Как подтвердить расходы по арендованному имуществу?

Не у всех есть возможность приобрести в собственность имущество, необходимое для ведения коммерческой деятельности. Поэтому бизнес часто арендует то, что ему нужно, будь то земельные участки, здания, помещения, оборудование, транспорт и др. Арендодатель сдает имущество, а арендатор временно, в период действия договора, пользуется и владеет им. В статье расскажем об особенностях учета расходов по таким сделкам.

Что оплачивает арендатор?

Для договоров аренды характерны несколько условий, например, срок, на который передается собственность, качество арендованного имущества, положения о возврате, правилах пользования имуществом, возможность его улучшения и т. д.

В пункте 2 статьи 616 ГК РФ сказано, что арендуемое имущество в исправном состоянии должен поддерживать арендатор. Так и возникают у него расходы на ремонт, а при аренде недвижимого имущества – еще и коммунальные платежи.

Читайте также: «Налог на прибыль. Последние разъяснения Минфина России»

Чем подтвердить арендные платежи?

Основанием для признания затрат на аренду является действующий договор, который содержит условие об арендной плате. Об этом напомнил Минфин России в письме от 30.01.2025 № 03-03-06/1/8125: «<…> основанием для учета расходов по договору аренды для целей налогообложения прибыли является действующий договор аренды, условиями которого предусмотрена плата за временное владение и пользование арендованным имуществом».

Для учета арендных платежей в расходах при налогообложении прибыли необходимы документы, из которых можно четко определить состав арендуемого имущества.

А сам налогоплательщик должен быть готов предъявить объекты аренды проверяющим.

Кроме того, договоры аренды и акты приема-передачи в части предмета аренды не должны содержать общие формулировки.

Помните! Нельзя учесть в расходах плату за аренду имущества, которое фактически не используется. Об этом говорится в Определении Верховного суда РФ от 17.12.2018 № 308-КГ18-21056.

Читайте также: «Как учитывать проценты по кредиту на покупку ОС в «прибыльной» базе?»

Регистрация договора аренды

Также нужно помнить о регистрации договоров аренды. Пунктом 2 статьи 609 Гражданского кодекса предусмотрено, что договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом. В ГК РФ есть и другая норма – статья 651, она позволяет не регистрировать договоры аренды зданий и сооружений, заключенные на срок менее года.

Госпошлину за регистрацию договора аренды обычно уплачивает арендатор. Эту сумму он вправе единовременно включить в прочие расходы согласно положениям, предусмотренным подпунктом 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Госпошлина является одним из федеральных налогов и сборов, согласно пункту 10 статьи 13 НК РФ. Поэтому в налоговом учете ее отражают в расходах на дату начисления, то есть на дату подачи документов на госрегистрацию (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В частности в финансовом ведомстве указали: «Пунктом 2 статьи 609 ГК РФ предусмотрено, что договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом. <…> При этом согласно статье 252 НК РФ налогоплательщик вправе относить собственные затраты к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций. <…> Учитывая изложенное, для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов в виде арендной платы указанные расходы должны быть подтверждены документами, соответствующими законодательству Российской Федерации».

Читайте также: «Траты на обучение. Когда можно, а когда нельзя включить в расходы»

Коммунальные услуги

Помимо арендных платежей, к расходам на аренду могут быть отнесены суммы, уплаченные за коммунальные услуги (предоставление света, воды, газа), а также услуги связи, которые относятся к арендуемому имуществу.

Чтобы такие траты учесть, в договоре аренды должно быть условие о том, что за эти расходы рассчитывается арендодатель. Затем он перевыставляет счета коммунальных служб арендатору, который их оплачивает.

Если коммунальные службы выставляют счета напрямую арендатору (то есть минуя арендодателя), эти затраты в состав прочих не включают. Они считаются материальными расходами.

Читайте также: «Какие штрафы можно учесть в базе по налогу на прибыль?»

Документы по длящимся услугам

Услуги аренды, пожалуй, самые распространенные среди длящихся услуг. Для документального подтверждения арендных платежей арендатору нужно иметь:

• договор аренды;
• акт приема-передачи арендованного объекта;
• если арендодатель плательщик НДС, то счета-фактуры.

Ежемесячные акты на аренду не нужны, об этом ранее сообщил Минфин России в письме от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067.

Как должны быть оформлены первичные документы, чтобы арендные платежи попали в расходы в том периоде, когда услуга была фактически получена? Ведь, как правило, за услугу, оказанную в одном отчетном (налоговом) периоде, подтверждающие документы арендодатель предоставляет в первых числах следующего месяца. А учесть затраты при расчете налога на прибыль желательно в том периоде, к которому они непосредственно относятся.

Во-первых, дата документа должна предшествовать дате представления декларации по налогу на прибыль, то есть до 25-го числа. Во-вторых, должен быть четко указан период, к которому относятся оказанные услуги.

Читайте также: «Можно учесть в расходах стоимость утраченной при аварии продукции»

Ремонт арендованного имущества

В составе прочих учитывают в том числе затраты по ремонту арендованных основных средств. Для этого должны быть выполнены следующие условия:

• арендованное имущество используется арендатором для деятельности, направленной на получение дохода;
• обязанность производить ремонт за свой счет возлагается законом либо договором аренды именно на арендатора, а арендодатель не будет компенсировать ему эти расходы (письмо Минфина России от 06.06.2025 №03-03-06/1/56027).

При аренде имущества арендатор может не только ремонтировать его, но и достраивать или дооборудовать. Если такие капитальные вложения в неотделимые улучшения арендованного имущества сделаны с согласия арендодателя, то их можно отнести к амортизируемому имуществу и списывать через механизм амортизации в течение срока действия договора аренды.

Отнесение расходов к капитальным затратам или к расходам на ремонт определяют исходя из существа работ, предусмотренных договором.

Читайте также: «Проценты, начисленные за налоговую рассрочку, можно учесть в расходах»

Расходы на аренду: прямые или косвенные?

Это, пожалуй, один из самых неприятных вопросов, решение которого не в вашу пользу приведет к перерасчету налоговой базы по прибыли. Вы знаете, что косвенные расходы списываются сразу. Прямые же нужно признавать по мере реализации выпускаемой продукции.

Да, вы вправе определять состав прямых расходов самостоятельно. Но, как требует НК РФ, для этого должно иметься экономическое обоснование. К примеру, аренда производственного помещения. Арендные платежи, учтенные по нему как косвенные расходы, налоговый орган не примет.

В то же время арендная плата может быть косвенным расходом, если не связана напрямую с выпуском готовой продукции или плата начисляется и за период, когда продукция не выпускалась, работы не производились. Или если расходы не формируют стоимость продукции, на это указали судьи в Постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 10.04.2018 № Ф02-1185/2018, А69-882/2017.