Нарушение лимитов расчетов наличными - не повод «снимать» расходы

Если компанию привлекли к административной ответственности за нарушение лимита расчетов наличными, это не дает налоговикам права не принять в расходы суммы, выданные наличными с нарушениями. 

Для наличных расчетов между компаниями Центробанком РФ введены ограничения. За превышение лимитов в КоАП РФ установлены административные штрафы. Но, само по себе это нарушение не может быть причиной отказа принять в расходы в налоговой базе по прибыли сверхнормативных суммы выданных наличных. 

Лимит наличных расчетов составляет всего 100 000 рублей по одному договору. И неважно, действует этот договор один день или один год: рассчитаться наличными в указанной сумме можно только один раз. Ограничение действует при расчетах между организациями и предпринимателями (п. 4 и 5 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).

Расчеты наличными допускаются не только в рублевом эквиваленте, но и в инвалюте. Лимит по оплате наличными в иностранной валюте - все те же 100 тысяч рублей.

Кто считается участником наличных расчетов

Лимит наличных расчетов обязаны соблюдать участники наличных расчетов, к ним относятся организации и индивидуальные предприниматели. Для обычных граждан, которые не ведут деятельности в качестве ИП лимиты не устанавливаются. 

Если стороной сделки является обычный гражданин (физлицо), лимит расчетов наличными на эту сделку не распространяется. Это касается и самозанятых, они также не являются участниками наличных расчетов (письмо УФНС РФ по г. Москве от 10 июня 2020 г. № 20-21/093682@). Самозанятый станет участником только в том случае, если зарегистрируется в качестве ИП.

Лимит по расчетам наличными установлен в рамках одного договора. Причем с учетом всей суммы расчетов. Так, например, если по одному договору было несколько платежей, каждый из которых составляет менее 100 тыс. руб., но в сумме они превысили 100 тыс. руб., это считается нарушением лимита. При частичной оплате по договору, сумма всех частей не должна быть больше 100 000 рублей.

Нередко компании стараются создать видимость того, что рассчитываются в рамках разных договоров, хотя инспекции совсем несложно бывает доказать обратное. Так, покупка одноименного товара по разным чекам в одном непродолжительном промежутке времени признают одной сделкой.

Чтобы не создавать лишних проблем бухгалтерии организации или бухгалтеру, который ведет учет для ИП нужно контролировать соблюдение лимита при расчетах: 

• с другим юридическим лицом;

• с индивидуальным предпринимателем.

Лимит расчетов наличными можно не отслеживать, если из кассы: 

• выдается заработная плата работниками;

• проводятся социальные выплаты, например, выдается пособие на погребение или материальная помощь; 

• оплачиваются товары или услуги, приобретенные у физического лица;

• выплачивается страховое возмещение по договору с работником;

• выдаются деньги под отчет, в том числе командировочные (ограничений по сумме выплате не установлено);

• выплачивается вознаграждение исполнителю по договору гражданско-правового характера, в том числе самозанятому;

• предприниматель получает деньги на личные нужды (ограничений по сумме нет).

В каких ситуациях грозит административная ответственность

Расчеты сверх лимита являются административным правонарушением. Штрафы за это нарушение установлены частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ и составляют: 

• от 40 000 до 50 000 руб. - для организаций;

• от 4000 до 5000 руб. - для должностных лиц и ИП.

Налоговики вправе привлечь к ответственности обе стороны расчетов: и того, кто выдал эту сумму и получателя сверхнормативной суммы. Требование соблюдать лимит расчетов наличными одинаково применимо к обеим сторонам договора. 

Нарушение лимита расчетов наличным и налоги

Превышением лимитов при расчетах наличными относится к административным правонарушениям. Суть нарушения в том, что бухгалтерия выдала из кассы в рамках расчетов по одному договору сумму в большем размере, чем это разрешено Указаниями ЦБ РФ № 5348-У.

Речь идет исключительно о расчетах наличными, что само по себе не делает эти суммы неоправданными и неподтвержденными расходами для учета их в налоговой базе по прибыли. 

Для принятия в расходы этих сумм, пусть и выданных с нарушением, главное, чтобы у бухгалтерии были документы, которые:

Во-первых, подтверждают реальность сделки: договор, акты, накладные, чеки и т.д.

Во-вторых, демонстрируют, что расходы обоснованы, деньги потрачены на нужны бизнеса с целью извлечения в будущем доходов.

Если первичные документы в порядке, неважно как именно был проведен расчет (наличными или банковским переводом; в пределах лимитов расчетов наличными или с превышением) затраты можно и нужно учесть для целей налогообложения прибыли. Эта позиция изложены в судебных решениях: постановление АС Дальневосточного округа от 15 марта 2024 г. № Ф03-776/2024 по делу № А59-4850/2023, определение АС Поволжского округа от 28 апреля 2016 г. № Ф06-23175/2015 по делу № А65-14760/2014.