Как в «зарплатной отчетности» отражать командировочные расходы?

Денежные средства, выплаченные работнику на покрытие командировочных расходов, отражаются в трех «зарплатных» отчетах: РСВ, отчете «Персонифицированные сведения о физических лицах» и разделе 2 формы ЕФС-1.

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Командированному работнику ТК РФ гарантирует сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 и 168 ТК РФ), куда входят:

• средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки
• расходы на проезд;
• затраты на аренду жилья;
• суточные;
• иные расходы, согласованные с работодателем.

Работнику, который едет в командировку, выдается денежный аванс на оплату проезда, аренду жилья, допрасходы и выплачиваются суточные.

Как командировочные расходы отражать в РСВ?

Все выплаты в пользу работников, облагаемые страховыми взносами, в том числе суммы в виде оплаты расходов на командировки отражают в Расчете по страховым взносам. А именно в подразделе 1 раздела 1.

Подраздел 1 раздела 1 заполняется всеми плательщиками, которые фактически производили выплаты или иные вознаграждения работникам. В нем отражаются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС), обязательное медицинское страхование и обязательное социальное страхование.

Командировочные должны быть отражены так:

• по строке 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 420 Налогового кодекса Российской Федерации»;
• по строке 040 «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 422 Налогового кодекса Российской Федерации».
• по строке 050 – база по страховым взносам.

Больше деталей по теме в бераторе:

Как в РСВ отражать командировочные расходы?

Что касается периода отражения командировочных расходов в РСВ, по мнению Минфина России, изложенному в письме от 29.05.2017 № 03-15-06/32796, это нужно делать на дату утверждения авансового отчета. До этой даты квалифицировать сумму аванса, выданного работнику, как командировочные расходы невозможно.

Как командировочные отражают в отчете Персонифицированные сведения о физических лицах

Персонифицированные сведения о физических лицах сдаются по форме, утв. Приложением № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Сведения подают практически все работодатели, так как в РФ все работники должны быть застрахованы (за редкими исключениями).

По строке 070 Сведений указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных работнику за месяц.

Здесь нужно указывать все суммы, выплаченные сотруднику, в том числе связанные с оплатой командировки. Это касается выплат за проживание и проезд (письмо УФНС России по Москве в письме от 07.02.2023 № 27-16/013080@).

Пример заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»

Командировочные в ЕФС-1

Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний подаются в составе раздела 2 формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

В строке 1 таблицы подраздела 2.1 в соответствующих графах отражаются выплаты, которые облагаются страховыми взносами «на травматизм» (нарастающим итогом с начала расчетного периода, на начало отчетного периода и за каждый из последних 3 месяцев отчетного периода).

В строке 2 в соответствующих графах отражается сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами (нарастающим итогом с начала расчетного периода, на начало отчетного периода и за каждый из последних 3 месяцев отчетного периода).

То есть, выплаты, которые относятся к объекту обложения страховыми взносам на травматизм, но не облагаются этими взносами (в частности, выплаты работнику в связи с командировками), отражаются в разделе 2 формы ЕФС-1.

Командировочные в 6-НДФЛ

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ согласно статье 217 НК РФ, соответственно, они не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106). Таким образом, оплата проезда и проживания в командировке не отражается в расчете 6-НДФЛ.