Ошибки работы с самозанятыми

Сотрудничество с плательщиками налога на профессиональный доход привлекает бизнес возможностью получить качественно выполненную услугу от специалиста в строго оговоренный договором срок. Это удобно и компании, и самозанятому. Однако предприятиям нужно помнить об особенностях работы с плательщиками НПД, ведь в случае допущения ошибки возникают налоговые риски. Ирина Князятова, эксперт ИПБ России, налоговый консультант, изучила последние разъяснения ФНС России и последнюю практику и напомнила о том, какие ошибки при работе с самозанятыми бизнес может допустить.

Ошибки при работе самозанятого с чеками

Начнем обзор с недавнего напоминания, сделанного УФНС России по Амурской области в Информационном сообщении от 08.06.2026, опубликованном на сайте налогового ведомства. Управление указало на распространенную ошибку в виде необоснованного аннулирования чеков.

И это не единственная ошибка, которую плательщик НПД может допустить. Так, чек является не просто подтверждением оплаты, а ключевым документом для целей налогового учета. Пункт 8 статьи 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ прямо устанавливает: без чека затраты не признаются документально подтвержденными. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. В письмах от 28.08.2023 № 03-03-06/1/81571 и от 08.09.2021 № 03-11-11/72631 ведомство указало, что при отсутствии чека расходы не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Для налоговых органов чек подтверждает не только произведенные расходы, но и то, что организация действительно взаимодействовала с плательщиком НПД. Если инспекция установит перечисление денежных средств физическому лицу без надлежаще оформленного чека, выплаты могут быть переквалифицированы в объект обложения НДФЛ.

ФНС России обращает внимание на важный нюанс. В письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@ Налоговая служба разъяснила, что если самозанятый аннулировал чек без возврата денежных средств, но услуги фактически были оказаны, то компания вправе сохранить расходы при наличии первоначального чека и документов, подтверждающих исполнение обязательств, например акта оказанных услуг.

Читайте также: «Как самозанятому внести исправления в сформированный чек?»

Ошибки, связанные со статусом самозанятого

Если плательщик НПД утратит статус самозанятого, то налоговые последствия зависят от того, когда это произошло: до оплаты или после нее. Именно этот момент определяет, какие обязанности возникают у заказчика и каким комплектом документов можно подтвердить расходы.

Иная ситуация возникает, если исполнитель утратил статус до начала работ или до момента оплаты. В этом случае положения Федерального закона № 422-ФЗ не применяются. Организация обязана удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и представить соответствующую отчетность в общем порядке. Для подтверждения расходов используется стандартный комплект документов по гражданско-правовому договору: сам контракт, акт и платежные документы. Чек НПД в такой ситуации исполнитель не может сформировать.

Читайте также: «Рабочее место самозанятого на предприятии – признак трудовых отношений»

Ошибки оформления деловых отношений

Формально законодательство не требует заключать письменный договор с самозанятым во всех случаях.

Однако на практике отказ от письменного договора способен создать дополнительные риски.

Если сотрудничество предполагает длительное оказание услуг (проектная работа, регулярное сопровождение, сервисное обслуживание), то после неоднократного осуществления безналичных переводов на карту физического лица банк и налоговые органы могут запросить договор для подтверждения экономического содержания операции.

Кроме того, на практике компании зачастую допускают еще одну ошибку – это формальный подход к документальному оформлению. В письме от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902@ ФНС России указала, что чек без иных документов сам по себе не является достаточным основанием для подтверждения расходов. В качестве таких документов могут выступать, например, акты выполненных работ.

Например, если в договоре указаны «маркетинговые услуги», в акте – «консультации», в чеке – «прочие услуги», а в платежном поручении – «оплата по договору», у налогового органа закономерно возникает вопрос о том, какой именно результат получил заказчик и как он связан с деятельностью компании.

Читайте также: «Обзор. Споры ФНС России и компаний по сделкам с самозанятыми»

Ошибки, связанные с игнорированием запретов на применение НПД

Убедившись в наличии статуса самозанятого, заказчик считает, что все требования законодательства соблюдены. Однако право на применение специального режима зависит не только от статуса исполнителя, но и от характера осуществляемой им деятельности. И тут возникает риск допустить еще одну ошибку.

Так, часть 2 статьи 4 Федерального закона № 422-ФЗ запрещает применять НПД, в частности, при перепродаже покупных товаров, реализации подакцизной и маркируемой продукции, осуществлении деятельности по агентским, комиссионным и аналогичным договорам, а также в ряде иных случаев.

Для организации это означает риск отказа в признании расходов по налогу на прибыль, доначисления НДФЛ и страховых взносов, а также вопросы со стороны налогового органа относительно экономической обоснованности выбранной модели сотрудничества. Если же налоговый орган усмотрит признаки схемного характера отношений, возрастает вероятность применения положений статьи 54.1 НК РФ о необоснованной налоговой выгоде.