Цифровизация: возможности и стоимость

Слово «цифровизация» является одним из самых популярных, об автоматизации самых разных процессов говорят как предприниматели, так и чиновники. Боты являются одним из инструментов перехода в цифровую среду. Мы попросили экспертов рассказать о том, какую работу могут делать роботы и сколько стоит внедрение такого бизнес-инструмента в компании.

Боты – это настроенный порядок действий программы, алгоритм, который выполняет определенный набор действий. Инструмент нередко называют роботом, имея в виду не привычный для большинства образ некоего прибора, а программу. «Одна из главных целей внедрения подобных систем – экономия времени сотрудников, а значит, повышение эффективности работы и снижение издержек всей компании. Рутинные типовые операции выполняет программа, а квалифицированные сотрудники в это время занимаются более сложными, творческими задачами. Вторая важная цель цифровизации – снизить влияние человеческого фактора, то есть уменьшить количество ошибок, потерь, забытых и просроченных задач, которые грозят невыполненными обязательствами, налоговыми и финансовыми потерями. Проще говоря, цифровизация нужна, чтобы освободить голову сотрудников для сложных интеллектуальных задач», – рассказывает Елена Пискунович, руководитель департамента портальных решений ГК «КОРУС Консалтинг».

«Роботизация бизнес-процессов сейчас активно применяется во всех сферах экономической деятельности – в бухучете, в кадровом делопроизводстве, в подборе персонала, логистике, банковском деле и многих других. Российские компании уже инвестируют в автоматизацию рабочих процессов, потому что использование роботов позволяет существенно снизить время, затрачиваемое на совершение типовых процедур, – этот показатель может доходить до 80%. В это время люди, которым эти роботы помогают, могут сосредоточиться на выполнении более важных задач, увеличивая эффективность и капитализацию своих компаний. Как показывает опыт наших клиентов, развертывание RPA-систем окупается уже в первые полгода эксплуатации», – объясняет Светлана Анисимова, генеральный директор UiPath Россия и СНГ.

Принцип работы

«“Программные роботы”, или RPA (Robotic Process Automation) следуют сценарию, который создается из обширной палитры блоков, как из кубиков конструктора. Например, в российской платформе программных роботов Sherpa RPA от Sherpa Robotics таких блоков более сотни. Процесс создания сценария немного напоминает рисование диаграмм, с той лишь разницей, что нарисованные диаграммы “оживают” и начинают выполнять то, что написано на их блоках: запускать другие программы, переходить на сайты, кликать на кнопки и ссылки, копировать и вставлять тексты, выполнять арифметические вычисления и даже использовать методы искусственного интеллекта, – рассказывает Константин Артемьев, генеральный директор компании «Шерпа Роботикс», – Самая мощная особенность программных роботов – это то, что робот “видит” экран компьютера вместе со всеми запущенными приложениями, их окнами, кнопками, полями ввода, веб-страницами, и ссылками – точно так же, как видит его человек, и может взаимодействовать с компьютером, то есть все, что на компьютере может сделать человек, может сделать и робот.

 А самое замечательное, что для этого даже не всегда нужно рисовать диаграмму сценария. Во многих случаях достаточно просто “показать” роботу своими собственными действиями, что от него требуется. В режиме записи вы сами запускаете нужные программы, кликаете по кнопкам, копируете и вставляете данные, а робот все это запоминает и затем преобразует в прототип сценария. С такими возможностями не стоит удивляться, что разработка сценариев для программ­ных роботов оказывается в десятки раз дешевле и быстрее, чем традиционная автоматизация. Такой сценарий, как сканирование накладной и заведение ее в 1С, можно сделать за несколько дней. Тем более, что современные платформы для офисной роботизации, такие как Sherpa RPA, предоставляют примеры для выполнения типовых операций, а также готовые интеграции с 1С, SAP и другими популярными ERP-системами, не говоря уже о браузерах и обычных офисных программах, таких как Word и Excel».

Опыт использования

На что способны роботы, какую работу им можно поручить? Спектр их деятельности весьма велик. Во-первых, компания может собрать «Конструктор документов». «Он позволяет в несколько кликов по одному из множества перенастроенных шаблонов сконструировать нужный договор, допсоглашение или другой документ. Экономия времени до 3-4 часов на подготовку каждого документа», – говорит Елена Пискунович.

«Контроль версионности» – еще одна область применения ботов. В любой момент все включенные в рабочий процесс сотрудники могут увидеть правки, которые вносились в документ. Дополнительно можно знать автора изменений и время внесения исправлений. «Сотруднику не придется вручную проверять несколько версий документа, ведь при сложном процессе согласования их могут быть десятки! А главное, работник не пропустит важных изменений, точную картину ему представит алгоритм», – уточняет Елена Пискунович.

«Оценка рисков» – интеллектуальный сервис по автоматической проверке благонадежности контрагентов. Система автоматически, без участия человека собирает и сохраняет информацию о возможном контрагенте по открытым базам данных. «Более того, робот формирует и корректирует рейтинг каждого контрагента на основании постоянно обновляющихся данных, он может непрерывно мониторить изменения по контрагентам в разных источниках. Также сервис отслеживает появление новых договоров и счетов по контрагенту, сигнализирует о переходе контрагента в «зону риска» и тем самым исключает превышение платежных лимитов по каждому контрагенту. Минимизируются финансовые и правовые риски, снижается влияние человеческого фактора: сервис не дает провести оплату или заключить договор без разрешения, подсказывает и напоминает пользователям о ключевых моментах проверок. «“Оценка рисков” работает в три-шесть раз быстрее, чем ручная проверка», – говорит Елена Пискунович.

Помимо уже озвученных сервисов, роботы могут образовывать большое количество микросервисов: это и автозаполнение данных карточки документа, настройка связей документа с другими бумагами, например, алгоритм может связать договоры с дополнительными соглашениями или счета с актами, и т. д.

Стоимость внедрения

Стоимость разработки и внедрения ботов отличается в несколько порядков. Так, создать несложный алгоритм компания может при помощи собственных специалистов. Для разработки более сложных роботов придется обращаться к сторонним разработчикам. «В России сложился своеобразный консенсус по ценам программных роботов. Большинство вендоров предлагают решение за 200 000 рублей в год, некоторые компании включают в эту стоимость не только лицензии на программное обеспечение, но и поддержку и множество готовых сценариев, а также дополнительные “облачные” функции, такие как распознавание счетов и накладных. 

При том, что одним роботом может пользоваться не один, а множество сотрудников компании, в том числе из разных отделов, а экономия только на одном процессе может достигать десятка часов в неделю, программные роботы, как правило, окупаются за несколько месяцев», – рассказывает Константин Артемьев.

«Такие боты можно создавать либо под конкретную компанию, либо использовать уже готовые. Индивидуальные решения могут стоить достаточно дорого, от 10 000 долларов США, такое решение оправданно для большого бизнеса у которого скопилось много проблем, связанных с организацией труда или контролем. Если же у компании не так много проблем и она не располагает соответствующим бюджетом, можно внедрить CRM (Customer Relationship Management (англ.) – система управления взаимоотношениями с клиентами), которая решает такие вопросы, правда, не всегда речь идет об автоматизации процесса, скорее, о контроле его выполнения, но и стоимость у такого решения невелика: от 500 рублей в месяц за самые простые сервисы», – говорит Дмитрий Нор, директор компании SkySoft.

«Затраты на внедрение подобных систем разнятся в зависимости от поставщика решения, требуемой функциональности, сложности внедрения, количества пользователей и обрабатываемых документов. В среднем такая система окупается в течение шести месяцев и до полутора лет при размещении на серверном оборудовании компании и за несколько месяцев – при покупке решения с размещением в облаке. Если учитывать снижение юридических и финансовых рисков почти до нуля, то финансовая выгода от применения таких ИТ-инструментов становится еще более очевидной», – резюмирует Елена Пискунович.   

Чат с ботом

Ботам можно передать задачу любой сложности, но, как правило, программу настраивают на выполнение рутинных процессов. При этом сложность действий и зона ответственности бота значения не имеют. Например, робот может отвечать клиентам на возникшие вопросы без привлечения человека. Об опыте внедрения чат­бота рассказал Максим Блынский, директор по маркетингу ООО «Байкал­Сервис ТК»:

«Мы транспортная компания, и для нас информирование клиентов о статусе груза наиболее удобными способами – очень важная часть бизнес­процессов. Своего чат­бота мы запустили летом 2019 года. Основные задачи, которые хотели решить: сократить издержки, дать клиентам возможность работать в привычной для них среде (мессенджерах или социальных сетях), создать для них удобный канал взаимодействия с компанией без необходимости ожидания ответа от живого оператора. Чат­бот разрабатывали совместно с нашими партнерами, уже имеющими подобный опыт. За первый месяц внедрения новой системой уведомлений воспользовались более 10% наших клиентов, во второй и третий месяцы – около 20 %. Наш чат­бот работает во всех распространенных мессенджерах. Он дает информацию о том, что происходит с грузом, с его помощью можно управлять перевозками, заказать доставку или изменить адрес назначения, провести оплату онлайн».