Увеличивайте компенсацию за использование личного авто

ТК РФ предписывает работодателям выплачивать компенсацию за использование личного транспорта работникам, которые на своем автомобиле совершают служебные поездки. Долгое время, более десяти лет, лимиты на выплату таких компенсаций оставались неизменными. Сейчас их увеличили в два раза апрельским постановлением Правительства № 417 от 03.04.2024 г. Причем, сделали это «задним числом». Новые нормативы введены в действие с 1 января 2024 года.

Как выплачивают компенсацию за использование личного транспорта

Использование личного автомобиля в интересах компании – довольно распространенная практика. Работникам, которые на своем автомобиле совершают поездки по служебным делам полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). Она не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами в соответствии с пунктом 3 статьи 217 и подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ. 

Микробизнес часто использовал это как возможность увеличить выплаты в пользу работников, сэкономив на налоге и взносах. Суммы, конечно, мизерные, но мы и говорим, в данном случае, о совсем небольших фирмах. 

Использование частного автомобиля для поездок по делам фирмы, согласовывается между работником и работодателем письменно: либо отдельным пунктом в трудовом договоре, либо дополнительным соглашением сторон. Помимо того, что работодатель дает свое согласие на использование работником личного автомобиля, письменно нужно зафиксировать размер компенсации, способ расчета и выплаты. К соглашению обязательно прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства, которая подтверждает, что автомобиль принадлежит работнику.

Размер компенсации

Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности эксплуатации транспорта в служебных целях. Максимальный предел на законодательном уровне не ограничен. По решению руководителя компании компенсация может составлять любую сумму. 

Компенсация включает в себя возмещение работнику всех затрат, возникающих при эксплуатации транспортного средства. Это: амортизация, бензин, техобслуживание, ремонт и т. д. Проще всего, в соглашении сразу предусмотреть, что сумма компенсации состоит из двух этих частей: стоимость ГСМ; амортизация и техобслуживание. 

Способ расчета компенсации может быть разным: например, на основании расценок за каждый километр пробега транспортного средства или в фиксированной сумме на месяц. 

Компенсация выплачивается ежемесячно. Документы на выплату готовятся в зависимости тот того, как именно компенсация оформлена по документам компании.

Первый вариант: компенсация согласована и прописана в трудовом договоре; приказом директора утверждена фиксированная сумма и дата выплаты. Например, в пределах лимитов. Это самый простой вариант, при котором не требуется дополнительных документов для того, чтобы в установленную дату выплатить работнику утвержденную сумму. Это удобно, если есть в компании работники, которые ежедневно выезжают в рабочие поездки на своих автомобилях.  Имейте в виду, что компенсацию за те дни, когда работник был в отпуске или на больничном, не выплачивают.

Второй вариант: приказом директора определено, что компенсация выплачивается в размере фактически понесенных расходов. В этом случае расчет производится ежемесячно на основании представленных в бухгалтерию документов об оплате тех или иных расходов. Работник должен каждый месяц писать на имя директора заявление с указанием суммы понесенных расходов, периода, данных ПТС, банковских реквизитов. Этот вариант удобен при периодических выплатах, когда сотрудник не часто ездит по рабочим делам на своем автомобиле.

Конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование автомобиля, законодательством не установлен. Бухгалтерия вправе принять любые документы, подтверждающие, что автомобиль используется в производственных целях, в том числе и косвенно доказывающие данный факт. Например, подтвердить расходы можно данными маршрутизатора, чеками на бензин и т.д. Можно составлять служебные записки о необходимости осуществления поездок, локальные акты (положения, порядки и т.п.), регулирующие порядок проведения этих поездок, соответствующие приказы руководителя и т.д. Все зависит от размеров вашего бизнеса, количества работников «на своих автомобилях» и степени контроля, которая установлена со стороны руководства компании.

Образец Приказа о выплате компенсации

Общество с ограниченной ответственностью «Название» ПРИКАЗ № 3 о назначении компенсации за пользование личным имуществом сотрудников г. Москва 28.04.2024   Приказываю назначить Сидорову Е.Л. ежемесячную компенсацию за использование личного легкового автомобиля марки Toyota с объемом двигателя 1458 куб. см, регистрационный номер – Н 456 НА 977, номер паспорта технического средства – 34 НЕ 638754, в служебных целях в размере 2 400 руб. Выплату компенсации производить в день выплаты заработной платы. Основание: п. 11 трудового договора от 11 января 2024 года № 45К-СЕЛ. Генеральный директор Егоров Егоров П.О.

Образец дополнительного соглашения об установлении компенсации

Общество с ограниченной ответственностью «Название» Дополнительное соглашение к трудовому договору от 11 января 2024 года № 45К-СЕЛ г. Москва                                                                                                                                   28.04.2024 Стороны трудового договора от 11 января 2024 года № 45К-СЕЛ, заключенного между организацией «Название (работодатель) и гр. Сидоровым Е.Л (работник), договорились о нижеследующем: 1. С 28 апреля по 31 декабря 2024 года для служебных поездок Сидоров Е.Л. использует легковой автомобиль марки Toyota с объемом двигателя 1458 куб. см, регистрационный номер – Н 456 НА 977, номер паспорта технического средства – 34 НЕ 638754, принадлежащий ему на праве собственности согласно паспорту технического средства.  2. За использование личного автомобиля для служебных поездок «Название» ежемесячно в течение срока, указанного в пункте 1 настоящего соглашения, выплачивает Сидорову Е.Л. компенсацию в размере, предусмотренном постановлением Правительства № 417 от 03.04.2024 г. 2400 рублей. 3.Действие настоящего Соглашения прекращается до истечения срока, установленного пунктом 1 Соглашения, в следующих случаях: - Расторжение трудового договора с сотрудником. - Гибель или не устранимая в течение семи дней неисправность автомобиля сотрудника. - Досрочное прекращение использования автомобиля для нужд организации по инициативе одной из сторон. Подписи сторон:

Лимиты для выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Для компенсаций за использование личного автомобиля в служебных целях законодательством установлены лимиты. С 1 января 2024 года они утверждены постановлением Правительства от 03.04.2024 г № 417. Лимиты нужны только для списания расходов при расчете налоговой базе по прибыли.

По приказу руководителя компании компенсация может составлять больше, чем установленные нормы. Тем более, что законодательно утвержденные суммы так малы, что их вряд ли хватит на оплату бензина при интенсивных поездках. В бухгалтерском учете можно учесть все суммы, в размере фактических расходов.

Но, списать в расходы по налогу на прибыль можно суммы только в пределах установленных лимитов. 

Лимиты для списания компенсации в расходы по налогу на прибыль

До 2024 года нормы компенсации были установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92. 

Новые лимиты утверждены постановлением Правительства РФ от 03.04.2024 № 417. Несмотря на то, что документ вышел только в начале апреля 2024 года, его действие распространено на отношения с 1 января 2024 года.

Лимиты компенсации за использование личного ТС. Таблица

Вид транспортного средства	Как было до 01.01.2024 г.	Как стало с 01.01.2024 г.
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно	1200 руб. в месяц	2400 руб. в месяц
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см	1500 руб. в месяц	3000 руб. в месяц
мотоциклы	600 руб. в месяц	1200 руб. в месяц

Как перейти на новые нормативы и учесть их с 1 января 2024 года

С учетом того, что лимиты увеличены в 2 раза с 1 января 2024 года, компенсационные выплаты работникам за январь, февраль, март могут быть учтены в расходах по налогу на прибыль не полностью.

Нужно «поднять» все документы, на основании которых были проведены выплаты, и рассчитать сумму, которую можно дополнительно отнести на расходы с учетом новых нормативов. 

Затем нужно оформить бухгалтерскую справку (датировать ее можно днем вступления в силу Постановления № 417 – 5 апреля 2024 г.) и на ее основании увеличить налоговые расходы.

«Задним числом» в бухгалтерском учете ничего делать не нужно: все дополнительные суммы можно учесть в текущем периоде. Уточненную декларацию по налогу на прибыль за первый квартал составлять не нужно, поскольку расходы были занижены и налог переплачен, то есть расходы можно учесть в текущем периоде.

	
Пример. Увеличиваем расходы после повышения лимитов


	 Начиная с 1 января 2024 года фирма выплатила компенсации при использовании личного транспорта в служебных целях по фактическим расходам на общую сумму 6400 рублей: четверым работникам по 1600 рублей. 


	 В налоговых расходах в первом квартале 2024 года учтено 4800 руб. (1200 руб. х 4). Все легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см.


	 После выхода постановления Правительства РФ от 3 апреля 2024 г. № 417, с 1 января 2024 года введены новые нормы.


	 Лимит теперь составляет 2400 рублей. Списать в расходы по налогу на прибыль можно – 9600 рублей (2400 руб. х 4). Эта сумма больше фактических расходов: 9600>6400. Поэтому теперь в расходах можно учесть всю компенсацию.


	 Составьте бухгалтерскую справку и на основании нее увеличьте величину прочих расходов в налоговом учете на 1600 рублей (6400 – 4800).

Если суммы компенсации, которые установленные в компании на 1 января 2024 года ниже норматива, их можно пересмотреть. 

Тем, кто захочет увеличить свои расходы, нужно обновить все заключенные ранее соглашения, установить в них новые увеличенные суммы, проверить каждый приказ на выплату и издать отдельные приказы о доплате по каждой выплате.

Затем произвести доплату, и по факту выплаты учесть ее в расходах: в бухгалтерском учете в размере фактической доплаты, а в налоговом учете – в пределах нового норматива.

	
Пример. Увеличиваем размер выплат работникам


	 Соглашением с сотрудником была установлена сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях по автомобилю с объемом двигателя до 2000 куб. см в размере 2000 рублей. 


	 Ранее в расходы можно было принять только 1200 рублей, а 800 рублей – нет. С 1 января 2024 года лимит увеличен до 2400 рублей. Теперь вся сумма компенсации теперь укладывается в норматив. 


	 Директор принял решение размер ежемесячной компенсации, которая установлена соглашением увеличить до налогового норматива 2400 рублей. Тогда сотруднику нужно доплатить по такому соглашению 400 рублей (2400 – 2000) за каждый месяц. А, в налоговом учете увеличить расходы на 1200 рублей (2400 – 1200) также за каждый месяц.

Бухучет компенсации

В бухгалтерском учете начисление компенсации за использование личного транспорта отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Расходы учитывается на счетах 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) в зависимости от подразделения, в котором числится сотрудник.

В бухгалтерском учете компенсация учитывается в полном объеме на дату начисления, в налоговом – на дату выплаты.