Новая отчетность в ПФР: когда, кому и как сдавать

В связи с «электронизацией» трудовых книжек вводится новый отчет, который страхователи будут сдавать в ПФР с 2020 года.  Чтобы бухгалтеры, нагруженные еще и кадровой работой, ненароком не заскучали… Вот вам и т.д., и т.п., и СЗВ-ТД. Так шутят посетители бухгалтерских форумов. Хотя всем, в принципе, не до шуток.

Документы, запускающие перевод трудовых книжек в электронный формат: закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ (поправки в ТК РФ) закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ (поправки в закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее — Закон № 27-ФЗ).

Каждый работник должен будет до конца 2020 года подать заявление – либо о том, что он хочет сохранить трудовую книжку в традиционной версии, либо о согласии с ведением информации только в электронном формате (в этом случае работодатель выдает работнику «бумажную» трудовую и больше ее не ведет ни он, ни следующие наниматели). В свою очередь каждый работодатель обязан уже до 1 июля 2020 года официально уведомить всех сотрудников о необходимости сделать выбор.

Желание работника продолжить ведение книжки или отказаться от нее попадет в базу ПФ, и каждый новый работодатель будет учитывать единожды поданное заявление. Те, кто не работал, но имел сохраненное рабочее место, а также безработные, смогут выразить свою волю при возвращении (найме) на работу в любой момент, в том числе, по окончании 2020 года.

После 2020 года можно будет в любой момент перейти на электронный формат (отказаться от «бумаги»). Те, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, «бумажных» трудовых будут лишены.

Если работник выявил неверную или неполную информацию в электронных сведениях о своей трудовой деятельности, поданных в ПФ, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить их или дополнить. При этом не уточняется, что работодатель должен сначала проверить информацию.

Согласно новой редакции норм о выдаче трудовой книжки при увольнении можно будет выдать или "бумажную" трудовую, или "сведения" (условия для выбора не уточняются). Если нет возможности сделать это лично, работодатель должен будет направить работнику или уведомления насчет выдачи бумажной трудовой, или – распечатанные и заверенные сведения о трудовой деятельности. После этого работодатель освобождается от ответственности за невыдачу книжки или сведений.

Таким образом, исходя из имеющихся формулировок, получается, что если работник думал, что «бумажная» трудовая ведется, но кадровик ее где-то потерял, то при увольнении фирма сможет отделаться отправкой распечатанных сведений из «электронной трудовой».

Новый раздел в ИЛС

За Пенсионным фондом сохраняется обязанность по ведению индивидуальных лицевых счетов (ИЛС) физических лиц. С 2020 года такие счета пополнятся еще одним разделом, который называется «Сведения о трудовой деятельности». Об этом сказано в новом подпункте 2.1 статьи 6 Закона № 27-ФЗ).

В новом разделе будет отражена следующая информация о работнике:

• место работы: наименование и регистрационный номер страхователя; данные об изменении его названия (с реквизитами соответствующих приказов, распоряжений и прочих документов);

• сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения (при его наличии);

• трудовая функция (должность по штатному расписанию, профессия, специальность, квалификация, конкретные обязанности);

• информация о переводе на другую постоянную работу;

• сведения об увольнении (с указанием основания и причины);

• реквизиты документов, подтверждающих трудовые отношения (приказы, распоряжения и проч.);

• информация о том, какую форму трудовой книжки выбрал сотрудник: бумажную или электронную (см. «Принят закон о переходе на электронные трудовые книжки»).

Сведения для указанного раздела ИЛС как раз и будут предоставлять работодатели.

Новый отчет СЗВ-ТД

Обязанность сдавать сведения о трудовой деятельности закреплена за страхователями в обновленной редакции статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Именно этот отчет послужит работникам ПФР основанием для заполнения одноименного раздела ИЛС.

В отчете необходимо указать информацию о работнике: ФИО, страховой номер ИЛС, сведения о приеме на работу, о трудовой функции, о переводах и увольнении, а также о выборе способа ведения трудовой книжки.

Форму, формат и порядок заполнения отчета СЗВ-ТД должен утвердить Пенсионный фонд. Соответствующий проект можно скачать на официальном сайте фонда (ссылки размещены в разделе «Законодательство об электронных трудовых книжках»). Согласно проекту, отчитываться о трудовой деятельности сотрудников необходимо по форме СЗВ-ТД.

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать СЗВ-ТД через интернет. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой Пенсионного фонда, а можно применить любой другой сервис. Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

У работодателей с меньшей численностью персонала есть право выбора. Они вправе отчитываться как на бумаге, так и по интернету.

В 2020 году 

Новую форму следует сдавать, если работник устроился в штат, перевелся на другую постоянную работу, подал заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) или уволился. В каждом из перечисленных случаев срок для сдачи отчета в 2020 году — не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие. Если это первый СЗВ-ТД, заполненный на сотрудника, то одновременно нужно сдать сведения о его трудовой деятельности у этого же страхователя по состоянию на 1 января 2020 года (по той же форме).

А как быть, если в течение 2020 года ни с одним работником не наступил ни один указанный случай? То есть за весь 2020 год в организации или у ИП никто не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявления о выборе формы трудовой книжки? То есть все имевшиеся по состоянию на 1 января 2020 года работники продолжали трудиться на своих должностях. Нужно ли в такой ситуации подавать СЗВ-ТД?

Да, нужно. В описанной ситуации работодатель должен заполнить и сдать «годовой» СЗВ-ТД по работникам, подав отчет за 2020 год. В нем надо отразить факты трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. Срок сдачи такого отчета — не позднее 15 февраля 2021 года.

С 2021 года 

При приеме на работу и при увольнении сотрудника сдать СЗВ-ТД нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Если трудоустройства, перевода, увольнения и заявления относительно трудовой книжки не будет, то сдавать отчет не нужно.

Ответственность за непредставление нового отчета

При выявлении нарушений в сфере представления упомянутых сведений ПФР будет сообщать об этом в трудинспекцию. При этом поправками в закон о персучете предусмотрена отсылка на административную ответственность как за нарушения трудового законодательства (то есть – по статье 5.27 КоАП).

В измененной редакции статьи 17 Закона № 27-ФЗ сказано следующее: за непредставление в установленный срок, а также представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Существует законопроект № 748758-7, предусматривающий поправки в КоАП и принятый пока только в первом чтении: статью 5.27 КоАП предлагается допольнить положением о том, что неоднократное нарушение при передаче новых сведений в ПФР будет грозить должностным лицам всего лишь предупреждением. Правда, не совсем понятно, почему смягчение наказания прописывается только для рецидивов, и ничего не оговаривается насчет однократного нарушения.

Если же данный законопроект так и не доберется до третьего чтения, то, вероятно, будет применяться часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где речь идет о большинстве нарушений трудового законодательства. Штраф составляет: для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей; для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей. Вместо штрафа возможно предупреждение.

За повторное нарушение размеры санкций установлены частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 70 000 рублей; ИП — от 10 000 до 20 000 рублей. Для должностных лиц предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от года до трех.

Наталья Потираловская, эксперт по трудовому праву