователя на сайте СФР. Выявить периоды, которые не учтены в ИЛС (например, работа по совместительству в других организациях). Ошибки прошлых лет исправить путем подачи корректирующих сведений», – говорит Сергей Конон.

Отдельного внимания требует проверка данных, влияющих на определение страхового стажа работника. «Важно оценить, насколько последовательно в кадровых документах, табелях учета рабочего времени, расчетных регистрах и отчетности отражаются периоды, влияющие на право работника на пособие и на размер выплаты», – говорит Ирина Князятова. Речь идет в том числе о переводах, приостановлениях трудовых отношений, отпусках, периодах временной нетрудоспособности, периодах отпуска по уходу за ребенком, иных периодах, имеющих значение для расчета страхового стажа.

«Особое внимание стоит уделить сотрудникам, у которых есть нестандартные или “разорванные” периоды: частые приемы и увольнения; переводы между должностями или подразделениями; длительные отсутствия (в том числе периоды временной нетрудоспособности и отпуска по уходу за ребенком); регулярные оформления пособий по временной нетрудоспособности», – говорит Ирина Князятова.

«Практика показывает, что именно такие периоды нередко становятся причиной расхождений между: кадровыми приказами, табелями учета рабочего времени, бухгалтерскими начислениями и сведениями, отраженными в системе персонифицированного учета. При новой модели взаимодействия фонд сможет быстрее выявлять такие расхождения, поскольку данные автоматически сверяются внутри цифровой системы учета», – отмечает Ирина Князятова.

Далее нужно проверить настройки электронного документооборота. Это поможет убедиться, что оператор ЭДО поддерживает новые форматы файлов. Провести тестовую отправку сведений в тестовую среду СФР. Также стоит назначить ответственного, определить сроки передачи информации внутри компании, создать шаблоны ответов на типовые запросы.

«И не стоит игнорировать обучение для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы. Данное правило поможет эффективно разобрать новые обязанности (особенно по учету дней освобождения с сохранением заработка) и практику заполнения табелей», – говорит Сергей Конон.

«В долгосрочной перспективе новые правила сокращают объем ручного ввода данных работодателями, но требуют от них точности. Ошибка в персональных данных, допущенная сегодня, аукнется через год-два в виде заниженного пособия работнику и штрафа для компании. Поэтому вкладываться в качество кадрового учета и автоматизацию взаимодействия с СФР – не прихоть, а необходимая инвестиция в устойчивость бизнеса», – резюмирует Сергей Конон.