.

Испорченный отпуск работника – головная боль бухгалтера

Сотрудник, как манны небесной целый год ждавший отпуска, наконец ушел в него и… заболел. Второй сценарий – болезнь обошла его стороной, зато не обделило своим вниманием руководство – решив, что он незаменим, и отозвав с отдыха. Степень разочарования горе-отпускника понять можно. Но и бухгалтеру не позавидуешь – ему теперь с перерасчетом отпускных «заморачиваться», отчетность корректировать. Впрочем, все преодолимо, конечно – если «правильно преодолять».

В случае болезни работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Других способов выхода из этой ситуации статья 124 Трудового кодекса РФ не предусматривает.

В первом случае никаких перерасчетов бухгалтер проводить не должен: за время болезни просто выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (письмо ФСС России от 05.06.2007 № 02-13/07-4830). А отпускные остаются ровно в той сумме, в которой они были выплачены: ведь ни расчетный период, ни величина среднего заработка, ни продолжительность отпуска в данном случае не меняются. А значит, неизменными остаются суммы НДФЛ и страховых взносов. Никаких корректировок в отчетность по этому налогу и по взносам вносить не надо.

Перенос отпуска: общие правила

С переносом все сложнее. В этом случае часть отпускных, начисленных за дни отпуска, в которые работник был нетрудоспособен, обретает статус излишне начисленной (выплаченной) суммы. Кроме того, расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленного заработка и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ). Соответственно, при переносе отпуска на другой срок изменится как минимум расчетный период для исчисления отпускных.

В такой ситуации делать перерасчет придется. Впрочем, это еще не означает, что база для исчисления НДФЛ и страховых взносов обязательно изменится. Ведь в статье 137 Трудового кодекса РФ, которой регулируется порядок удержания сумм из заработной платы сотрудника, содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда работодатель вправе произвести подобное удержание. И положения, позволяющего работодателю в случае переноса отпуска в порядке, предусмотренном статьей 124 ТК РФ, удержать из заработной платы (иных сумм, причитающихся работнику) сумму ранее выплаченного среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, в ней нет.

Актуально

Удержать из заработной платы сотрудника (иных сумм, причитающихся работнику, в том числе пособия по временной нетрудоспособности) сумму излишне выплаченных отпускных, которая образовалась из-за переноса отпуска на другой срок, в одностороннем порядке работодатель не вправе.

Соответственно, если работник не согласен на такое удержание, то никакие корректировки в части суммы дохода не производятся. А значит, база для исчисления НДФЛ и страховых взносов не изменяется. Более того, так как отпуск не отменяется, а лишь переносится, то у работодателя фактически отсутствуют основания для переквалификации соответствующих сумм: они как были отпускными, так ими и остаются вплоть до следующего отпуска сотрудника (тогда их можно будет учесть при определении размера соответствующей выплаты). А значит, не возникает и обязанности вносить изменения в регистры налогового учета в части кодов выплат. Но, допустим, сотрудник согласился…

Удержание при переносе

Если же с работником достигнута договоренность об удержании излишне выплаченных отпускных (она может быть оформлена заявлением работника или согласием на удержание), то величина дохода в виде отпускных уменьшится. Следовательно, НДФЛ, который приходится на отпускные, выплаченные за неиспользованные (т.е. перенесенные) дни отпуска, станет излишне удержанным.

Напомним, согласно пункту 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ, налоговая база по НДФЛ определяется нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. Излишне удержанная налоговым агентом сумма НДФЛ, оставшаяся не зачтенной в налоговом периоде, подлежит возврату в порядке, предусмотренном статьей 231 Налогового кодекса РФ. Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ).

Соответственно, излишне удержанная при выплате отпускных сумма НДФЛ может быть зачтена при последующих выплатах этому сотруднику тех доходов, дата фактического получения которых, определенная по правилам статьи 223 Налогового кодекса РФ, приходится на этот же календарный год. Если такой зачет невозможен, то данная сумма НДФЛ должна быть возвращена сотруднику в порядке, предусмотренном статьей 231 Налогового кодекса РФ. Другими словами, излишне удержанный при выплате отпускных НДФЛ можно зачесть в счет налога, который нужно удержать с больничного пособия или последующей зарплаты. Главное, чтобы даты фактического получения этих доходов (пособия или зарплаты) приходились на тот же год, что и дата получения отпускных.

На заметку

При удержании отпускных и зачете НДФЛ также нужно помнить, что удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, налоговую базу по НДФЛ не уменьшают (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ). Это значит, что если с согласия работника на сумму излишне выплаченных отпускных будет уменьшен, например, размер пособия по временной нетрудоспособности, то операции по начислению пособия, а также исчислению НДФЛ с суммы пособия все равно должны быть отражены в регистрах налогового учета и в отчетности. При этом все суммы нужно указывать без учета удержания.

Более того, в силу пункта 1 статьи 210 и подпункта 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ такая сумма пособия хотя и не выплачивается реально, так как «покрывается» ранее перечисленными отпускными, считается фактически полученной работником. Ведь он ей распорядился, попросив зачесть в счет ранее выплаченных отпускных (т.е. фактически зачислить на счет работодателя).

Что с 6-НДФЛ?

Вышеизложенные правила нужно применить и при заполнении расчета 6-НДФЛ. В нем организация должна отметить как корректировку суммы отпускных, так и выплату пособия по временной нетрудоспособности (даже если сотрудник не получил «на руки» сумму пособия, так как она была полностью перекрыта ранее выплаченными отпускными). При этом в части больничного пособия отражаются именно начисленные суммы: полная величина пособия учитывается при формировании показателей по строкам 020 и 130, а исчисленный НДФЛ — по строке 040.

Корректировку отпускных необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ следующим образом: по строкам 020 и 130 указывается новая, то есть скорректированная сумма отпускных, а по строке 040 - сумма НДФЛ, исчисленная с новой суммы отпускных. При этом показатели по строкам 070 и 140 не корректируются - по ним отражается реально удержанная при первоначальной выплате среднего заработка сумма налога. То есть показатель по строке 070 становится больше, чем показатель по строке 040, что как раз и дает работодателю возможность зачесть или вернуть излишне удержанную сумму налога. Понятно, что если соглашение с работником об удержании отпускных достигнуто уже после того, как бухгалтер сдал расчет 6-НДФЛ, содержащий сведения по этим суммам, то придется подать корректирующий расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).

Что с РСВ?

Что касается страховых взносов, то зачет отпускных в счет зарплаты или иных облагаемых взносами выплат не потребует перерасчета базы по взносам за период начисления отпускных. Не придется и представлять уточненный расчет по взносам. Объясняется это тем, что организация не допустила ошибок при изначальном заполнении РСВ (п. 1 и 7 ст. 81 НК РФ). А значит, скорректировать переплату можно в текущем периоде, начислив взносы на суммы выплат, уменьшенных на отпускные. Но если зачет производится в счет пособия по временной нетрудоспособности, то заявить о переплате можно только путем представления уточненного расчета за период начисления отпускных (как известно, на сумму пособия взносы не начисляются, а значит, при таком зачете просто не будет текущей выплаты, которую можно уменьшить).

Отзыв из отпуска: последствия перерасчета

Работодатель имеет право отозвать сотрудника из отпуска только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Видимо, именно поэтому в Трудовом кодексе вообще никак не урегулированы денежные вопросы, связанные с отзывом из отпуска. Скорее всего, законодатели предполагали, что эти вопросы будут решаться индивидуально в каждом конкретном случае при получении согласия работника на отзыв из отпуска.

Как бы то ни было, сам Кодекс не содержит никаких положений, регламентирующих порядок возврата или зачета сумм, выплаченных в качестве отпускных, в ситуации, когда сотрудник отзывается из отпуска. При этом работодатель не вправе самостоятельно удержать такие суммы (ст. 137 ТК РФ). Тем не менее бухгалтер должен провести перерасчет отпускных, так как выплаченные суммы, приходящиеся на время после отзыва из отпуска, утрачивают статус отпускных. В зависимости от договоренностей с сотрудником перерасчет отпускных при отзыве из отпуска может приводить к различным последствиям.

Вся сумма отпускных остается у работника

Предположим, стороны трудовых отношений договорились, что вся сумма отпускных остается в распоряжении работника, отозванного из отпуска (т. е. часть этой суммы становится своеобразной платой за прерванный отдых). В таком случае на дату подписания соответствующего соглашения (либо на дату издания приказа об отзыве, в котором указано, что отпускные остаются у работника) та сумма отпускных, которая приходится на время после выхода на работу, утратит статус среднего заработка, сохраняемого на период отпуска. Но при этом останется доходом сотрудника, выплаченным перед отпуском. Соответственно, в части страховых взносов для организации не возникнет никаких последствий: ни дата, ни сумма начисления не меняются, а тип облагаемого начисления здесь значения не имеет (п. 4 ст. 431 НК РФ).

Обратите внимание

А вот в части НДФЛ бухгалтеру придется произвести корректировку вида дохода в регистрах налогового учета, разбив отпускные на две части: собственно средний заработок, сохраненный на время реального отпуска (т. е. на период до отзыва из отпуска), и иной доход. Первый вид дохода отражается в отчетности по коду 2012, а второй имеет код 4800 (прил. № 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

При этом в ситуации, когда отзыв из отпуска произошел после того, как НДФЛ по отпускным был перечислен в бюджет, изменение кода дохода никаких дополнительных последствий для организации — налогового агента не повлечет. Иначе обстоят дела, если на дату отзыва сотрудника из отпуска НДФЛ с отпускных еще не был перечислен в бюджет (напомним, что п. 6 ст. 226 НК РФ разрешает сделать это в последний день того месяца, в котором был выплачен средний заработок). В этом случае организации нужно перечислить НДФЛ с той части отпускных, которая превратились в «иной доход», не позднее следующего рабочего дня после достижения с работником соглашения о том, что все отпускные остаются в его распоряжении.

Работник вернул «излишек» отпускных

Второй возможный вариант развития событий: отзываемый из отпуска сотрудник возвращает «лишние» отпускные на счет или в кассу организации. Такой возврат приводит к тому, что соответствующий доход в виде отпускных уменьшается, а значит, возникает переплата по страховым взносам и излишне удержанный НДФЛ. Давайте рассмотрим, как это скажется на отчетности компании.

Что с 6-НДФЛ?

Что касается НДФЛ, то тут все зависит от периода, в котором работник возвращает деньги. Если возврат дохода происходит еще до того, как налоговый агент представил расчет 6-НДФЛ с отражением отпускных, то никаких «уточненок» не потребуется: в оба раздела расчета сразу попадут скорректированные суммы дохода и исчисленного НДФЛ. Другими словами, по строкам 020 и 130 нужно будет показать только ту часть отпускных, которая реально осталась в распоряжении сотрудника. Соответственно, по строке 040 следует указать НДФЛ, исчисленный с реального дохода. Также следует сразу отразить в расчете скорректированные данные по строкам 070 и 140, так как часть НДФЛ с возвращенной суммы отпускных утратит статус удержанной с дохода физлица и превратится в деньги самой компании — налогового агента (п. 9 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 29.04.2014 № 03-04-05/20252). Эти средства, если они уже были перечислены в бюджет, организация может вернуть или зачесть в счет уплаты других налогов (ст. 78 НК РФ, письмо Минфина России от 29.04.2014 № 03-04-05/20252, письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@).

Если же работник вернул деньги уже после того, как расчет 6-НДФЛ с суммой отпускных был передан в ИФНС, то придется сформировать уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ). Заполняется он точно так же, как было описано выше (т. е. в ситуации, когда работник вернул деньги до того, как бухгалтер сдал расчет 6-НДФЛ).

Что с РСВ?

Что касается расчета по страховым взносам, то здесь у организации нет иного способа отразить переплату по взносам, кроме как представить уточненный расчет. В нем нужно указать уменьшенную сумму отпускных и, соответственно, уменьшенную сумму страховых взносов.

Отпускные в счет зарплаты 

С работником может быть достигнуто соглашение о том, что отпускные, приходящиеся на время после отзыва из отпуска, засчитываются в счет будущей заработной платы. Это значит, что в момент достижения такого соглашения эта сумма также меняет свой статус: отныне она является авансом по заработной плате. Соответственно, на эту сумму должен быть уменьшен доход в виде среднего заработка, сохраняемого на период отпуска.

В этом случае нужно прежде всего внести корректировки в регистры налогового учета. А именно - по коду 2012 отразить только ту часть выплаченной перед отпуском суммы, которая пришлась на период до отзыва из отпуска. Вторая часть отпускных (т. е. та часть, которая пришлась на время после отзыва из отпуска) будет определяться как зарплата и иметь код 2000.

Изменение регистров, в свою очередь, скажется на отчетности. Тут частично применимы выводы, сделанные выше в части возврата работником отпускных, выплаченных за период после отзыва из отпуска.

Что с 6-НДФЛ?

Предположим, что выплата дохода в виде отпускных и достижение соглашения о зачете «лишних» отпускных в счет текущей зарплаты состоялись до срока сдачи 6-НДФЛ за период выплаты отпускных. В этом случае в расчет включается уже скорректированная (то есть рассчитанная только за период до отзыва из отпуска) сумма отпускных. Но при этом сумма удержанного НДФЛ указывается без корректировок, так как переквалифицированные отпускные все равно остаются доходом сотрудника. Зачтенную сумму отпускных нужно показать в расчете 6-НДФЛ как зарплату (ее следует отразить в расчете за тот период, когда был осуществлен зачет).

Если же зачет «лишних» отпускных в счет зарплаты проводится после представления расчета 6-НДФЛ, в котором отражены отпускные, то потребуется представить «уточненку».

Что с РСВ?

Что касается расчета по страховым взносам, то, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации можно обойтись без корректировки отчетности за период начисления первоначальной суммы отпускных. Ошибок в исчислении страховых взносов допущено не было, поскольку база по страховым взносам формируется исходя из начисленных сумм на дату их начисления. Следовательно, формальной обязанности сдать утоненный РСВ в этом случае не возникает (п. 1 ст. 424 НК РФ, п. 1 ст. 421 НК РФ, п. 1 и 7 ст. 81 НК РФ). Нивелировать переплату по страховым взносам можно в периоде, когда будет произведен зачет «лишней» части отпускных в счет зарплаты. Для этого нужно отразить в расчете по взносам скорректированную (т. е. уменьшенную) сумму облагаемой страховыми взносами выплаты (зарплаты) и, соответственно, меньшую сумму страховых взносов.

В то же время, по правилам пункта 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ, в целях установления соответствия между отчетностью по НДФЛ и по страховым взносам организация вправе внести корректировки в РСВ в части сумм вознаграждений, начисленных в периоде выплаты отпускных. Это особенно актуально в ситуации, если операции (выплата отпускных и начисление зарплаты, в счет которой удержана часть отпускных) приходятся на разные годы. В этом случае можно представить соответствующий уточненный расчет по взносам.

С повышением!

Но в период нахождения сотрудника в отпуске могут произойти не только негативные, но и вполне позитивные события. Самое забавное, что они тоже станут головной болью бухгалтера. Речь идет о повышении зарплаты в компании. В этих случаях сумма отпускных также должна быть скорректирована. Такое правило установлено пунктом 16 Положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Для этого надо определить коэффициент повышения заработной платы по формуле:

Коэффициент повышения     =             Заработная плата (включая премии и доплаты), начисленная в месяце последнего ее повышения      :              Заработная плата (включая премии и доплаты) каждого из месяцев расчетного периода.

Если повышение заработной платы произошло в пределах расчетного периода, то зарплату, которую начисляли работнику до повышения, нужно умножить на коэффициент повышения и после этого рассчитывать отпускные.

Обратите внимание: индексации подлежат также премии и доплаты в фиксированном размере (проценты, кратность) по отношению к окладу. Премии в абсолютном размере и диапазоне значений (например, «от 15 до 20%» или «в размере до двух окладов») не повышают на коэффициент при расчете среднего заработка.

Пример. Как рассчитать отпускные, если зарплата повышена в пределах расчетного периода

Дворник ООО «Ориста-Крат» Сухомлинский с 25 ноября уходит в отпуск на 28 календарных дней.

В расчетный период войдут ноябрь–декабрь прошлого года и январь–октябрь текущего года.

С ноября прошлого года по сентябрь текущего года ежемесячная заработная плата Сухомлинского составляла 15 000 руб. С октября текущего года заработная плата Иванова была увеличена на 2000 руб. и составила 17 000 руб. Коэффициент повышения будет равен 1,13 (17 000 руб. : 15 000 руб.).

Сумма выплат, учитываемая при оплате отпуска, составит:

15 000 руб. × 11 мес. × 1,13 + 17 000 руб. = 203 450 руб.

Сумма отпускных будет равна:

203 450 руб. : 12 : 29,3 × 28 календ. дн. = 16 201,92 руб.

Если повышение заработной платы произошло после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск, то скорректировать нужно средний заработок работника за расчетный период.

Пример. Как рассчитать отпускные, если зарплата повышена после расчетного периода, но до ухода в отпуск

Кладовщик ООО «Ориста-Крат» Голицын с 10 декабря уходит в отпуск на 28 календарных дней.

Оклад работника – 18 000 руб.

В расчетный период войдут декабрь прошлого года и январь–ноябрь текущего года.

Предположим, что Голицын отработал расчетный период полностью. Сумма отпускных, которую бухгалтер начислил работнику, составила:

(18 000 руб. × 12 мес.) : 12 : 29,3 × 28 календ. дн. = 17 201,38 руб.

С 1 декабря текущего года оклад Голицына увеличен на коэффициент 1,2. Сумму начисленных отпускных (то есть средний заработок) нужно пересчитать.

После индексации среднего заработка сумма отпускных составит:

17 201,38 руб. × 1,2 = 20 641,66 руб.

Наконец, если повышение заработной платы произошло в период нахождения работника в отпуске, то скорректировать надо ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения заработной платы и до окончания отпуска.

Пример. Как рассчитать отпускные, если зарплата повышена в период отпуска

Дворнику ООО «Ориста-Крат» Арцебашеву предоставлен отпуск с 10 ноября по 7 декабря (28 календарных дней).

Оклад работника – 16 000 руб.

В расчетный период войдут ноябрь–декабрь прошлого года и январь–октябрь текущего года.

Предположим, что Арцебашев отработал расчетный период полностью. Тогда его средний заработок, сохраняемый на период отпуска, составит:

(16 000 руб. × 12 мес.) : 12 : 29,3 × 28 календ. дн. = 15 290,24 руб.

С 1 декабря текущего года оклад Арцебашева был увеличен на коэффициент 1,2.

Заработная плата была повышена в период отпуска Арцебашева, поэтому скорректировать нужно лишь ту часть среднего заработка, которая приходится на период с 1 по 7 декабря текущего года (за семь календарных дней).

Средний дневной заработок Арцебашева, рассчитанный до его ухода в отпуск, равен:

15 290,24 руб. : 28 календ. дн. = 546,08 руб.

Сумма отпускных, причитающаяся работнику за 21 календарный день ноября, составит:

546,08 руб. × 21 календ. дн. = 11 467,68 руб.

Сумма отпускных, причитающаяся Арцебашеву за семь календарных дней декабря, составит:

546,08 руб. × 7 календ. дн. × 1,2 = 4587,07 руб.

Общая сумма отпускных, которая должна быть выплачена работнику, составит:

11 467,68 руб. + 4587,07 руб. = 16 054,75 руб.

Что с 6-НДФЛ?

Как известно, расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, то есть на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря налогового периода. При этом в разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода, а строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ (письма ФНС России от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@ и от 16.01.2017 № БС-4-11/499). При заполнении раздела 1 расчета также необходимо учитывать положения статьи 223 НК РФ (ответы на вопросы 11 и 12, приведенные в приложении к письму ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Напомним, что по правилам статьи 223 Налогового кодекса РФ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, является день выплаты (перечисления) денежных средств. Дата фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого на время командировки, определяется иначе: данный доход приравнивается к зарплате и считается фактически полученным в последний день месяца, за который налогоплательщику, с которым сохраняются трудовые отношения, был начислен доход (письма ФНС России от 17.04.2018 № БС-4-11/7320@ и от 08.06.2018 № БС-4-11/11115@).

Если перерасчет приводит к доплате отпускных, то все связанные с этим операции показываются только в периоде выплаты (перечисления) доплачиваемых сумм. Никаких уточненных расчетов за период первоначальной выплаты отпускных подавать не надо. Доход в виде доплачиваемых отпускных считается полученным именно в периоде выплаты (перечисления), поэтому и учитывать эту сумму нужно в расчете 6-НДФЛ за текущий период.

Что с РСВ?

Для целей уплаты страховых взносов датой осуществления выплат признается день их начисления в пользу работника плательщиком — организацией или ИП (п. 1 ст. 424 НК РФ). Поскольку сумма среднего заработка, который должен быть доплачен в связи с выплатой премии или изменением оклада, будет начислена сотруднику только в периоде перерасчета, то именно в этом периоде она должна быть включена в базу для исчисления страховых взносов (п. 1 ст. 421 НК РФ).

Таким образом, корректировать отчетность по взносам за период, в котором был выплачен средний заработок, определенный без учета премии или повышенного оклада, не нужно. Операцию по перерасчету и доплате необходимо отразить в форме РСВ в том периоде, когда будут фактически начислены соответствующие суммы. И этот порядок не зависит от того, какой именно средний заработок (за период отпуска или за период командировки) доплачивается работнику.

Владлена Мицкевич, член Палаты налоговых консультантов (ПНК) России, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вверх

 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор