Подключите бератор по выгодной цене сейчас
При подписке вы получите полный доступ к бератору
«Практическая энциклопедия бухгалтера»
материалам журналов «Нормативные акты для бухгалтера» и
«Практическая бухгалтерия»,
онлайн-сервисам и полезным PDF-изданиям.
доступ до 31.12.2026
39 000 ₽ 33 000 ₽
Вы находитесь в платном материале бератора и можете получить доступ к нему бесплатно.
Предоставим доступ на 1 день.
Оформите эту заявку на подключение, мы с вами свяжемся и оговорим, когда вам удобно получить доступ. По этой заявке за вами сохранится специальная цена при подписке на бератор.
Уже есть аккаунт? Войти
Чек-лист по работе с дистанционными работниками
Дистанционный формат работы занял свое прочное место на рынке труда. Некоторые работодатели применяют его в отношении всего бизнеса, другие вводят удаленный режим только для части специалистов. Важно помнить, что дистанционный формат работы имеет свои особенности и правила, зафиксированные в трудовом законодательстве. Наш чек-лист поможет проверить корректность применения удаленного режима работы в вашем бизнесе.
Особенности дистанционного режима работы
В начале статьи напомним об основных правилах, которые работодатели должны соблюдать, начиная трудоустраивать специалистов с удаленным режимом работы.
Итак, при дистанционном формате работа выполняется специалистом вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя, данное правило зафиксировано статьей 312.1 Трудового кодекса.
При этом место работы обязательно указывается в трудовом договоре с дистанционным работником. Обратите внимание: в случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях место работы сотрудника уточняется применительно к этому структурному подразделению.
Помните, что работодатель может обратиться в суд с требованием об установлении фактического местонахождения работника, а также включить в трудовой договор условие о направлении уведомления о смене им места жительства, предусмотрев в том числе и периодичность направления такого уведомления.
Читайте также: «НДФЛ и взносы с компенсаций дистанционным работникам. О чем нужно помнить?»
Варианты удаленной работы
Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему может предусматриваться выполнение специалистом его трудовой функции дистанционно на постоянной основе, то есть в течение всего срока действия трудового договора, либо временно, непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к нему периода, не превышающего шести месяцев.
Есть и так называемый гибридный формат: периоды выполнения сотрудником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте чередуются. При этом такое условие обязательно должно быть установлено и доведено до сотрудника в силу статьи 312.1 ТК РФ.
Читайте также: «Как вызвать дистанционного работника в офис?»
Обеспечение оборудованием и компенсация
Компания, сотрудник которой работает дистанционно, должна обеспечить работника всем необходимым для выполнения его трудовой функции оборудованием. Процедура его передачи нормативно не закреплена. Поэтому в трудовом договоре может быть выделено условие о передаче оборудования и порядке его использования. Например, по акту приема-передачи.
Однако не во всех случаях компания может выдать работнику необходимое оборудование. У специалиста может быть свое оборудование, например компьютер, или же работник может взять необходимое оборудование в аренду. В этом случае работодатель выплачивает дистанционному сотруднику компенсацию за использование принадлежащего ему или взятого в аренду оборудования.
Выплачивать компенсацию можно и за использование собственных или арендованных программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.
Кроме этого компания возмещает расходы, связанные с удаленной работой, например, затраты работника на электроэнергию, оплату услуг Интернета, мобильной связи и другие траты, которые могут возникнуть в процессе выполнения трудовой функции.
Выплачивается компенсация в тех порядке, сроках и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, или предусмотрены трудовым договором, дополнительным соглашением к нему. Соответствующее положение зафиксировано в статье 312.6 Трудового кодекса.
Компенсацию за использование личного имущества работника можно рассчитать исходя из сумм износа (амортизации), а возмещение расходов – по фактическим затратам сотрудника на электроэнергию, услуги связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции.
Организация самостоятельно утверждает методику расчета выплат дистанционным работникам (как в виде компенсации, так и в виде возмещения расходов) и перечень возмещаемых трат удаленных работников с указанием документов, подтверждающих траты.
Читайте также: «Чек-лист обязательных условий трудового договора»
Налогообложение с сумм компенсаций
Не облагаются НДФЛ суммы возмещения расходов дистанционных работников, связанных с использованием ими для выполнения трудовой функции принадлежащих им или арендованных оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.
Но будьте внимательны: если работник не может подтвердить документально такие расходы, то сумма компенсации должна быть не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, об этом сказано в статье 217 Налогового кодекса. Аналогичный порядок установлен в отношении страховых взносов в силу статьи 422 НК РФ.
Читайте также: «Когда удаленного работника можно перевести в офис решением компании?»
Дополнительные условия в трудовом договоре
Порядок представления отчетов о дистанционной работе может быть закреплен в трудовом договоре, такая возможность предусмотрена статьей 312.3 ТК РФ.
Кроме этого трудовой договор, предусматривающий дистанционную работу, помимо общих оснований прекращения может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции удаленно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса от компании.
Обратите внимание: исключением являются случаи, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем заранее не установлен сторонами трудового договора, а также при изменении сотрудником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения рабочих обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. Помните, в отношении удаленно работающих специалистов не применяются обычные правила для фиксации прогула в четыре часа.
Читайте также: «Топ ошибок при заключении трудового договора»
Режим работы удаленного работника
Режим работы должен быть установлен либо коллективным договором, либо ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, а также трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Аналогичные правила применяются и в отношении временной дистанционной работы.
Если такой порядок не установлен, специалист сам организует свой рабочий процесс по своему усмотрению.
В табеле учета рабочего времени в отношении дистанционных работников в общем случае компания должна указывать нормальную продолжительность рабочего времени (например, 40 часов в неделю, 36 часов при сокращенной рабочей неделе). При этом работодатель обязан вести фактический учет рабочего времени каждого специалиста.
Сверхурочная работа дистанционного работника подлежит оплате.
А если планируются визиты в офис, целесообразно установить комбинированный режим дистанционной работы с согласия работника.
Читайте также: «В трудовой договор можно включить пункт о сроке отправки документов»
Оплата труда работника, занятого дистанционно
Самое главное в оплате труда дистанционных сотрудников – никаких особенностей законодательство в этой части не устанавливает. Иначе говоря, неправомерно устанавливать такому работнику более низкую оплату труда.
Отсутствие у работодателя возможности оценить качество и объем выполненной сотрудником работы не может являться основанием для неначисления работнику премии, к такому выводу можно прийти при изучении Определения Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 15.04.2021 по делу № 88-5130/2021.
Елена Смирнова, к.э.н., доцент Кафедры налогов и налогового администрирования Факультета налогов, аудита и бизнес-анализа Финансового университета при Правительстве Российской Федерации
Проверьте порядок работы с сотрудниками, ответив на вопросы. В случае, если на какой-либо вопрос вы отвечаете «Неверно», рекомендуем ознакомиться с комментарием к этому чек-листу, дабы избежать нарушений требований трудового законодательства.
Чек-лист
~1~
Принимая на работу сотрудника, который будет выполнять свою трудовую функцию дистанционно, вы не оборудуете для него отдельное рабочее место на территории компании?
~2~
В трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему у вас предусмотрено дистанционное выполнение специалистом его трудовой функции?
~3~
Вы обеспечиваете дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами?
~4~
Вы выплачиваете сотруднику компенсацию при использовании им своего или арендованного оборудования и других средств, которые тот использует с вашего согласия?
~5~
Сумму компенсации вы не облагаете НДФЛ и страховыми взносами?
~6~
При отсутствии подтверждающих расходы работника документов вы рассчитываете сумму компенсации в размере не более 35 рублей в день?
~7~
В трудовом договоре или ином документе с работником, занятым дистанционно, у вас предусмотрено предоставления отчетов о работе?
~8~
В трудовом договоре с работником указано место нахождения сотрудника?
~9~
Вы предупредили специалиста о том, что при смене места выполнения им работы он должен уведомить об этом компанию?
~10~
В вашей компании система оплаты труда для дистанционных работников не отличается от оплаты труда специалистов, работающих в офисе или на территории вашей организации?
~11~
Заполняя табель учета рабочего времени, вы включаете в него работников, занятых удаленно?
~12~
При ведении табеля учета рабочего времени вы указываете в документе фактические данные о продолжительности работы дистанционного сотрудника?
~13~
При необходимости привлечения сотрудника, занятого удаленно, к сверхурочной работе, вы оплачиваете такой труд аналогично порядку, предусмотренному ТК РФ для оплаты труда любого работника предприятия?
~14~
Вы помните, что для сотрудников, занятых удаленно, действуют другие правила определения периода, который можно считать прогулом, чем для специалистов, работающих на территории предприятия?
