.

Коворкинг глазами работодателя: преходящая мода или новая реальность?

Средства массовой информации рекламируют коворкинг как перспективный тренд развития офисного бизнеса, привлекающий серьезных инвесторов. Однако в законодательном плане такие сделки не урегулированы и порождают немало «бухгалтерских» вопросов. Попытаемся в них разобраться.

«Арендованное рабочее место» не только обладает рядом преимуществ, но и создает для работодателя юридические проблемы, о которых не принято распространяться.

Динамичные рабочие места

Коворкинг-центры – это специализированные центры краткосрочной аренды помещений для групповой и/или индивидуальной работы индивидуальных предпринимателей и микропредприятий (постановление Правительства Москвы от 22.02.2012 № 64-ПП). Как правило, такие центры организуются в составе бизнес-инкубаторов и технопарков (приказ ДНПиП г. Москвы от 13.05.2016 № П-18-12-86/6).

Термин «коворкинг» ведет свое происхождение от английского выражения «co-working», которое переводится как «работа вместе», «совместная работа». По сути это коллективный офис. В большинстве случаев речь идет о предоставлении рабочего места наподобие того, как организованы читальные залы библиотек. Однако каждое место снабжено персональным компьютером с возможностью доступа в сеть «Интернет» и места обычно разделены невысокими перегородками. В одном помещении могут соседствовать переводчик, программист, журналист, бухгалтер, совершенно незнакомые между собой, работающие в разных компаниях.

Не стоит забывать, что исторически такие центры возникли для «независимых профессионалов» - фрилансеров («свободных» исполнителей по договорам гражданско-правового характера) в целях преодоления изоляции этих работников, создания для них творческого коллектива и деловой атмосферы. Ведь человек – существо социальное. В окружении других работников большинство из нас повышают производительность труда и качество работы. Коворкинг был задуман как место для профессиональной реализации вне офисов. Таким образом, не следует воспринимать коворкинг-центр упрощенно - как способ сэкономить на офисной мебели и оргтехнике, сократить «стационарные» офисные площади. Сегодня нет дефицита ни того, ни другого.  

Итак, рынок недвижимости - к слову сказать, в период кризиса стагнирующий! - предлагает в аренду динамичные рабочие места для офисных сотрудников. Оценим это предложение с позиции работодателя. В чем привлекательность таких рабочих мест, а в чем их недостатки?

«Коллективная» аренда?

Как правило, коворкинг-центр предлагает заключить договор краткосрочной аренды рабочего места. Попутно он может осуществлять почтово-секретарское обслуживание. Но это уже дополнительная услуга. Для начала разберемся с арендой.

На основании статьи 606 Гражданского кодекса РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. При этом в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. В отсутствие этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).

Соблюдается ли это требование при коворкинге, если договор носит не разовый характер, а заключается на продолжительное время? В большинстве случаев нет. Как правило, все рабочие места равноценны и посетитель занимает свободное место подобно тому, как автовладельцы используют открытое парковочное пространство. Закреплять за собой определенное рабочее на постоянной основе место накладно. Целесообразнее посещать коворкинг-центр в режиме гибкого рабочего времени.

Итак, индивидуализация объекта аренды – существенное условие договора аренды. Если оно не соблюдается, то правила об аренде неприменимы (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

А нельзя ли рассматривать использование коворкинг-центра как аренду всего рабочего пространства (помещения) с множественностью лиц на стороне арендатора? – Это нереально. Проблема в том, что состав таких лиц крайне непостоянен во времени, поэтому данный правовой режим практически не поддается оформлению. Да и предусмотрен он в основном для аренды земельных участков под зданием, имеющем нескольких собственников (ч. 1 ст. Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»). А собственники меняются нечасто. Более того, при множественности лиц на стороне арендатора стороной в договоре являются все соарендаторы, в связи с чем для прекращения договора в порядке статьи 610 Гражданского кодекса РФ требуется направление арендодателю уведомления, согласованного всеми арендаторами (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.11.2015 № Ф09-6538/15 по делу N А60-7747/2015)…

Итак, сделка с коворкинг-центром может считаться арендой лишь в том случае, когда за пользователем закрепляется конкретное место. Это условие соблюдается, когда договор заключается на использование рабочего места в течение одного рабочего дня.

Далее, в договоре аренды устанавливается ее срок (п. 1 ст. 610 ГК РФ). А срок, хотя и может измеряться часами, но начинает свое течение на следующий день (ст. ст. 190, 191 ГК РФ). Получается, что аренда на текущий день невозможна, договор нужно заключать заблаговременно – в день, предшествующий использованию рабочего места.     

А вообще говоря, предметом договора является пользование офисным оборудованием коворкинг-центра, которое располагается на его площади и от нее неотделимо. И если это аренда, то мебилированой недвижимости. Однако «мебель» (стол с компьютером) перемещению не подлежит.

 Проблемы «вокруг» рабочего места

Следующий подвох ожидает работодателя в связи с понятием «рабочее место».

В соответствии со статьей 209 Трудового кодекса РФ рабочее место - место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Находится ли рабочее место в коворкинг-центре под контролем работодателя – большой вопрос. Например, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Эту проблему можно решить лишь формально – регистрацией времени нахождения работника в коворкинг-центре. Но проконтролировать, чем именно он там занимается, нельзя. В частности, невозможно ограничить интернет-активность работника в социальных сетях или продолжительность «перекуров». А как проверить, соблюдаются ли требования СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах» (утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21.06.2016 № 81) – скажем, к микроклимату или освещенности?

Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда установлены статьей 212 Трудового кодекса РФ. В их числе - проведение специальной оценки условий труда. И обязанности эти распространяются на рабочие места вне зависимости от времени, на которое они созданы.

Справочно

Помещение с постоянными рабочими местами - помещение, в котором сотрудник должен находиться не менее двух часов непрерывно или не менее 50% рабочего времени (п. «Б.19» «СП 118.13330.2012*. Свод правил. Общественные здания и сооружения. Актуализированная редакция СНиП 31-06-2009, утв. приказом Минрегиона России от 29.12.2011 N 635/10).

Наконец, если организация создает рабочее место на срок более одного месяца, то у нее возникает обособленное подразделение в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (п. 2 ст. 11 НК РФ, письмо Минфина РФ от 21.04.2008 N 03-02-07/2-73).

Вот и задумается работодатель – «иметь или не иметь» рабочее место в коворкинг-центре.

Предупрежден – значит вооружен

Впрочем, не все так печально. Начнем с того, что стороны могут заключить договор, не предусмотренный законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 421 ГК РФ). В юридической практике такие договоры именуют непоименованными. При оценке того, является ли договор непоименованным, принимается во внимание не его название, а предмет договора, действительное содержание прав и обязанностей сторон, распределение рисков и т.д. В то же время к непоименованному договору могут быть применены нормы об отдельных видах договоров, предусмотренных законом, по аналогии закона в случае сходства отношений и отсутствия их прямого урегулирования соглашением сторон (п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16 «О свободе договора и ее пределах»).

Актуально

Средняя цена аренды одного рабочего места в Москве — от 500 до 1000 рублей за час. Компания Superjob провела исследование и выяснила, что только 5% москвичей когда-либо посещали коворкинг, но большинство из них остались довольны.

Между тем мы убедились, что классификация сделки с коворкинг-центом как договора «аренды рабочего места» сулит работодателю ряд трудноразрешимых проблем. Выход нам видится в том, чтобы определить статус правоотношений с коворкинг-центром иначе и, пожалуй, проще – как возмездное оказание услуг (ст. 779 ГК РФ). При этом арендодатель «превращается» в исполнителя, арендатор – в заказчика: исполнитель обязуется по заданию заказчика совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность, а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Полагаем, такое толкование договора с коворкинг-центром полностью охватывает его содержание (ст. 431 ГК РФ).

А вот употребления по тесту договора терминов «аренда» и «рабочее место» лучше избегать. Укажите, что услуга состоит в использовании помещения и оборудования коворкинг-центра работником в течение определенного срока для выполнения служебного поручения (но не трудовой функции в целом!) вне места постоянной работы – наподобие того, как это предусматривается для служебной командировки (ст. 166 ТК РФ).

Подобный режим труда приемлем на время ремонта стационарного офиса или при командировке работника.  Стоимость услуг коворкинг-центра можно компенсировать командированному в качестве «иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя» (ст. 168 ТК РФ).

Существенный недостаток таких рабочих мест - отсутствие на «коворкинговых» компьютерах специализированного программного обеспечения: например, необходимого сметчику или дизайнеру.

На площадях коворкинг-центра удобно организовывать деловые переговоры. Соответствующие расходы в целях налогообложения прибыли следует классифицировать как представительские (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, коворкинг-центры, как правило, предоставляют аудитории для проведения семинаров и тренингов. Почасовая аренда удобна и при осуществлении консультационной деятельности.

Отметим, что в услугах коворкинг-центра можно усмотреть сходство с гостиничным сервисом. А последний, хотя и имеет признаки аренды (предоставление помещений для краткосрочного проживания), признается самостоятельным видом услуг. 

Расходы дистанционного работника

Между тем коворкинг-центр – идеальное место для трудовой деятельности дистанционного работника, если только по складу характера он не интроверт. Осталось договориться с работодателем, кто несет эти расходы.

На заметку

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником сети «Интернет» (ст. 312.1 ТК РФ).

Обратимся к статье 321.3 Трудового кодекса РФ. В соответствии с ней порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе. Отметим, что эта норма перекликается с положением статьи 188 Трудового кодекса РФ о возмещении работодателем личного имущества работника. Попутно укажем: понятие личного имущества в законодательстве не определено, к нему могут относиться объекты аренды (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № Ф09-4358/13 по делу № А76-18948/2012).

Важно

В отношении дистанционных работников специальная оценка условий труда не проводится (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Итак, дистанционный работник может оплачивать услуги коворкинг-центра с предъявлением этих расходов для возмещения работодателю, если такое условие предусмотрено трудовым договором. С точки зрения работодателя это компенсация, предусмотренная трудовым законодательством. Такие компенсации не облагают ни НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). А в целях налогообложения прибыли это расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ) - ведь они предусмотрены трудовым договором. Такие расходы принимаются и на «упрощенке» (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Вывод: если у компании возникла необходимость в использовании работником коворкинг-центра, оформите его на соответствующий период как дистанционного. Более того, трудовое законодательство не запрещает работнику часть рабочего времени трудиться в дистанционном режиме.

Регистрация компании в отсутствие офиса

Адрес юридического лица используется для связи с его органом или представителем (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Соответственно в ЕГРЮЛ может быть указан адрес, по которому находится учредитель или руководитель ООО (пп. 2 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Между тем принимать «на дому» сотрудников и контрагентов удобно далеко не всем и не всегда. В этой ситуации использование площадей коворкинг-центра будет более чем кстати. Кроме того, почасовая аренда офисов и переговорных кабинетов обеспечит необходимый имидж. А договор с коворкинг-центром на почтово-секретарское обслуживание позволит директору оптимизировать использование этих площадей, то есть посещать коворкинг-центр по мере надобности, с повременной оплатой – за «человеко-час».

Таким образом, на основе соглашения с коворкинг-центром о предоставлении динамичного рабочего места для директора в сочетании с почтово-секретарским обслуживанием можно использовать адрес коворкинг-центра для регистрации компании. Однако обратите внимание на требование пункта 2 статьи 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»: общество хранит свою документацию по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. Не исключено, что с коворкинг-центром удастся заключить и договор хранения документов (ст. 886 ГК РФ).

P.S. Надеемся, наша статья поможет вам оценить и оптимально использовать возможности, предоставляемые коворкинг-центрами. В первую очередь это места для профессиональной самореализации. А если у вашей компании имеются незадействованные офисные площади и избыточная оргтехника, почему бы   не попробовать себя в коворкинге?  В крупных городах этот бизнес считается перспективным для инвестиций, хотя подобные вложения все же относят к венчурным (рискованным). Как интересный вариант отметим коворкинг в аэропорту.

Елена Диркова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вверх

Простой юридический
вопрос ставит в тупик?
Найти ответ в бераторе!