О требованиях к электронной «первичке» для учета расходов

Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/1/104759 от 02.11.2023

Минфин России в письме от 02.11.2023 № 03-03-06/1/104759 разъяснил, какие требования нужно соблюдать к первичному учетному документу в электронном виде, чтобы подтвердить расходы по налогу на прибыль.

Соблюдаем требования Закона о бухучете

В первую очередь нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно статье 9 данного Закона, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Его составляют на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа установлены в пункте 2 данной статьи 9. Вот они:

• наименование документа (формы);

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции (в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения);

• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Важно правильно составить первичный документ, так как статья 252 Налогового кодекса в качестве расходов принимает только обоснованные и документально подтвержденные затраты. Если документ, подтверждающий произведенные организацией затраты, не оформлен или составлен с нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

Электронный первичный документ: важные моменты

Как уже сказано выше, электронный документ должен быть подписан электронной подписью.

Минфин в комментируемом письме отмечает, что для налога на прибыль первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.

Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает три вида электронной подписи:

• простая электронная подпись;

• усиленная неквалифицированная электронная подпись;

• усиленная квалифицированная электронная подпись.

Самая надежная это усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Любой документ, подписанный такой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Поэтому первичный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, подтверждает расходы по налогу на прибыль.

Что касается простой ЭП и усиленной неквалифицированной ЭП, то их тоже можно использовать. Они менее надежны, т.к. эти подписи могут подделать. В таком случае, чтобы документ был юридически равнозначным бумажному, нужно оформить соглашение. В этом соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должен быть прописан порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, чтобы электронный первичный документ подтверждал расходы, он должен соответствовать требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ о бухучете и должен быть подписан с соблюдением правил подписания электронной подписью.