Зарегистрируйтесь на сайте и читайте дальше
Вы бесплатно получите доступ ко всем разделам и возможностям бератора
Уже есть аккаунт? Войти
Возможно ли вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ на основании электронного заявления, подписанного простой подписью?
Письмо Управления ФНС по г. Москве №27-161/076876@ от 11.07.2023
УФНС по г. Москве в письме от 11.07.2023 г. № 27-161/076876@ разъяснило, можно ли работнику вернуть излишне удержанный НДФЛ по его электронному заявлению, подписанному простой подписью.
Кадровый ЭДО: какие электронные подписи используют работники?
Трудовой кодекс не обязывает работодателей переходить на кадровый документооборот в электронном виде (ЭДО). Введение кадрового ЭДО – выбор и решение самого работодателя. Сотрудники при этом могут отказаться от использования ЭДО.
Кадровый ЭДО позволяет сократить бумажную волокиту, т.к. большинство кадровых документов от работников можно получить электронно. Согласно ст. 22.1-22.3 ТК РФ, в электронный формат нельзя перевести следующие документы:
-
трудовую книжку
-
акт о расследовании несчастного случая
-
приказ (распоряжение) об увольнении работника;
-
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Чтобы перейти на кадровый ЭДО, организация должна утвердить внутренний документ, получить согласие профсоюза, уведомить сотрудников и получить от них письменные согласия.
При переходе на электронный документооборот организации имеют право выбора:
-
осуществлять ЭДО через официальный портал Роструда «Работа в России»;
-
использовать другой «свой» сервис (программу).
Для подлинности электронных документов в ЭДО используют электронную подпись (ЭП). Выделяют следующие ее виды:
-
простая электронная подпись (ПЭП);
-
усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП);
-
усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП).
Работодатели используют, как правило, УКЭП. Какие подписи использовать сотрудникам, решает работодатель при переходе на КЭДО и закрепляет в ЛНА.
Чем отличаются электронные подписи
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – это цифровой аналог собственноручной подписи. Это как живая подпись, поэтому такой подписью можно подписывать все документы.
УКЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что ее выдает аккредитованный удостоверяющий центр (АУЦ) и к ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) создается с помощью специальных программных средств.
Простая ЭП – это комбинация логина-пароля или SMS-код, известные только сотруднику. Ее могут получить все сотрудники, зарегистрированные в информационной системе КЭДО. Она менее надежна, чем другие.
Отметим еще раз, какую именно подпись применяют сотрудники при кадровом ЭДО, работодатель должен прописать в локальном-нормативном акте или соглашении по КЭДО.
Какой электронной подписью должно быть подписано заявление работника на возврат НДФЛ
Налоговые инспекторы в комментируемом письме отмечают, что Налоговым кодексом не установлены способы представления налоговому агенту заявления на возврат излишне удержанного НДФЛ. В статье 231 НК РФ закреплены лишь правила возврата такого налога.
Кроме того, статьей 4 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены принципы использования электронной подписи. В частности, можно использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если иное не предусмотрено соглашением.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Значит, работодатель вправе осуществить возврат работнику излишне удержанного НДФЛ на основании заявления, подписанного простой электронной подписью.
Письмо Управления ФНС по г. Москве
№27-161/076876@ от 11.07.2023
Возможно ли вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ на основании электронного заявления, подписанного простой подписью?
Управление Федеральной налоговой службы по г. Москве (далее – Управление), рассмотрев обращение АО от 15.06.2023, поступившее письмом от 19.06.2023, по вопросу использования электронной подписи, сообщает следующее.
Согласно пункту 1 статьи 231 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога на доходы физических лиц подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика в порядке, предусмотренном данной нормой.
При этом указанной нормой Кодексом не установлены способы представления налоговому агенту заявления на возврат излишне удержанного налога на доходы физических лиц.
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Статьей 4 Федерального закона № 63-ФЗ определены принципы использования электронной подписи:
– право участников электронного взаимодействия: использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;
– возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;
– недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России (далее – нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее – соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона № 63-ФЗ (часть 2 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ).
Таким образом, документ в электронной форме, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
При электронном взаимодействии между его участниками создаются оригиналы (подлинники) документов в электронной форме, а не электронные копии бумажных документов (электронные образы).
С учетом вышеизложенного исходя из изложенной в обращении ситуации, поскольку между налогоплательщиком – физическим лицом и организацией установлено соглашение об электронном взаимодействии, налоговый агент вправе осуществить возврат излишне удержанного налога на доходы физических лиц на основании заявления, подписанного электронной подписью.
Направляйте обращения с помощью сервисов «Обратиться в ФНС России» и «Личный кабинет». Это ускорит получение ответа.
