Какие документы может запрашивать контрагент перед заключением сделки

Перед заключением сделки партнеры, как правило, обмениваются документами, которые подтверждают надежность планируемых взаимоотношений. Пакет документов зависит от типа сделки, степени контроля стороны государственных органов и личного представления руководителей о правилах ведения бизнеса.

На законодательном уровне перечня документов, которыми должны обменятся компании перед заключением сделки, не установлено. В большинстве случаев директора стараются получить только те документы, которые подтвердят проявление должной осмотрительности. Поскольку в п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 говорится, что налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговики докажут, что директор компании действовал без должной осмотрительности. Запрос документов лишает ИФНС доказательств о заключении сделки без проверки партнера.

Есть и другой подход: получить все по максимуму вплоть до паспортных данных всех руководителей и главного бухгалтера. 

С одной стороны, отказ в предоставлении запрошенных документов может привести к срыву подписания договоров. С другой стороны, предоставляя документы нельзя нарушить законодательство о защите персональных данных и «попасть» под серьезные штрафы.

Обычный список запрашиваемых документов

Чаще всего список запрашиваемых у потенциального партнера документов включает в себя:

• устав компании, 

• свидетельство регистрации, 

• свидетельство о присвоении ИНН, 

• выписку из ЕГРЮЛ, 

• бухгалтерскую и налоговую отчетность, 

• договор аренды помещения для офиса или предприятия;

• приказ о назначении директора, 

Реже требуют паспорта генерального директора и главного бухгалтера.

Состав документов может быть больше или меньше. В любом случае, ни у кого не вызывает проблем выслать по запросу партнера основные учредительные документы и выписку ЕГРЮЛ.

Большинство необходимых документов потенциальный партнер может получить через ФНС. В отношении каждой организации ФНС ведет регистрационное дело, куда вносится вся регистрационная и финансовая информация (п. 5.3.1 постановления Правительства РФ от 30.09.2004 № 506). Свод информации составляет Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

В соответствии со статьей 102 НК РФ режима налоговой тайны не распространяется на сведений о среднесписочной численности работников; об уплаченных организацией суммах налогов и сборов; о суммах доходов и расходов по данным бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Выписку и ЕГРЮЛ, в которой указаны все исходные данные, в том числе паспортные данные директора, можно скачать на сайте налоговой бесплатно. Отчетность и иные документы можно получить в ФНС по запросу, также на сайте налоговой.

Срок предоставления сведений из ЕГРЮЛ и документов составляет 5 дней со дня получения налоговой инспекцией запроса (п.п. 1-3 ст. 6 Закона №129-ФЗ). Кроме выписки, все остальные сведения предоставляются платно (п. 1 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

Если партнер не хочет самостоятельно обращаться в ФНС с запросом, правильнее, передать ему запрошенные документы в электронном формате исходя из принципов разумности и необходимости.

Отчетность компании

Законодательством не установлена обязанность организации представлять свою бухгалтерскую и налоговую отчетность контрагенту. Сам по себе запрос на предоставлении отчетности лишен всякого смысла, если бухгалтерская отчетность контрагента размещена на сайте Росстата. В таком случае можно получить сведения о бухгалтерской отчетности самостоятельно, и это будет правильно. Ведь, даже если контрагент представит свою бухгалтерскую отчетность, ее придется сверить с теми сведениями, которые содержатся на сайте Росстата.

Согласно п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для всех заинтересованных пользователей, в том числе для покупателей и поставщиков. 

В любом случае, чтобы не вступать в ненужные споры и не тратить свое время на бессмысленные разговоры, имеет смысл направить контрагенту запрошенную им отчетность. Скрывать ее нет смысла, это может привести к срыву сделки.

Вместо отчетности в полном составе можно представить: копию титульного листа деклараций, квитанцию о приеме отчетности в ИФНС, справку об отсутствии задолженности перед бюджетом, выписки из книги покупок и продаж по операциям с контрагентом. 

Договор аренды 

Как и в отношении бухгалтерской и налоговой отчетности, никакие нормы гражданского, налогового и иных отраслей законодательства РФ не содержат требования об обязательном предоставлении контрагенту копий договоров аренды.

Этот документ контрагент запрашивает, чтобы подтвердить свою должную осмотрительность. 

Стоит ли предоставлять этот договор – вопрос спорный и его решение полностью зависит от мнения на этот счет директора компании. 

Дело в том, что при кажущейся безобидности, передача договора аренды в чужие руки может повлечь серьезные неприятности. Договор — это соглашение партнеров, каждый из которых берет на себя обязательства (ст. 420 ГК). Стороны вправе устанавливать цены, сроки и иные условия, в том числе особые. Разглашать эти сведения посторонним, в том числе потенциальным партнерам, рискованно.

Ведь компания раскрывает не только свою, но и чужую коммерческую тайну (подп. 4 п. 2 ст. 6.1 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ). Арендодатель из-за этого может понести убытки и обратиться в суд, чтобы взыскать их с виновника.

Контрагент на проверке может передать ваш договор налоговым инспекторам, как доказательство проявленной с его стороны должной осмотрительности. И если этот договор заинтересует налоговиков под проверку можете попасть и вы. Например, из того, что ваши платежи за аренду окажутся ниже рыночных.

Вместо договора аренды контрагенту можно подготовить и передать письмо от собственника помещения, который просто подтвердит факт сдачи вам офиса на длительное время. Контрагенту этого должно быть достаточно для проявления должной осмотрительности.

Но, если он настаивает на договоре аренды, а вам не хочется раскрывать перед всеми условия сдачи помещения, подготовьте выписку из договора аренды по тем пунктам, оглашение которых вам не повредит и при это подтвердит саму по себе аренду. Выписку заверьте не только своей подписью, но и подписью арендодателя. 

Трудовые договоры 

Не частый запрос от контрагента, но возможный. Потенциальный партнер таким образом хочет убедится в том, что ваша компания способна выполнить все условия договора, причем качественно и с заданный срок. Обычно интересуют договоры не с рядовые работниками, а высококвалифицированными специалистами и руководителями среднего звена.

Передавать эти договоры опасно. Здесь напрямую прослеживается разглашение персональных данных работника, указанных в пункте «реквизиты сторон договора» (ст. 7 Закона № 152-ФЗ). Передавать подобные сведения можно, во-первых, только с согласия самих работников, во-вторых эти персональные данные никак не подтверждают надежности вашей компании. 

Вместо штатного расписания контрагента устроит справка о среднесписочной численности и штатное расписание.

Штатное расписание

Законодательство не обязывают предоставлять контрагенту штатное расписание. Организация вправе сама решать, предоставлять этот документ контрагенту или нет. 

Передать штатное расписание контрагенту можно с согласия директора. Но, в нем достаточно оставить структуру, наименование должностей и количество штатных единиц. Сведения об окладах, лучше всего, удалить. Поскольку эти данные можно отнести к персональным данным сотрудников, сославшись на письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Копии паспортов руководителей

Здесь все однозначно. Как только передали паспортные данные руководителя и главного бухгалтера контрагенту, вы нарушили законодательство о защите персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Если только у вас нет предварительно письменно оформленного согласия на передачу персональных данных от их владельцев (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Вполне допустима ситуация, когда руководители и главбух не против передачи копий их паспортов в чужие руки. Хотя и выглядит это безответственно. Копии паспортов содержит личную информацию, если она попадет в руки мошенникам, они смогут причинить значимый ущерб не только руководителям, но и компании. 

За разглашение персональных данных Роскомнадзор оштрафует компанию до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). 

Контрагент может проверить директора по другим документам, в том числе по выписке из ЕГРЮЛ, где есть все данные о руководителе. Вряд ли налоговая не провела его паспорт. 

Решение о назначении директора

Часто запрашиваемый документ, он позволяет убедится в том, что лицо, подписавшее договор имеет на это все полномочия. 

В подобных документах нет никакой секретности и персональных данных, если только, вы их сами туда не включили.

Если договор подписывает директор, контрагенту нужно передать протокол общего собрания об избрании или решение единственного учредителя о назначении руководителя. Срок полномочий не должен истечь на момент подписания договора. 

Если договор подписывает представитель, контрагенту кроме решения о назначении директора понадобится доверенность. На доверенности должна стоять подпись директора, дата подписания, печать организации.

Все необходимое о вашей контрагент может узнать из открытых источников

Практически всегда контрагенты просят представить: учредительные документы, свидетельство о присвоении ИНН, выписку из ЕГРЮЛ и т.п. Вся эта информация размещена в федеральных информационных ресурсах: ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕФРС. Откуда ее можно получить бесплатно и довольно быстро.

Сведения, полученные из государственных информресурсов, позволяют убедиться в том, компания создана не два дня назад, а работает продолжительное время, обладает необходимой правоспособностью, не находится в стадии банкротства. 

Обратившись к базе данных ЕГРЮЛ и ЕФРС, можно выяснить, не внесена ли в эти реестры запись о недостоверности сведений о физическом лице как о лице, обладающем полномочиями действовать от имени юридического лица без доверенности.

Кроме того, на сайте ФНС России размещен сервис «Реестр субсидиарных ответчиков». Он содержит данные о лицах, привлеченных к субсидиарной ответственности по делам с участием налоговых органов (в частности, в рамках и вне рамок дела о банкротстве, взыскании убытков, ущерба, долгов с зависимых лиц).

Какими документами можно заменить запрошенный контрагентом

Для всех документов, передача которых в «чужие руки» может навредить бизнесу, есть альтернатива – другой документ с аналогичной информаций или схожими данными, который с такой же степенью достоверности подтвердит благонадежность партнера. Рассмотрим варианты в таблице ниже.

Документ, который выдать опасно	Чем заменить
Договор аренды	Гарантийное письмо арендодателя.  Выписка из договора аренды.  Выписка из ЕГРН Акт приема-передачи. Фотографии зданий, складов, офисных помещений.
Копия паспорта директора	Выписка из ЕГРЮЛ.  Выписка из устава о полномочиях.  Решение о назначении директора или протокол общего собрания акционеров (участников).
Трудовые договоры	Справка о среднесписочной численности. Выписка из штатного расписания
Штатное расписание целиком	Сокращенный вариант штатного расписания с наименованием должностей и количеством штатных единиц без сведений об окладах
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01	Выписка из ЕГРН. Бухгалтерская отчетность. Копия лицензии по видам деятельности Копия допуска саморегулируемой организации. Акты приема-передачи № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма № ОС-2).