Об определении даты совершения факта хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота

Письмо Федеральной налоговой службы
№ЗГ-3-26/13966 от 27.10.2023

Об определении даты совершения факта хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота

Управление электронного документооборота Федеральной налоговой службы, рассмотрев обращение <...> по вопросу определения даты совершения факта хозяйственной жизни в рамках электронного документооборота, в пределах своей компетенции сообщает следующее.

В соответствии со статьей 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Для определения даты составления первичного учетного документа следует руководствоваться пунктом 8 Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.

В качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события и в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.

Таким образом, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Следовательно, дата совершения факта хозяйственной жизни является неотъемлемой частью сделки.

Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме», от 22.07.2022 № ЕД-7-26/691@ «Об утверждении об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме» (далее - приказы ФНС по форматам), использование которых носит рекомендательный характер, утверждены форматы представления документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг в электронной форме (далее - форматы).

При составлении документов, создаваемых в электронной форме по форматам, утвержденным приказами ФНС по форматам до внесения соответствующих изменений в приказы по форматам возможно использовать свободные информационные поля элемента «ИнфПолФХЖ1» таблиц 5.10 и 5.3 «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1», состав данных элементов представлен в таблицах 5.14 и 5.43 «Информационное поле «ИнфПолТип») для отражения в них реквизитов акта (сведения о дате подписания акта).

Дополнительно информируем, что отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами, регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Таким образом, для целей налогового учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью, и не противоречить нормам законодательства Российской Федерации о налогах и сборах (письмо Министерства финансов Российской Федерации от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57560).

Настоящее письмо не является нормативным правовым актом, не влечет изменений правового регулирования налоговых отношений, не содержит норм, влекущих юридические последствия для неопределенного круга лиц, носит информационный характер и не препятствует налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от положений настоящего письма.