Когда бухгалтерия сдает одно уведомления по НДФЛ, а не два

С января 2024 года согласно нормам НК РФ уведомления по НДФЛ дважды в месяц. Но, эта норма не распространяется на всех. Если вы все расчеты с персоналом проводите в период с 1 по 22 число каждого месяца, достаточно одного уведомления.

Периодичность подачи уведомлений по НДФЛ изменилась с января 2024 года.  Изменения в Налоговый кодекс РФ были внесены Федеральным законом от 27.11.2023 № 539-ФЗ.

До 25 числа текущего месяца подается уведомление по НДФЛ, удержанному в период с 1 по 22 число текущего месяца; до 3 числа следующего месяца — уведомление по НДФЛ, удержанному за период с 23 числа по последнее число текущего месяца.

Очевидно, что, если вы выплачиваете работникам и аванс, и заработную плату с 1 по 22 число каждого месяца, нужно подавать только одно уведомление - 25 числа текущего месяца. 

Но, уложится со всеми выплатами работникам в это период довольно сложно. Есть еще отпускные, выплата которых привязана к началу отпуска, который совсем не должен у всех и всегда начинаться с 25 числа. 

Тем не менее, учитывая то, что большая часть отпусков приходится на летний период, можно установить сроки выплаты зарплаты так, чтобы бухгалтерия реже сдавала по два уведомления в месяц.

Аванс за текущий месяц или зарплату на первую половину месяца нужно выплачивать с 16-го по 22-е число. Зарплату за вторую часть месяца: с 1 по 15 число.

Сроки подачи уведомлений по НДФЛ нужно подать

В соответствии с пунктом 9 статьи 58 и пунктом 6 статье 226 НК РФ в редакции от 1 января 2024 года, уведомлений по НДЛФ подаются: 

• 25 числа каждого месяца - по НФДЛ, начисленному и удержанному с 1 по 22 число текущего месяца. Уплатить налог нужно 28 числа текущего месяца.

• 3 числа текущего месяца - по НДФЛ, начисленному и удержанному с 23 числа по последнее число прошедшего месяца. Налог платится через два после подачи уведомления - 5-го числа. 

• 31 декабря - по НДФЛ, начисленному и удержанному с 23 по 31 декабря. В это же день нужно перечислить налог в бюджет. 

Если основная заработная плата за предыдущий месяц и аванс за текущий выплачиваются с 1 по 22 число каждого месяца — в ИФНС нужно сдать одно уведомление, 25 числа. 

Если выплата аванса установлена на любую дату после 22 числа, нужно сдавать два уведомления: 25 числа текущего месяца и 3 числа следующего месяца.

В итоге, оптимальнее выплачивать зарплату с 1-5 число, аванс - с 18- 20 число каждого месяца. В этом случае бухгалтерия сдает одно уведомление. Если для зарплаты установлены сроки 10 и 25 число месяца, придется сдавать ежемесячно по два уведомления.

Чаще всего работодатели выбирают 5-е и 20-е числа. Этот вариант позволяет оформлять одно уведомление по НДФЛ в месяц.

При этом второе уведомление нужно сдавать в любом случае, если после 22 числа месяца вы выплачиваете работникам какие-либо доходы. Например, отпускные. Датой получения дохода в виде отпускных считается день их фактической выплаты. Уведомление по НДФЛ, удержанному с отпускных, подается в общем порядке. Если выплата проведена после 22 числа, уведомление нужно сдать 3-го числа следующего месяца.

Как изменить даты выплаты аванса и зарплаты

Утвердить новые сроки перечисления заработной платы можно с любой даты в течение года, не обязательно с 1 января.

Важно соблюдать только нормы статьи 136 Трудового кодекса РФ. Интервал между выплатой аванса и основной заработной платы не должен превышать 15 календарных дней. 

Если в календарном месяце 31 день, разрыв между выплатой аванса и основной зарплаты будет составлять на один день больше: не 15, а 16 дней. Эт нарушением не считается (письмо Роструда от 26.08.22 № ПГ/22605/10-30437-ОБ/18-661).

При переносах сроков выплаты заработной платы из-за выходных или праздников, 15-дневный интервал считается от официально установленной в организации даты для расчетов, а не по перенесенной дате.

Порядок изменения сроков выдачи заработной платы компания может установить:

• в правилах внутреннего трудового распорядка (далее - Правила);

• в коллективном договоре;

• в трудовых договорах (ст. 136 ТК РФ);

• в Правилах с дублированием в трудовых договорах.

От того, в каком именно документе установлены сроки выплаты заработной платы зависит порядок их изменения.

Сроки выплаты зарплаты установлены в Правилах

Если сроки выплаты заработной платы установлены в Правилах внутреннего трудового распорядка, вносить корректировки придется только в один, в этот документ. 

Сначала издается Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка. Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать приказ директора. Затем в Правила вносятся корректировки и всех работников знакомят «под роспись» с новой редакцией документов (ст. 22 ТК РФ).

Возможно, при переносе сроков выплаты заработной платы в первый месяц изменений увеличится промежуток между выплатами и составит более 15 дней. Эт нарушение. Чтобы его избежать, нужно утвердить отдельные сроки на переходный период. Например, в месяце корректировки сроков, можно провести три выплаты.

Сроки выплаты зарплаты закреплены в трудовых договорах

В этом случае нужно составить дополнительные соглашения к каждому трудовому договору.

Порядок и сроки выплаты заработной платы относятся к существенным условиям оплаты труда. Изменение таких условий трудового договора допускается только по соглашению сторон.

Если работника не согласны на изменение сроков выплаты заработной платы, установленных трудовым договором, в таком случае работодатель обязан письменно уведомить их за два месяца.

Руководитель компании в соответствии со ст. 74 ТК РФ может изменить сроки выплаты заработной платы в одностороннем порядке. Это допустимо только в случае изменения организационных условий труда.

Сроки выплаты зарплаты закреплены в коллективном договор

Порядок изменения коллективных договора может определен непосредственно в нем отдельным пунктом. 

В целом, изменения в коллективный договор вносятся также, как его первоначальное заключение.

Существенное отличие заключается в том, что до начала корректировок коллективного договора, их нужно согласовать с работниками путем переговоров. На переговоры работники делегируют своих представителей путем выборов или иным способом.

Редакция «ПБ»