Правильность заполнения трудовых книжек: готовимся к проверкам

В свете предстоящей пенсионной реформы у всех участников трудовых и «околотрудовых» взаимоотношений непременно возникнут различные вопросы друг к другу: по части начисления трудового стажа и тому подобных «мелочах». Непременно всплывет огромное количество нестыковок, накладок, ошибок и сознательных искажений. Внимание трудинспекторов к правильности оформления трудовых книжек увеличится в разы. Так что лучше подготовиться заранее.

В конце июня премьер-министр Дмитрий Медведев объявил о поэтапном внедрении в России электронных трудовых книжек. Бодро так заявил, на камеры. Однако пока можно говорить лишь о начале эксперимента, результаты которого непредсказуемы – а вдруг что-то «засбоит»?

В любом случае «поголовная электронизация» произойдет еще нескоро – даже соответствующий законопроект, который готовится уже чуть ли не десятилетие, все еще не «доведен до ума» окончательно. Пресловутая пенсионная реформа, отсрочивающая выход россиян на пенсию, в любом случае начнется раньше. К тому же «электронизация» будет правом, а не обязанностью гражданина. Работодатели продолжат вести традиционный бумажный документ – для ряда людей, кто захочет иметь и бумажную версию. А таковых, не сильно доверяющих техническому прогрессу, наберется изрядное количество. Это признает и Минтруд России – главный сторонник перевода «на электронку». 

«Мы не будем делать это жестко, потому что мы должны понимать: одни работники относятся к этому документу совершенно спокойно, это молодые работники, а для людей пожилого возраста, старшего поколения, трудовая книжка является весомым документом, не менее значимым, чем паспорт», – поделился мыслями глава ведомства Максим Топилин. Из этих слов следует, что «бумажная трудовая» не потеряет своей актуальности по крайней мере до тех пор, пока будет живо то самое недоверчивое «старшее поколение» - дай ему Бог здоровья.

В общем, заполняли, заполняем, будем заполнять… А количество проверок правильности заполнения, как и судебных споров, связанных с различными ошибками, описками, «не теми чернилами», искажениями в фамилиях и должностях, невнесениях записей и тому подобным будет неуклонно расти (это не домысел – в беседах с корреспондентом «ПБ» московские трудинспекторы сообщили, что их уже «держат в тонусе» на сей счет). Особенно если (то ли «тьфу-тьфу», то ли « ура») упразднят Пенсионный фонд, передав его функции Федеральному казначейству – рассматривается и такое предложение.

Бухгалтер и «трудовая»

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки. Пройдемся, что называется «по азам», обращая внимание на важные нюансы.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека (часть 1 ст. 66 ТК РФ). По ней исчисляют количество трудового и страхового стажа для расчета назначаемых пенсионных выплат.

Порядок оформления и ведения трудовых книжек установлен постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а постановлением Минтруда России от 10.10.2003 года № 69 утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек. Для учета трудовых книжек и вкладышей к ним кадровик должен вести Книгу учета, а сами бланки хранить в сейфе (как заполненные, так и чистые).

Если работник поступает на работу впервые, выдать ему трудовую книжку обязан работодатель. Сделать это необходимо в недельный срок со дня приема работника. Книжку оформляют в его присутствии. Не заводить трудовую книжку разрешено по соглашению сторон дистанционного договора (ст. 312.2 ТК РФ). При дистанционной работе, если записи в трудовую книжку не вносятся, стаж подтвердит дистанционный договор.

Запись о приеме на работу делается не позднее пяти рабочих дней с даты, когда сотрудник подписал трудовой договор (ст. 66 ТК РФ).

Если же возникнет ситуация, когда на следующий день после устройства на работу сотрудник пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию, в его трудовой книжке не нужно делать никаких записей. Если он отработал всего один день, работодатель вправе не вносить запись в книжку.

В трудовую книжку вносят сведения (часть 4 ст. 66 ТК РФ):

 о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);

• о выполняемой им работе;

• о переводах на другую постоянную работу;

• о награждениях и поощрениях;

• об увольнении работника;

• о прекращения трудового договора.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

Также не вносят в трудовую книжку сведения о переводе работника на временную работу. На это указал Верховный Суд РФ в решении от 01.02.2017 № АКПИ16-1221.

Судьи отметили, что для определения трудового стажа в целях назначения пенсии имеют значение периоды постоянной работы человека у работодателей. При временном переводе работника на другую работу у того же работодателя трудовой договор не расторгается, продолжает действовать, и трудовой стаж работника не прерывается.

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии или у индивидуального предпринимателя больше пяти дней, и эта работа является основной. Днем отсчета считают день, когда сотрудник приступил к работе.

Запись о приеме можно не делать при поступлении на «дистанционную» работу, если это предусмотрено трудовым договором (ст. 312.2 ТК РФ).

В трудовой книжке книжке указывают:

• фактическую дату приема работника;

• название структурного подразделения (отдела), в которое он принят;

• название должности;

• дату и номер приказа о приеме на работу.

Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19.08. 2015 № 1922-6-1).

Сведения о работнике

Сведения о работнике (на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность - военного билета, заграничного паспорта, водительских прав) вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Фамилию, имя, отчество и дату рождения пишут полностью.

Образование (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее - бакалавриат, высшее - специалитет, магистратура, высшее - подготовка кадров высшей квалификации), профессию или специальность указывают только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома), квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний). Если у работника незаконченное образование (высшее или среднее), запись вносят на основании имеющегося подтверждающего документа (студенческий билет, зачетная книжка, справка из образовательного учреждения и др.).

Дату заполнения трудовой книжки указывают полностью: «25 мая 2018 года», а не «25.05.2018».

После того как все сведения будут внесены, работник должен своей подписью заверить их правильность.

Подписывает титульный лист трудовой книжки работник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек. Затем на отметку М.П. ставят печать компании (если она есть). О проставлении печати организации при ее наличии на титульном листе трудовой книжки сказано в постановлении Минтруда России от 31.10. 2016 № 588н.

Все изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии и специальности вносит работник, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально, например паспортом, свидетельством о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества, со ссылкой на дату и номер этих документов.

Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, на титульном листе одной чертой нужно зачеркнуть прежние фамилию, имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.

Аналогично вносят изменения в сведения об образовании, профессии или специальности работника. Если же их нужно дополнить, новые сведения дописывают рядом (или на следующей строчке). При этом ранее внесенные записи не зачеркивают.

Сведения о работе

Данные о работе вносят в графу 3 «Сведения о работе» трудовой книжки.

Сначала указывают наименование фирмы, в которую поступает на работу сотрудник.

Наименование пишут полностью, в соответствии с учредительными документами фирмы, включая организационно-правовую форму.

Если учредительными документами установлено сокращенное название фирмы и ее организационно-правовой формы, его тоже указывают в «Сведениях о работе» – на следующей строке.

В графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. Соответственно, если человек впервые поступает на работу, пишут номер 1.

В графе 2 указывают дату приема на работу.

Все записи производят арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год полностью).

В графе 3 на том же уровне, на котором сделаны записи в графах 1 и 2, пишут сведения о принятии или назначении. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, дополнительно указывают это структурное подразделение. Название должности, профессии с указанием квалификации должно соответствовать штатному расписанию в графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят на работу. При этом слово «приказ» нужно писать полностью.

Сведения о награждениях и поощрениях

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях в трудовые книжки (образца 2004 года) отличается от порядка внесения этих сведений в трудовые книжки старого образца, 1974 года.

В трудовые книжки образца 1974 года в раздел «Сведения о награждениях» вносят сведения о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоениях государственных почетных званий на основе соответствующих указов и других решений. А в раздел «Сведения о поощрениях» заносят сведения о награждениях и поощрениях, связанных с работой на предприятии.

В трудовые книжки нового образца (то есть действующие с 1 января 2004 года) все сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги вносят в раздел «Сведения о награждении».

Обратите внимание: премии, которые предусмотрены системой заработной платы, а также премии, выплачиваемые нерегулярно, в трудовую книжку не вносят.

Чтобы внести в трудовую книжку сведения о награждениях (поощрениях) сотрудника, нужно:

• в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка написать полное название фирмы. Если учредительными документами фирмы предусмотрено сокращенное ее название, дополнительно нужно указать и его;

• в графе 1 проставить порядковый номер записи (соответственно, если работник впервые поступил на работу и был впервые награжден (поощрен), пишут номер 1);

• в графе 2 – дату награждения или поощрения;

• в графе 3 – кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;

• в графе 4 – на основании чего внесена запись (со ссылкой на наименование, дату и номер документа).

Дубликат трудовой книжкки

Если работник утратил трудовую книжку или вкладыш к ней, то он должен заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом его работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления, администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

При оформлении дубликата трудовой книжки, в него обязательно вносятся:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки. Выдается дубликат трудовой книжки в случае признания недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовую книжку у лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления. Работодатель также по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

Дубликат трудовой книжки оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В случае если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и тому подобное), работнику по его письменному заявлению дубликат трудовой книжки выдается по последнему месту работы. В дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением признанных недействительными. При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов (распоряжений).

Если до поступления в данную организацию работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном документами.

В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. В тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указана дата месяца, то таковой считается 15 число соответствующего месяца.

Возможен вариант, когда документы, подтверждающие стаж вообще отсутствуют, тогда стаж устанавливается по свидетельским показаниям. Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании такого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Проверяем подлинность

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением № 225). Бланки трудовых книжек и вкладышей в них - это защищенная полиграфическая продукция. Печатать их разрешено только типографиям объединения «Гознак» Минфина России. На сайте ФГУП «Гознак» есть информация о таких предприятиях. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией, причем строго по договорам с Гознаком (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»). Приобретать бланки у случайных распространителей нельзя – при их заполнении документ будет считаться недействительным.

Обратите внимание, по каких признакам следует проверять подлинность трудовой книжки:

• сквозная нумерация страниц;

• изготовитель – типография Гознака;

• серия и номер бланка соответствует тем, которые присваивались на момент выпуска;

• серия и номер внутри книжки одни и те же на всех страницах.

Выдаем «трудовую»

Трудовую книжку и другие документы, которые человек принес в компанию, нужно ему вернуть (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Трудовую книжку нужно выдать работнику в день его увольнения. Тем не менее на практике работодатели зачастую оставляют у себя трудовую книжку уволенного сотрудника до тех пор, пока он не сдаст какие-либо материальные ценности, не покроет недостачу и т. д. Этого делать нельзя.

Компания может не выдать трудовую книжку вовремя, только если работник сам отказывается ее получать или в день увольнения отсутствует на работе.

Если работник в день увольнения отсутствовал или отказался от получения трудовой книжки, ее можно отправить по почте. Но сначала работодатель должен отправить бывшему сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Со дня отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи сотруднику трудовой книжки. Как только от сотрудника будет получено письменное согласие на оправку по почте трудовой книжки, работодателю следует отправить документ по адресу, указанному бывшим сотрудником. Также трудовую книжку можно выдать сотруднику на основании его письменного заявления в течение трех дней со дня обращения.

Если же задержка выдачи трудовой книжки произошла по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). В такой ситуации днем увольнения (прекращения трудового договора) будет считаться день выдачи трудовой книжки.

Невыдача в срок трудовой книжки – это нарушение трудового законодательства. За такой проступок предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей для организаций, и от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц компаний и ИП (ч.1, ст. 5.27 КоАП).

Хранить копию трудовой в личном деле, как это водится во многих компаниях, можно только при наличии письменного согласия работника – разъяснил недавно Роструд.

Хранить копии трудовых книжек уволенных работников работодатель не обязан. Об этом напомнил Верховный суд в определении от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190, попутно указав, что отказать в принятии расходов, ссылаясь на то, что работодатель не сохранил копию трудовой книжки работника, ФСС не вправе.

Выдаем копию «трудовой» 

Часто сотрудники просят выдать им трудовую книжку на руки (например, для оформления загранпаспортов). Этого делать нельзя. Следует выдать копию или выписку из трудовой книжки в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 Постановления № 225).

Работающему сотруднику трудовую книжку следует выдать на руки только в одном случае - для целей обязательного социального страхования, к примеру, чтобы представить в ПФР для назначения или перерасчета пенсии (ст. 62 ТК РФ). Этой же статьей установлено требование заверять надлежащим образом документы, выдаваемые работникам.

Обратите внимание: с 1 июля 2018 года нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа. Новый порядок установлен введенным в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ Росстандарта от 25.05. 2017 № 435-ст).

Отличие от старого порядка заверения копий документов состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), которая заверяется печатью организации.

Выдать трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления о выдаче трудовой книжки. На заявлении работник должен оставить запись о получении трудовой книжки с датой получения и личной подписью. Возвратить документ работодателю сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования.

Санкции за нарушения

За нарушение правил хранения трудовых книжек организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, - от 1000 до 5000 рублей (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно также квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса, по статье 5.27 КоАП РФ. Пунктом 2 этой статьи установлена ответственность за повторное нарушение:

• административный штраф на должностных лиц ( и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

• на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

За невыдачу трудовой книжки в срок предусмотрен штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей для организаций, и от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц компаний и ИП (ч.1, ст. 5.27 КоАП).

Рекомендации «бывалых»: топ – 14

Аргументацию сторонников перевода трудовой книжки в электронный формат понять можно – бумажный документ, учитывая все нюансы его заполнения, действительно в какой-то степени является анахронизмом. Но в той степени, в какой является анахронизмом, к примеру, виниловый диск, который гораздо менее удобен в обращении, чем его «цифровой» собрат, но в разы превосходит его по качеству звучания. Виниловый диск, приятно держать в руках, «трудовую», в принципе, тоже – она придает уверенности в своем прошлом и будущем. Поэтому люди, которые долгое время имеют дело с ведением трудовых книжек (кадровики и бухгалтеры), чем-то схожи с меломанами, антикварами, нумизматами и прочими филателистами. Они знают толк и чувствуют вкус. Для них заполнение трудовой книжки – это не просто процедура, а ритуал, таинство, чуть ли не священнодейство. И пренебрегать их советами по части организации работы с трудовыми книжками не стоит.

Возьмитесь за перо 

Чтобы не обводить несколько раз запись и не делать помарки, всегда используйте проверенную ручку. Заведите себе специальную – только для «трудовых», которой вы будете вносить сведения (в том числе корректировки и дополнения). Ручка должна подходить для бумаги в трудовых книжках. Из-за немного скользкой и плотной бумаги в образцах книжек 2003 года некоторые ручки пишут плохо и оставляют прерывистые линии. Если выбираете гелевые чернила, не закрывайте сразу трудовую книжку после заполнения, пусть запись немного подсохнет. И всегда смотрите, не потекла ли ручка. Проверяйте ее на отдельном листе и протирайте стержень.

Когда найдете хорошую ручку для трудовых книжек, купите несколько штук одинаковых. Храните их вместе с трудовыми книжками. При увольнении под записью просите сотрудника поставить подпись именно вашей ручкой.

Дышите глубже

Заполняйте трудовые книжки в спокойной обстановке. Чтобы исключить ошибки в трудовых книжках, сосредоточьтесь. В кабинете не должно быть лишнего шума. Перед тем как внести новые записи, предупредите коллег, чтобы вас не отвлекали или даже закройте дверь на ключ, чтобы им точно никто не помешал. Если в течение дня есть периоды, когда к вам реже заходят сотрудники, используйте это время.

Для «сов» и «жаворонков» 

Учитывайте свое состояние. Если утром вы долго включаетесь в работу, а вечером утомлены, для важных документов выбирайте середину дня. Не бойтесь заполнять трудовые книжки, лишний стресс только мешает. Помните, что ошибку всегда можно исправить. Запись об увольнении вносите в трудовую книжку в конце рабочего дня. Если сотрудник отзовет заявление или руководитель передумает увольнять работника, вам придется отменить запись.

Подстелите «соломки»

Подкладывайте листы под трудовую книжку, если ставите штамп на разворот. Когда ставите штамп, который попадает на две страницы, сравните толщину разворотов трудовой книжки. Например, вы ставите штамп о том, что изменилось название компании. У сотрудника почти новая трудовая книжка, и сведения нужно отразить на 4-й и 5-й страницах. Получается, толщина левого разворота трудовой книжки всего два листика, и правый раздел больше. В таком случае есть риск, что на левой стороне трудовой штамп не отпечатается. Поэтому подложите под левую сторону трудовой книжки листы, чтобы суммарно они совпали с количеством страниц правового разворота.

Осторожнее с краской

Когда будете обновлять штемпельную подушку для штампов и заливать в нее краску, обязательно уберите все документы со стола. Наполнить чернилами подушку недолго, но если в этот момент кто-то зайдет в кабинет или у вас зазвонит телефон, вы можете пролить краску на стол и испортить документы. После того как наполните подушку краской, первые несколько раз штамп проставьте на чистый лист бумаги. Так вы уберете лишнюю краску и проверите, хорошо ли читается текст штампа. Только после этого ставьте штамп в трудовую книжку и не закрывайте ее, пусть оттиск высохнет.

«Куем железо не отходя от кассы» 

Не «куем», конечно, и не «от кассы», а всего лишь проверяйте - проверяйте записи и документы перед приемом. Внимательно читайте последнюю запись в трудовой книжке нового сотрудника. Перед тем как принимать соискателя на работу, он должен уволиться из предыдущей организации. Случаются ситуации (сколь курьезные, столь и неприятные), когда сотрудник даже не заметил отсутствия записи об увольнении с предыдущего места работы или отсутствия печати. В этом случае отложите оформление сотрудника и направьте его к бывшему работодателю правильно внести запись об увольнении. Если работник настаивает, что компания не использует печать, удостоверьтесь в этом. Запросите у соискателя трудовой договор и приказ о его расторжении, свяжитесь с прежним работодателем и спросите, действительно ли уволили сотрудника и работают ли они с печатью. Порекомендуйте сотруднику получить выписку из устава, копию протокола или приказа, которые подтвердят, что в компании нет печати. Документы с последнего места работы помогут в следующий раз, когда, например, компания откажется засчитывать запись без печати для стажа при оплате больничного.

Ученье – свет 

Сверьте документы об образовании с записями в трудовой книжке. Когда сведения неполные или отсутствуют, вы должны дополнить титульный лист. Из-за того что трудовые книжки необходимо заполнять после пяти дней работы нового сотрудника, сразу записывать образование нельзя (ч. 3 ст. 66 ТК). Чтобы второй раз не просить у сотрудника диплом, выпишите на стикер нужную информацию и вложите листок в трудовую книжку. На шестой день внесите запись о приеме и на основании стикера дополните титульный лист. Помните, что хранить копии диплома опасно, Роскомнадзор может оштрафовать.

Наталья, Наталия, Натали 

Перед тем как заполнить титульный лист новой трудовой книжки, проверьте паспорт. Фамилия и имя должны точно соответствовать документу. В созвучных именах Наталья-Наталия, Софья-София, Дмитрий-Димитрий легко ошибиться. Если в паспорте фамилия с буквой «ё», записывайте в трудовую книжку аналогично.

… и скан вам в помощь 

Перед тем как оформить копию трудовой книжки, отсканируйте ее. В следующий раз копируйте только новые записи, а другие страницы можно распечатать из файла со сканами.

Узелок на память 

Ну, то рпаньше узелки на память завязывали, а сейчас и записи в ежедневнике достаточно. Сделайте напоминание для себя, чтобы не пропустить дату и на шестой день заполнить трудовую книжку работника, на эту дату в ежедневнике записывайте фамилии новичков. Как напоминание вы можете использовать приказ о приеме или его копию. Перед тем как убрать документ в папку или личное дело, вложите его в трудовую книжку. Для вас это будет сигналом, что вы еще не внесли запись. Когда на основании распоряжения запишете сведения в трудовую книжку, переложите приказ в нужную папку. Аналогично поступайте с приказами о переводах и награждениях.

Листик к листику

- если вносите запись на следующую чистую страницу, вначале убедитесь, что не перелистнули несколько пустых листов. Когда обнаружите, что пропустили несколько разворотов, не вписывайте в них ничего и не перечеркивайте. Чистые страницы в трудовой книжке не повлияют на стаж работника. В нумерации записей и хронологии вы не ошиблись, формально не допустили ошибку в записях.

Шито белыми нитками 

Хотя, в принципе, речь не в цвете… Если требуется вкладыш, то прикрепляйте его только с помощью ниток. Это правило обязательно для всех трудовых книжек (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Если инспектор обнаружит, что вы вклеили вкладыш, скрепили его металлическими скобами или прикрепили канцелярской резинкой, то отразит это в акте. В совокупности с другими нарушениями за невшитый вкладыш компания заплатит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Куда именно и как пришивать вкладыш, инструкция не регламентирует. Чтобы записи шли по порядку и удобно было снимать копию с документа, вкладыш помещайте в конец трудовой книжки, внутри разворота с обложкой. Но если вшиваете вкладыш в бланк образца 1973 года с серо-голубой картонной обложкой, поместите его в центр трудовой книжки. Если вложите в последний разворот трудовой книжки, картонная обложка со временем разорвется.

Подписываем 

Если на банке с домашними соленьями-вареньями будет написано название «фруктов-ягод-овощей», вы не перепутаете малиновое варенье с клббничным. Если на обложке трудовой книжки будет фамилия сотрудника, вы быстрее найдете документ и не внесете случайно запись другому работнику. Напечатайте фамилию, имя, отчество работника, вырежьте и приклейте скотчем на трудовую книжку. Это один из бюджетных вариантов. Можете закупить самоклеящиеся этикетки для печати на офисной технике. Их наклеивайте на кожаную обложку и подписывайте маркером. Метод быстрый и безопасный, с книжек нового образца наклейки легко снять, когда ошиблись или надо заменить надпись. В зависимости от того, храните ли вы трудовые книжки вертикально или горизонтально, наклейки приклеивайте по верхнему краю или вдоль корешка. Если заказали бланки трудовых книжек и вместе с ними бесплатно получили прозрачные обложки, используйте их. Под обложку вкладывайте листок со сведениями, его можно не приклеивать. Кроме фамилии и имени сотрудника пишите себе напоминания или дополнительную информацию, например, дату последнего перевода.

Подписать трудовую книжку и одновременно сделать для нее обложку можно из листа А4. Решите, какую информацию укажете на обложке. Если вы компания с филиальной сетью, вначале напечатайте название структурного подразделения, далее фамилию, имя, отчество. Дополнительно укажите отдел, должность, дату приема на работу. Подгрузите такой шаблон в кадровую программу, чтобы он автоматически заполнялся. Также вы можете использовать готовые шаблоны для обложек, на них есть линии сгиба и отметки, что необходимо вырезать (скачайте шаблоны обложек 2003 г. и 1973 г. ). Трудовые книжки образцов 2003-го и 1973 года отличаются по размеру, поэтому используйте для них разные обложки.

Складируем

Отсортируйте трудовые книжки с учетом численности работников. В зависимости от численности компании выберите, по какому принципу будете хранить трудовые книжки. Если сотрудников немного, распределяйте трудовые по алфавиту. Для большого количества трудовых книжек вводите дополнительные принципы хранения. Например, трудовые руководителей ставьте в конец или в начало. Заведите разделители, их можно сделать самостоятельно на картоне или купить пластиковые рубрикаторы. Напишите буквы алфавита и расставьте закладки между трудовыми книжками. Когда в компании большие департаменты, трудовые книжки сотрудников можно вначале распределять по структурному подразделению, а после внутри каждой группы по алфавиту.

Купите специальные пластиковые или картонные лотки для трудовых книжек, часто в комплекте с ними есть разделители. Также можно подобрать по размеру узкую коробку из-под обуви или детских кукол. Чтобы через пять дней не забыть внести записи новому сотруднику, складывайте незаполненные трудовые книжки в отдельную коробку или в начало лотка. Когда заполните сведения о приеме, переместите книжку в алфавитном порядке. Отдельные боксы заведите для чистых бланков и для каждого филиала компании.

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»