О чем нужно помнить, работая с электронными перевозочными документами?

С 1 сентября 2026 года оформление основных перевозочных документов в электронном виде станет обязательным. Это предусмотрено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Нормой внесены изменения в транспортное и экспедиторское законодательство. Закон закрепил обязательную электронную форму для транспортной накладной в автомобильных перевозках, заказа (заявки) на перевозку, грузовой накладной в авиации, транспортной железнодорожной накладной, а также для экспедиторских документов. Возможность применения бумажного формата сохраняется только в случаях, которые отдельно должен определить уполномоченный федеральный орган в сфере транспорта. Денис Карелин, коммерческий директор ООО «СПК Ресурс», рассказал о правилах применения цифровых документов.

Правила использования электронных перевозочных документов

Изменения в части применения электронных перевозочных документов для бухгалтерии и финансовых служб означают переход от параллельного документооборота к единому обязательному цифровому контуру.

С практической точки зрения новация затрагивает не только перевозчиков, но и грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов, склады, терминалы, производственные площадки и других участников цепочки поставки, которые формируют, подписывают, принимают или используют перевозочные документы в учете.

Правила обмена такими документами действуют уже сейчас, они установлены Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931, которое регулирует порядок обмена электронными перевозочными документами между участниками перевозки, а также порядок передачи сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов – ГИС ЭПД.

Постановление действует с 1 сентября 2022 года до 1 сентября 2028 года.

Читайте также: «УПД: как работать с документом, чтобы он не утратил полезных свойств?»

Кто обязан применять ЭПД?

Как было сказано выше, обязанность использования ЭПД касается всех участников перевозочного процесса, а не только транспортной компании.

В автомобильной перевозке это минимум три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если в сделке участвует экспедитор, к электронному документообороту подключается и это звено, поскольку электронные экспедиторские документы также подпадают под обязательный режим их применения.

Ошибочным будет мнение, что переход на ЭПД затронет только транспортные фирмы. Если организация регулярно выступает грузоотправителем или грузополучателем, она должна использовать ЭПД.

Отдельно важно учитывать распределение обязанностей по оформлению документов. По общему правилу, транспортная накладная составляется грузоотправителем, если договором не установлено иное. С 1 сентября 2026 года такая накладная должна формироваться в электронной форме.

Для бухгалтерии это важно в части внутреннего регламента: необходимо заранее закрепить, какое подразделение отвечает за формирование документа, на каком этапе он подписывается и кто контролирует корректность реквизитов до выезда транспорта.

Читайте также: «Имеет ли силу документ, подписанный ЭЦП без соглашения об ЭДО?»

Есть ли исключения из правил применения ЭПД?

Исключения законодателем предусмотрены. Закон прямо закрепляет, что бумажная форма допустима в случаях, которые определит транспортный регулятор. Иными словами, компания не сможет просто прописать в договоре удобный для себя бумажный порядок, если соответствующее основание не включено в утвержденный перечень исключений.

Но для коммерческого сектора данные обсуждения нельзя рассматривать как рабочую модель. До утверждения окончательного перечня будет правильнее исходить из того, что основным будет именно использование электронного документооборота.

С какими сложностями может столкнуться бизнес?

Основная сложность – не сам переход на электронный формат документов, а перестройка рабочих процессов. Для запуска ЭПД-контура компании необходимо получить квалифицированные электронные подписи, оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников, если документы подписываются представителями, подключиться к оператору ИС ЭПД из реестра Минтранса России и настроить роли пользователей внутри компании.

Вторая потенциальная проблема – многоэтапность обмена. Электронная транспортная накладная – это не один документ в привычном понимании, а последовательность файлов обмена, которые формируются и подписываются разными сторонами по мере движения груза.

На текущий момент предусмотрено несколько обязательных этапов «движения» документов: оформление грузоотправителем, подтверждение «приемки» перевозчиком, подтверждение грузополучателем и завершение операции перевозчиком. Ошибка на любом этапе может остановить документооборот и повлечь простой транспорта, задержку разгрузки и вызвать споры по расходам.

Если адрес погрузки, грузополучатель, характеристика груза, дата или реквизиты сторон расходятся, это создает не только операционный риск, но и риск претензий к первичным документам, подтверждающим расходы и хозяйственную операцию со стороны контролирующих органов. ЭПД – это часть доказательной базы по перевозке, а значит, в документе ошибки могут затрагивать и учетную сторону операции. В связи с этим можно рекомендовать бизнесу внимательно контролировать данные, отражаемые в документах.

Читайте также: «Как изменилось электронное взаимодействие с налоговыми органами?»

Какие ошибки могут допустить компании при работе с ЭПД?

Первая группа ошибок – неправильное определение ролей сторон. На практике часто смешиваются такие понятия, как грузоотправитель по договору, фактическое место погрузки, экспедиторы и лица, которые передают груз перевозчику.

Для бумажного оборота такие ошибки иногда проходили без немедленных последствий, но в электронном контуре они становятся критичными, поскольку реквизиты формализованы и проходят автоматическую обработку. В связи с этим компаниям необходимо очень внимательно относится к заполнению разделов «Грузоотправитель» и «Прием груза».

Для бухгалтерии корректность заполнения этих сведений имеет важное значение, потому что документ с неполными или некорректными реквизитами может не пройти обработку в системе либо вызвать споры по подтверждению факта перевозки.

Третья группа – ошибки полномочий. Документ может быть подписан технически корректно, но юридически ненадлежащим лицом. Если сотрудник действует без доверенности или без правильно оформленной машиночитаемой доверенности, это может поставить под сомнение правомерность подписания. Для компаний с большим числом отгрузок такие ошибки особенно чувствительны. Поэтому нужно заранее проверить матрицу подписантов и резервных подписантов по каждому складу, терминалу и подразделению.

Четвертая группа – технические ошибки формата. ГИС ЭПД проверяет поступающие файлы на соответствие утвержденным форматам. При отрицательном результате проверки файл может быть сохранен, но не принят в дальнейшую обработку, а участник получит уведомление об ошибке. Это означает, что учетные и логистические системы должны быть корректно настроены под актуальные версии форматов документов.