Когда компании смогут избавиться ото все бумажной первички?

Причем избавиться так, чтобы не в архив ее снести, а прямиком в шредер отправить… Вообще, не такая уж это и утопия – «движуха» в этом направлении определенная наблюдается. К примеру, есть законопроект о «замещающем сканировании» бумажных документов с их последующим уничтожением. Просьба не путать с булгаковским «сеансом черной магии с ее последующим разоблачением». Хотя, если честно, что-то общее, кажется, есть…

Например, законопроект был внесен в Госдуму два года назад. И даже был принят. В первом чтении. А потом… Потом началась «магия». Но не черная, а какая-то сероватая…

Технология замещающего сканирования предполагает изготовление электронных копий с бумажных подлинников с последующим уничтожением «бумаги» и продолжением хранения только электронных копий на правах полноценных дубликатов.

Соответствующий законопроект № 1173189-7 был внесен в Госдуму РФ более 2 лет назад. При его доработке выявили ряд системных проблем…

Кто «за» и кто «против»? Как уже сейчас выглядит практика замещающей оцифровки в России и за рубежом. Чего нам ждать далее?

Суть предлагаемых изменений

В последние годы интерес к судьбе законопроекта № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части использования и хранения электронных документов) проявлял целый ряд профессиональных сообществ, и о нем нередко говорили как об одном из краеугольных камней нового этапа электронной революции.

В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что «в хозяйственной деятельности ежегодно создается порядка миллиарда документов (точный объем на текущий момент посчитать невозможно) и 55 миллиардов фискальных чеков.

Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов.

Общие затраты, связанные с бумажными документами, составляют около 3,5 триллионов рублей, что, в свою очередь, составляет 3,7 процента от ВВП страны за 2018 год».

В общей сложности предполагалось внести изменения в 22 федеральных закона.

Что мешает принятию закона

Однако время шло, а законопроект так и оставался без движения, поэтому вполне резонно задать вопрос: что с ним сейчас происходит и какой будет его дальнейшая судьба?

Этой весной исполнилось 2 года с того дня, когда законопроект был внесен в Государственную Думу в мае 2021 года. В первом чтении он был принят лишь спустя год, в апреле 2022 года.

Однако уже в 2021 году представителями некоторых государственных органов и коммерческих организаций были высказаны опасения по поводу содержания законопроекта.

Так, по мнению заместителя председателя правления Сбербанка Станислава Кузнецова, «новый законопроект об электронном документообороте не упрощает работу бизнеса».

Кузнецов отметил, что «законопроект – ключевая тема программы “Цифровая экономика”, и бизнес его готовил вместе с Автономной некоммерческой организацией “Цифровая экономика” на протяжении трех лет. Тем не менее предложения бизнес-сообщества не были учтены, а результатом стал текст, который нивелирует положительный экономический эффект и порождает новые регуляторные барьеры».

Он также подчеркнул: коммерческий сектор рассчитывает на то, «что в ходе работы над законопроектом в Государственной думе нам удастся донести необходимость принятия норм, которые пишутся не формально, а действительно решают проблемы бизнеса и государства».

Поскольку мы ведем здесь профессиональный разговор, то давайте будем называть вещи своими именами, не повторяя безграмотность законодателей, некорректно использовавших в законопроекте термин «дубликат», под которым в российской документоведческой традиции всегда понимался повторно созданный подлинник.

Следует отметить, что замещающая оцифровка является весьма востребованной, поскольку в ряде ведомств и отраслей экономики остро стоит вопрос о сокращении «залежей» уже накопившихся бумажных документов, которые по-прежнему продолжают поступать в больших объемах, посредством перевода их в электронный вид и исполнения нормативно-правовых и деловых требований к срокам хранения документов путем значительно менее затратного хранения замещающих электронных копий.

Есть ведомства, которые изначально горячо поддерживали законопроект, в т.ч. Банк России. Начальник управления департамента бухгалтерского учета и отчетности Банка России Валерий Двойнишников в августе 2023 года отметил, что «мы этот закон очень ждем, потому что он также будет касаться и бухгалтерских документов.

Как только этот закон появится, мы приведем в современный вид указание № 2346-У с точки зрения технических требований».

Почему же так получилось, что у столь нужного многим законопроекта оказалась трудная судьба? Основные причины этого являются традиционными для российского законодательства: окончательную версию законопроекта готовили люди, которые неплохо разбирались в информационных технологиях, однако при этом не обладали необходимыми знаниями в правовых вопросах и в реальной практике использования документов, в т.ч. в рамках расследований и судебных разбирательств. Не изучили уже имевшийся отечественный и зарубежный опыт.

Если бы это сделали, то узнали бы, что нигде в мире нет законов, разрешающих проведение замещающей оцифровки везде и всюду – как правило, она допускается в отдельных конкретных ситуациях и с согласия всех заинтересованных в документах сторон – и, соответственно, обычно регламентируется специальными нормативными правовыми актами.

На удивление, разработчики законопроекта не удосужились проконсультироваться с силовыми ведомствами и судейским сообществом, и впоследствии противодействие именно этих структур стало для инициаторов законопроекта неприятным сюрпризом.

К сожалению, не только законодатели, но и специалисты по управлению документами до сих пор так и не осознали, что главным камнем преткновения для законопроекта является не выбор технических решений, а правовые проблемы, среди которых выделяются следующиеK

-        опия практически всегда имеет меньшую юридическую значимость по сравнению с подлинником. Чтобы копия могла использоваться на правах подлинника, подлинник должен быть уничтожен;

-        ну а пока подлинник существует, он всегда может быть истребован, например, судом. Если в спорной ситуации стороны представят в суд различающиеся копии то, в отсутствие подлинника, суды могут вообще отказаться рассматривать эти документы в качестве доказательств (тому есть примеры в отечественной судебной практике).

-        Задачу – и об этом четко высказался комитет Госдумы России – правильнее было бы решать по частям, допуская замещающую оцифровку в конкретных ситуациях и используя для этого соответствующее специальное законодательство.    

-        Нет никаких сомнений в том, что если законодательство о замещающей оцифровке, ввиду отсутствия в нем глубоко продуманных ограничений допустимых областей применения, мер контроля и жесточайших наказаний за нарушения, создаст возможности для подобных действий, то фальсификация документов может быстро принять общенациональные масштабы, отразившись и на социальной стабильности, и на экономической, и на военной безопасности страны.

В заключении комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи на проект федерального закона № 1173189-7 при принятии его в первом чтении, среди прочих, были высказаны следующие претензии.

Замещающая оцифровка в практике российских ведомств

Пока идут споры глобального характера, уже есть ведомства, которые используют замещающую оцифровку в своей деятельности.

Данная стратегия предусматривает планомерное проведение работ по переводу в электронную форму помещенных в дела бумажных документов. К 31 декабря 2025 года планируется перевести 100% хранящихся в бумажном виде архивных документов в электронный вид.

Положение о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в т.ч. до 1 января 2017 г. кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов), было утверждено постановлением Правительства РФ от 10.02.2022 № 146.

Согласно этому постановлению, все хранящиеся в делах заявления и иные документы на бумажном носителе подлежат переводу в форму электронных документов (электронных образов документов), подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного должностного лица и имеющих ту же юридическую силу, что и документы на бумажном носителе, за исключением случаев, когда такой перевод не допускается в соответствии с законодательством РФ о государственной тайне.

Закрытые дела (тома дел) подлежат хранению в течение 10 лет со дня их закрытия, если иное не предусмотрено Положением.

В то же время помещенные в закрытые дела (тома дел) экземпляры – подлинники договоров и других сделок в отношении недвижимого имущества, совершенных в простой письменной форме в соответствии с законодательством, действовавшим на момент их совершения, зарегистрированные и / или на основании которых были зарегистрированы права и / или ограничения (обременения) прав, подлежат хранению в течение 75 лет со дня их закрытия.

Регламентация электронных доказательств

В пояснительной записке к законопроекту № 1173189-7 также отмечалось, что «учитывая специфику использования электронных документов в деятельности, связанной с осуществлением правосудия, предлагается также наделить полномочиями по утверждению требований к такой деятельности Верховный Суд Российской Федерации и Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации в пределах своих полномочий».

Подобную инициативу можно только приветствовать.

 За рубежом по-разному подходят к решению вопроса о представлении электронных документов в качестве доказательств. В англосаксонских странах колоссальное значение имеет практика так называемого «электронного раскрытия» (э-раскрытия, англоязычный термин e-discovery).

Э-раскрытие – элемент процессуального права этих стран, представляющий собой процедуру обязательного выявления и раскрытия сторонами гражданского спора всех (именно – всех!) относящихся к рассматриваемому делу электронных документов и информации. Термин также применяется в отношении раскрытия информации перед регуляторами или правоохранительными органами в случае расследования.

Электронное раскрытие является частью общей процедуры раскрытия, охватывающей все документы и информацию, находящиеся в распоряжении и под контролем организации.

В отличие от права стран континентальной Европы (к этому типу права принадлежит и право России), ориентированного главным образом на нужды государственного управления, англосаксонское право исторически всегда ориентировалось на интересы ведения деловой деятельности, в т.ч. на объективное разрешение споров между хозяйствующими субъектами.

 Если континентальное право позволяет организациям в суде выборочно представлять только выгодные им документы, что ставит в особенно невыгодное положение экономически слабозащищенные стороны – индивидуальных клиентов и малые и средние предприятия, то англосаксонское право требует полного раскрытия всех документов под угрозой чрезвычайно жестких санкций, вплоть до признания дела проигранным без дальнейшего рассмотрения по существу, а также крупных денежных штрафов, длительного тюремного заключения и т.д.

 Потребность в модернизации процедуры раскрытия и в отдельной регламентации э-раскрытия, вызванная широким внедрением информационных технологий и появлением признаков неблагополучия в корпоративном управлении крупных компаний, была осознана в середине 1990-х годов.

 Реформы пошли по нескольким направлениям:

- охват процедурой раскрытия не только «официальных документов» организаций, но и любых материалов, признаваемых судами деловыми документами в рамках англосаксонского права;

- отказ от формальных требований к тем документам, которые в принципе могут быть приняты судом для последующего использования в ходе судебного разбирательства.

Эти требования в условиях меняющихся технологий иногда использовались для того, чтобы создать искусственные препятствия противной стороне.

Лидерами в разработке правил э-раскрытия являются США и Канада, причем следует отметить, что правила главным образом разрабатываются представителями юридического сообщества в рамках деятельности «Конференции Седона» (Sedona Conference) – некоммерческого правового идейного центра, в основном занимающегося вопросами обеспечения долговременной сохранности и представления сохраняемой в электронном виде информации.

Затем эти наработки закрепляются как в кодифицированном праве, так и в судебных прецедентах.

 Конференцией Седона опубликован целый ряд руководств и рекомендаций, во многом заложивших основу судебной практики в США и Канаде, основными из которых являются «Принципы Конференции Седона».

Вместо эпилога

По мнению Комитета Государственной Думы по информационной политике, информационным технологиям и связи: «…Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий; обеспечении защиты информации, а не вопросы правового регулирования в сфере создания и использования электронных документов. Таким образом, предлагаемые законопроектом дополнения вышеуказанного федерального закона не относятся к его предмету правового регулирования, нарушают его логику и конструкцию, и не соответствуют правилам законодательной техники. В этой связи вопросы законодательного регулирования в сфере создания и использования электронных документов являются предметом самостоятельного отраслевого законодательного регулирования».

 В июле 2023 года свою позицию в отношении судьбы законопроекта изложил председатель комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи Александр Хинштейн, который отметил, что обсуждалась необходимость внесения отдельного законопроекта об электронном документообороте вместо поправок в закон «О защите информации».

 Дескать, оценивая текущее положение дел с замещающей оцифровкой, можно сказать, что даже и без законопроекта у нас все не так уж плохо, поскольку…

 Поскольку можно спокойно оцифровывать все документы, которые используются в чисто внутренней работе и которые заведомо не будут оспариваться внешними сторонами. В рамках взаимоотношений между контрагентами на основе Гражданского кодекса РФ стороны могут сами договориться о порядке замещающей оцифровки при условии, что в документах не заинтересованы третьи стороны и государственные органы.

 Соответствующие положения могут включаться в контракты.

 Если контрагенты взаимодействуют друг с другом в рамках Гражданского кодекса РФ и в соответствующих документах заинтересованы государственные органы или третьи стороны, то можно попытаться с ними договориться и согласовать возможность и порядок замещающей оцифровки.

В каких-то случаях можно также предусмотреть возможность для заинтересованных сторон ознакомиться с результатом оцифровки и подтвердить свое согласие с ней.

 Возможность замещающей оцифровки может быть установлена нормативными правовыми актами для конкретных видов деятельности, ситуаций и операций.

Что касается технических требований к замещающей оцифровке, то существуют хорошо зарекомендовавшие себя высокоуровневые принципы, определяющие, как это следует делать.

Копия должна сохранять всю существенную информацию документа (при этом непродуктивно настаивать на изготовлении графических образов, как это пока предлагает ВНИИДАД; сейчас есть смысл подумать о возвращении к практике, существовавшей до массового появления копировальных аппаратов).

Если, например, изготавливается графический образ документа, то должна быть обеспечена возможность прочитать все существенные надписи, в т.ч. сделанные мелким шрифтом, а там, где имеет значение цвет, копии должны изготавливаться в цвете.

Вместе с копиями необходимо сохранить дополнительную информацию, позволяющую подтвердить их целостность и аутентичность.

Для этих целей могут использоваться метаданные, которые могут быть присоединены к электронной копии документа либо ассоциированы с ней.

 Технология создания и заверения копий должна устраивать все заинтересованные стороны, и, как правило, ее необходимо регламентировать в соответствующих нормативных правовых актах.

Должны быть установлены процедуры урегулирования спорных ситуаций, а также порядок доказывания целостности и аутентичности замещающих копий в суде (если это потребуется).

 Выбор технических средств зависит от сферы применения документов.

Если с документами связаны значительные риски или если в них заинтересованы внешние стороны, то стоит подумать об пользовании УКЭП, меток времени и других подобных механизмов.

 Форматы документов следует выбирать с учетом как удобства их использования в оперативной деятельности, так и удобства организации их архивного хранения (где это применимо).

Подводя итог, следует подчеркнуть, что потребность в замещающей оцифровке бумажных документов в интересах сокращения расходов и повышения эффективности деловой деятельности сохраняется и может в дальнейшем усилиться.

 Даже если законопроект № 1173189-7 не пройдет, к вопросу о замещающей оцифровке законодателям все равно придется вернуться, так что будет весьма печально, если из опыта подготовки данного законопроекта не будут извлечены надлежащие уроки.

 В будущем хотелось бы увидеть более продуманный и взвешенный подход разработчиков нормативных правовых актов – следует с самого начала активно сотрудничать со всеми заинтересованными сторонами и профессиональными сообществами, не пренебрегать известным отечественным и мировым опытом, отказаться от идеи написания универсального закона и сфокусировать свое внимание на том, чтобы «расшить» известные узкие места там, где замещающая оцифровка, не неся с собой особых рисков, могла бы дать быструю ощутимую отдачу в государственном управлении и в деловой деятельности.

 Эксперты также считают позитивным фактором то, что в данном случае нашлись неравнодушные люди, которые пытаются остановить неудачный законопроект до того, как стране из-за него будет нанесен ущерб.

Копии и выписки из документов

Объясняем разницу в оформлении и юридической силе между подлинником, дубликатом, копией, заверенной копией и выпиской из документа.

 Современное программное обеспечение и технические средства позволяют неоднократно воспроизводить, моделировать, повторять, копировать и даже фальсифицировать информацию и документы, поэтому особую ценность приобретают не только подлинники документов, но и удостоверенные, идентифицированные копии документов.

 Экспертное сообщество признает, что в условиях цифровизации документ в бумажной форме имеет бόльшую ценность, чем его графический отсканированный образ – копия.

 Но при применении копий документов в электронной форме (особенно в СЭД) не требуются массовое ксерокопирование и рассылка документов на исполнение, обеспечиваются очень быстрые коммуникации внутри организации и с контрагентами, значительно оптимизируется документооборот, формируется электронный фонд пользования архивных документов и т.п.

В практической деятельности мы обращаем внимание прежде всего на соответствие документа установленной форме / формуляру и действующим правилам оформления, а также на соответствие полномочий должностного лица, подписавшего документ от имени организации-автора.

 Но работа с электронными копиями бумажных документов и, наоборот, с бумажными копиями электронных документов, просто с электронными копиями, на которую ориентируют действующие нормативные правовые акты (например, п. 2.8, 3.3, 3.7, 3.19, 3.24 и др.

Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), вызывает некоторые вопросы и трудности в обеспечении их статуса и юридической силы.

Как заверить копию (2 ур)

Бумажная копия бумажного подлинника Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.

 Правила удостоверения копий и выписок, которые были установлены Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», до сих пор являются актуальными (см. п. 1 Указа).

ПРИМЕР. фРАГМЕНТ ДОКУМЕНТА
 Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».


	 ...Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации...


	 5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом...