Такси, каршеринг, бег трусцой: возмещаем расходы на «мобильность»

Иногда, пока расходы сотрудника на такси налоговикам обоснуешь, семь потов сойдет. А тут нате пожалуйста – на каршеринг разрешили. Не иначе, подвох какой… Давайте разбираться.

Если работник в командировке пользовался арендованным автомобилем, расходы можно учесть в прочих расходах (письмо УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687) Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения. Какими документами обзавестись компании, прежде чем разрешить сотрудникам пользоваться каршерингом?

Каршеринг — это краткосрочная аренда автомобиля. Заключить договор с каршеринговой компанией могут и сотрудник, и организация. Если машину арендует сотрудник, он оплачивает поездку со своей банковской карты. А компания решает, компенсировать такие расходы или нет.

В случае если директор против того, чтобы сотрудники пользовались каршерингом, напишите об этом в локальном акте, например в положении или приказе. Тогда не придется спорить с сотрудниками о расходах на проезд. Ведь, согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе не компенсировать расходы, если сотрудник потратился в интересах компании без ее согласия.

Локальный акт пригодится и в том случае, когда компания не против каршеринга. Перечислите в нем, при каких условиях организация компенсирует траты. Ведь если компания установила, что сотрудники вправе использовать каршеринг, расходы на такой проезд работодатель обязан компенсировать (ст. 188 ТК РФ, письмо Минфина России от 05.12.2017 № 03-04-06/80616).

Организация также может самостоятельно заключить договор с каршеринговой компанией, чтобы сотрудники ездили на арендованных автомобилях по служебным делам. В этом случае счета оплачивает работодатель, а сотрудник не несет никаких расходов. Значит, не будет споров с налоговиками о том, платить ли НДФЛ и взносы с компенсации расходов.

«Бумажная кольчуга»: какие документы подтвердят расходы на каршеринг

Чтобы налоговики не придрались к расходам, соберите документы, которые подтвердят служебную цель поездки и сумму расходов, — договор, маршрут поездки, скриншоты личного кабинета, платежные документы, детальные отчеты о поездке.

Подтвердить право сотрудника использовать автомобиль можно его договором с каршеринговой компанией и скриншотом личного кабинета работника. В некоторых каршеринговых компаниях подписывать договор не нужно. Достаточно регистрации в личном кабинете. А сам договор можно посмотреть (и скачать) на сайте каршеринговой организации. Попросите сотрудника написать служебную записку. Пусть укажет в ней цель и маршрут поездки. Чтобы подтвердить маршрут, попросите сотрудника распечатать скриншот из личного кабинета. Подтвердить маршрут следования скриншотом из личного кабинета сотрудника проще всего.

Каршеринговые компании присылают на электронную почту детальные отчеты о поездках. Они доступны и в личном кабинете. Попросите сотрудника приложить такой отчет. В отчете собрана вся детальная информация о времени в поездке и пройденном пути. Она докажет, что компания не завышает свои расходы. К примеру, аналогичная поездка на такси стоит дороже.

Каршеринг в командировке

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, компания обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно. Напишите в локальном акте порядок и нормы возмещения расходов командированного сотрудника на каршеринг. Например, в положении о командировках. Укажите перечень документов, которые работник должен предоставить.

Подтвердите служебную цель поездки маршрутом. Расходы обоснуйте договором, детальным отчетом, онлайн-чеком от каршеринговой компании и выпиской со счета работника. По мнению чиновников ФНС, расходы на каршеринг можно расценивать как затраты на такси. Минфин России разрешает не облагать такие компенсации НДФЛ и взносами и включать в налоговые расходы (письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 28.06.2016 № 03-04-06/37671).

Кроме того, Трудовой и Налоговый кодексы не ограничивают проезд работника в командировке видами транспорта. Поэтому работник вправе использовать любой вид транспорта. При условии, что подтвердит сумму расходов и служебную цель поездки. Об этом, собственно говоря, и идет речь в письме московских налоговиков, упомянутом в самом начале статьи.

Каршеринг для разъездной работы

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, компания возмещает сотрудникам с разъездной работой расходы на проезд. С чего начать? В локальном акте укажите перечень должностей сотрудников с разъездным характером работы. Кроме того, работодатель определяет для них размер и порядок возмещения расходов на каршеринг в локальном акте. Подтвердить деловую цель поездки можно, как и в вышеописанных случаях, служебной запиской и маршрутом. Расходы, опять же по аналогии, подтвердят онлайн-чек от каршеринговой компании, детальный отчет и выписка с расчетного счета работника.

НДФЛ и взносы на компенсацию трат на каршеринг сотрудникам с разъездным характером труда не начисляются (письмо Минфина России от 20.07.2018 № 03-04-05/51201). Эти суммы можно учесть в расходах (письма Минфина России от 06.07.2018 № 03-04-05/46903, № 03-04-05/46898).

Каршеринг для главбуха

Оговоримся: речь пойдет не только о главбухе и даже не только о бухгалтерах, а обо всех «стационарных» работниках. Если работник трудится в офисе, работа не считается разъездной. Неважно, что работнику приходится выполнять отдельные задания вне офиса. Например, бухгалтер иногда ездит в налоговую или банк. Руководитель вправе возместить расходы, но не обязан этого делать (разъяснения на сайте Роструда онлайнинспекция.рф от 31.10.2018) в том случае, если в трудовом и коллективном договорах нет особых условий.

Попросите работника подтвердить служебную цель поездки и расходы. Все это мы уже проходили: работник должен предоставить договор с каршеринговой компанией, маршрут, онлайн-чек и выписку. НДФЛ в такой ситуации безопаснее удержать. Как, впрочем, и взносы начислить. По крайней мере, чиновники из ФНС в массе своей придерживаются именно такой позиции. Небесспорной, кстати. Ведь фактически дохода у сотрудника в этом случае не возникает. Но предположить, чью сторону займут судьи, сейчас сложно. Судебная практика по вопросу возмещения сотрудникам расходов на каршеринг пока не сложилась. Даже в самой ФНС единство по этому вопросу не стопроцентное.

В налоговых расходах компенсацию можно учесть, если обязанность компании возмещать такие расходы установили в локальном акте (п. 26 ст. 270, п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-03- 06/1/69181).

Зеленоглазое такси

За разговорами о каршеринге мы чуть было не забыли о более широкой и разнообразной теме – расходах работников на такси. Восполняем пробел.

Расходы на такси в командировке

Затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы, их можно учесть в составе командировочных расходов (письма Минфина России от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720, от 11.07.2012 № 03-03-07/33 и от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223).

Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ, которую мы уже упоминали, возмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы. В целях применения Трудового кодекса РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения нет.

Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720. В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ при условии их экономической обоснованности.

Компании на ОСНО могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.

А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.

В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.

Расходы на такси «по месту дислокации» фирмы 

Использовать такси в качестве средства передвижения работников в служебное время не возбраняется и в родном городе. В этом случае затраты, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ). Об этом сказано в письме Минфина России от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839. «Упрощенцы» также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Факт, что в качестве служебного транспорта используется такси, нелишне зафиксировать документально, независимо от системы налогообложения. Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя). В нем также следует прописать порядок действий работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т. п.). При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Есть, кстати, и второй вариант учета данных затрат. Организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ) при наличии определенных условий. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами (письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181). Поскольку правила статьи 255 Налогового кодекса РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Но при таком подходе к учету рассматриваемых затрат нужно быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов.

Подтверждаем расходы

Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112). Согласно пункту 111 этих Правил, перевозка в такси оформляется кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать следующие данные: наименование «Квитанция на оплату пользования легковым такси», серию и номер, отпечатанные типографским способом; наименование фрахтовщика; дату выдачи квитанции на оплату; стоимость пользования легковым такси (цифрами и прописью). Если плата берется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются также показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси; Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов. В квитанции на оплату такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозки пассажиров и багажа.

Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека или квитанции, оформленной в указанном выше порядке, не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т. п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

В локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.

Татьяна Карлова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению