При применении ККТ журнал кассира-операциониста не обязателен

Письмо Министерства финансов РФ № 03-11-11/61091 от 13.08.2019

При работе с ККТ необходимо заполнять некоторые кассовые документы, журналы и отчеты. Многие из них обязательны для касс с ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная), но не обязательны для онлайн-касс. Один из обязательных для касс с ЭКЛЗ отчетов – журнал кассира-операциониста (форма КМ-4).

Минфин России в письме от 13.08.2019 № 03-11-11/61091 в очередной раз уточнил, что журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) не обязательно использовать при применении ККТ.

Применение онлайн-касс регулируется Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее – Закон № 54-ФЗ) и принятыми в соответствии с ним нормативно-правовыми актами (НПА).

Форма КМ-4 (журнал кассира-операциониста) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

В комментируемом письме финансисты поясняют, что это постановление не является НПА, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ. Значит, оно не относится к законодательству о применении контрольно-кассовой техники. Соответственно, форма КМ-4 не подлежит обязательному применению.

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4)

Если компания использует несколько онлайн-касс, журнал ведется по каждой из них в отдельности. Журнал заполняет кассир-операционист.

На одной строке журнала отражают операции по приходу денег за один рабочий день или смену кассира-операциониста.

Все листы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе журнала указывают их общее количество.

Количество листов журнала заверяют:

• руководитель компании;
• главный бухгалтер;
• налоговый инспектор, который зарегистрировал ККТ.

Также журнал должен быть заверен печатью компании. В журнале должно быть столько же строк, сколько было снято Z-отчетов.

В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист должен заполнить столбец 6 журнала. Здесь приводят показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (столбец 7) и представителя администрации (столбец 8).

Столбец 5 (графа «Показания») заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.

Графу «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.» заполняют на основании актов, составленных по форме № КМ-3.

В столбце 9 кассир записывает показания денежного счетчика на конец дня. В этот столбец вносят и суммы поступившей безналичной оплаты. При этом в графе 12 указывают количество пластиковых карт, по которым произведена оплата, а в графе 13 – сумму безналичной выручки от продажи продукции.

В конце каждого рабочего дня журнал подписывают кассир, старший кассир и представитель администрации. Затем кассир-операционист составляет справку-отчет (форма № КМ-6) и вместе с ней сдает выручку старшему кассиру.

Заполненный журнал нужно хранить в архиве компании 5 лет.

Кто должен применять онлайн-кассы

Онлайн-касса или онлайн-ККТ – это компьютерное устройство, которое в момент получения денег за товары, работы или услуги передает через Интернет в налоговую инспекцию информацию о произведенных расчетах.

С 1 июля 2019 года применяют онлайн-ККТ:

• фирмы и ИП на ЕНВД и ПСН, которые не работают в рознице и общепите;
• ИП на ЕНВД и ПСН, работающие в рознице и общепите без наемных работников;
• фирмы и ИП, которые оказывают услуги населению;
• фирмы и ИП, принимающие безналичные платежи от физлиц в виде платежных поручений;
• ИП без наемных работников, которые продают продукцию через торговые автоматы.

Также на любой «безнал» от физлиц нужно пробивать кассовые чеки. Неважно, расплачивался покупатель банковской картой или без нее.

При расчетах между компаниями, между фирмами и ИП, или между двумя ИП, применять ККТ нужно:

• при приеме и выдаче наличных денег;
• при «товарных» займах и «бартере» в любой форме;
• при приеме и выдаче «безнала», когда используют электронное средство платежа с его предъявлением (к примеру, пластиковую карту).

Федеральный закон от 03.07.2019 № 290-ФЗ с 1 июля 2019 г. также отнес к расчетам операции по зачету авансов или возврату предоплаты покупателям.

Облачная онлайн-касса

Облачная онлайн-касса или касса вне мест расчетов – это сервис, который позволяет Интернет-магазинам работать без кассового аппарата, не нарушая требования Закона № 54-ФЗ.

Интернет-магазин подключается к удаленному аппарату, который располагается в дата-центре сервиса. Через этот аппарат проводится вся информация о расчетах, которая передается через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию. А облачный сервис обеспечивает подключение кассовых аппаратов к сайту Интернет-магазина, настройку онлайн-касс и бесперебойный доступ к ним.

Облачный сервис позволяет взять в аренду несколько ККТ без кассового аппарата и зарегистрировать их в налоговой инспекции.

С помощью арендованных ККТ, подключенных к Интернету, можно обмениваться данными с платежной формой на сайте и налоговой инспекцией. Они же отправляют покупателям электронные чеки по SMS или на e-mail.