Что сделать, чтобы компенсацию работнику за аренду жилья не исключили из расходов
Проблемы с жильем у людей не редкость, но не все работники могут рассчитывать на финансовую помощь от своей фирмы. Тем не менее, так бывает, а бухгалтеру компании приходится решать, как связанные с такой помощью затраты учитывать при налогообложении прибыли.
Ипотечные проценты
На основании прямой нормы, а именно, пункта 24.1 статьи 255 НК РФ, при расчете налога на прибыль организация вправе учесть в расходах на оплату труда суммы компенсации расходов на проценты, уплаченные работником при приобретении жилья.
Они признаются в качестве расхода ежемесячно, исходя из начисленной суммы (см. письмо Минфина от 28 августа 2019 г. № 03-03-07/66078).
Минфин в письме от 23 марта 2023 г. № 03-03-07/25388 напомнил, что эти расходы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 3% суммы расходов на оплату труда.
Расчет предельно прост. Берется месячная сумма расходов на оплату труда, от нее исчисляются 3%. Если полученный норматив больше требуемой суммы, она вся принимается в расходы. Если меньше, то сумму превышения процентов учесть в расходах не получится.
Расходы, которые учитываются при расчете налога на прибыль, должны быть экономически обоснованы. Выплату нужно правильно оформить и подтвердить документально:
- Сотрудник должен обратиться в организацию с заявлением о компенсации ему затрат, связанных с уплатой процентов по займу (кредиту) на приобретение (строительство) жилья. Для выплаты компенсации потребуется приказ руководителя.
- Размер процентов и целевое использование сотрудником займа (кредита) нужно подтвердить. Пакет подтверждающих документов довольно внушительный, их перечислил Минфин в письме от 28 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/728.
Какие компенсации работникам относят к прочим расходам
Для налога на прибыль учитываются расходы, непосредственно связанные с деятельностью организации (п. 1 ст. 252 НК РФ). К таким расходам, в частности, относятся компенсации, предусмотренные ТК РФ и иными законами, которые организация выплачивает работникам в целях возмещения затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. Подобные затраты (компенсации) организация вправе учесть в составе прочих расходов по статье 264 НК РФ на основании первичных учетных документов, подтверждающих расходы работника и их компенсацию работодателем.
Компенсация расходов работника по найму жилого помещения
Но компенсация расходов работника по найму жилого помещения, в том числе при переезде на работу в другую местность вместе с работодателем, не связана с исполнением трудовых обязанностей, поскольку эти расходы работник производит для удовлетворения своих социально-хозяйственных потребностей (п. 29 ст. 270 НК РФ). Поэтому такую компенсацию организация не вправе учитывать в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли.
В письме от 16 августа 2023 г. № 03-03-06/2/77305 Минфин рассмотрел вопрос учета компенсации за жилье с другой стороны. Возмещение расходов работника, связанных с удовлетворением его социально-хозяйственных потребностей, не может рассматриваться как осуществленные в рамках деятельности самой организации. Вместе с тем на основании статьи 255 НК РФ компенсацию стоимости жилья организация вправе учитывать в расходах на оплату труда, если она предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре.
Но и с расходами на оплату труда тоже не все однозначно. Если в трудовом договоре просто написать, что компания платит за жилье сотрудника определенную сумму, расходом это также не признают.
В указанном письме есть важный момент, который нельзя игнорировать. Чтобы учесть компенсацию расходов на жилье в расходах на оплату труда, она должна быть предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре и являться формой оплаты труда в натуральной форме. Например, в трудовом договоре работника можно написать, что его оклад составляет 100 000 рублей в месяц, и из этой суммы 20% являются выплатой в неденежной форме.
Напомним: доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от общей суммы заработной платы работника (ст. 131 ТК РФ).
Что касается страховых взносов, то их придется начислить, а также и взносы на травматизм. Начисленные суммы тоже будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.
Обратите внимание: всю выплату целиком нужно учитывать при расчете среднего заработка работника в установленных случаях.
