.

Новые правила и сроки хранения бухгалтерских документов

Вступили в силу новые сроки хранения первичных документов бухгалтерского и кадрового учета. Причем перечень теперь сопровожден инструкцией – Росархив объяснил, как понимать туманные описания сроков хранения бумаг. Труд составителей оценила эксперт по бухучету и налогообложению, член Палаты налоговых консультантов (ПНК) России Светлана Болтнева.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утверждены новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Он включает в себя 657 наименований. Документ вступил в силу 18 февраля. До этой даты действовал ныне утративший силу перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, который содержал 1003 наименования. Четыре года назад Президент РФ своим указом от 22.06.2016 № 293 возложил на Росархив полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов. Но не будем сильно углубляться в предысторию и перейдем к сути — к самым значимым для бухгалтеров и кадровиков изменениям.

Обратите внимание

Счета-фактуры придется хранить пять лет вместо четырех. А книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего пять лет (а не постоянно, как предписывалось ранее). Кроме того, разъясняется, что и «постоянно» — это, на самом деле, не так уж и долго.

Плюс год, минус пять

Для удобства к перечню прилагается указатель, где в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей самого перечня.

Помимо прочего, приказом изменен срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей. Ранее срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составлял пять лет, при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

По новым правилам расчетно-платежные и платежные ведомости при наличии лицевых счетов нужно будет хранить шесть лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — 50/75 лет (п. 295 Перечня).

Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:

‒        документы, созданные до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет;

‒        документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Компании и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении пяти лет, а не постоянно (п. 318 Перечня). Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).

Реестры сведений о доходах физических лиц можно будет хранить всего пять лет вместо 75 лет (п. 313 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50/75 лет (п. 311 Перечня).

Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:

‒        годовых и квартальных расчетов по страховым взносам — 50/75 лет (п. 308 Перечня);

‒        справок об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справок о состоянии расчетов с бюджетом — пять лет (п. 305 Перечня).

‒        карточек индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов — шесть лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет; п. 309 Перечня).

Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:

‒        график отпусков нужно будет хранить не один год, как раньше, а в течение трех лет (п. 453 Перечня);

‒        документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет (п. 434 Перечня);

‒        документы об отпусках и командировках в общем случае нужно будет хранить пять лет, как и ранее. Но если сотрудники заняты на вредных или опасных работах, то срок хранения составит 50/75 лет (п. 434 Перечня).

Вечность — это 10 лет

Отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов. Инструкцией установлено, что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Актуально

По некоторым документам указаны такие сроки хранения, как «постоянно». Теперь ведомство раскрыло, что же это значит. Оказалось, это касается архивов, и вечное хранение наступает после того, как документ полежал, сколько ему причитается, в «родной» структуре. Для частных фирм этот срок определяется договором с архивом. Если же организация не должна сдавать свое «добро» в архив, то срок хранения «постоянно» означает не менее 10 лет. Таким образом, учредительные договоры, для которых рекомендовано постоянное хранение, на самом деле должны лежать всего лишь 10 лет.

Сроки временного хранения документов (один год, три года, пять лет, шесть лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдать все организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов. В данном случае организация сама определяет срок хранения указанных документов. Но этот срок не может быть менее одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми. Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе.

Также в инструкции разъяснен порядок исчисления сроков хранения документов с пометкой «Постоянно». Так, если организация не является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает, что документы нужно хранить не менее 10 лет.

Сроки хранения не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. Напомню также, что юридически значимые электронные документы (например, электронные счета-фактуры) можно хранить, не распечатывая их на бумаге (письма Минфина России от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@).

Вверх

 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор