Командировочные расходы компании на УСН. Теория и жизненные ситуации

Общие правила для учета расходов на командировки

Командировкой в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса является поездка специалиста по заданию работодателя в другую местность для выполнения деловых задач.

Статьей 167 ТК РФ закреплено правило, согласно которому сотруднику должны быть возмещены те затраты на служебную поездку, которые он понес. Перечень трат, которые может совершать работник в командировке, указан в статье 168 Трудового кодекса, а также закреплен пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Какие именно траты возможны в командировках? Перечислим все:

• затраты на транспорт;
• затраты за найм жилого помещения;
• другие траты, которые может понести специалист в связи с тем, что он находится вне места жительства, а также суточные.

Обратите внимание на последний пункт! Очень важно, что дополнительные расходы, возникающие у сотрудника, должны быть предварительно согласованы с работодателем. В то же самое время компании на УСН не могут разрешить специалистам производить траты на некоторые товары или услуги. Так как в будущем предприятие на упрощенной системе не сможет принять их к учету. А некоторые товары и услуги, которые может приобрести работник в служебной поездке, и вовсе облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Сколько работник может тратить во время командировки?

Давайте посмотрим, сколько можно потратить компании на УСН с объектом обложения «доходы минус расходы» на рабочие поездки сотрудников.

При этом статьей 346.16 НК РФ установлены виды расходов для командировок работников предприятий на «упрощеннке» с объектом обложения «доходы минус расходы». В данном перечне содержатся такие виды трат:

• проезд к месту выполнения служебного задания и обратно;
• аренда жилого помещения;
• суточные;
• оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений и других подобных документов;
• сборы. В том числе взимаемые консульствами, аэропортами, на право выезда, проход или транзит транспорта и другие подобные оплаты.

Нюансы определения расходов

Расходы, которые могут возникнуть во время служебной поездки, могут привести к спорам с проверяющими. Так, например, компания не может выплачивать суточные командировочному работнику, если у того есть возможность возвращаться каждый день к месту постоянного проживания.

Будьте внимательны и при направлении работника в заграничную командировку. Дело в том, что если сотрудник едет в другое государство, но командировка его началась раньше, чем работник перетек границу, то на период нахождения специалиста в служебной поездке на территории России его суточные должны соответствовать нормам таких выплат. Подобная ситуация, например, может возникнуть при перемещении работника наземным транспортом.

Правила для учета расходов, произведенных в командировке

Как компании учитывать расходы, которые были понесены работником во время выполнения служебного задания в другом городе или регионе?

Траты для целей УСН учитываются либо на дату утверждения сданного специалистом бухгалтерии авансового отчета (актуально для ситуаций, когда работнику выдаются средства перед началом командировки), либо на дату возмещения сотруднику средств, которые он понес во время поездки и утверждения авансового отчета (актуально для случаев, когда работник тратит личные средства в командировке).

Все расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.

Расходы на проезд для сотрудника компании на УСН

Мы уже сказали, что командировочные расходы включают в себя траты на проезд до места выполнения служебного задания. Давайте раскроем этот перечень, так как в действительности он шире. Итак, командировочные траты, связанные с проездом, включают в себя:

• стоимость билета на самолет, поезд и т. д.;
• компенсацию стоимости услуг, связанных с бронированием билетов;
• стоимость постельных принадлежностей в поездах;
• проезд до станции, вокзала, аэропорта и т. д., если те находится на границах населенного пункта;
• стоимость обязательной страховки для пассажиров.

Обратите внимание! Если возникает ситуация, когда сотрудник сдает билет из-за того, что дата вылета переносится, то стоимость такого билета принять в расходы компании на УСН не могут. Такую позицию ранее высказал Минфин России в письме от 18.07.2016 № 03-11-06/2/41888.

Расходы по аренде жилья для сотрудника компании на УСН

Первое, о чем нужно сказать: работнику такие траты возмещаются. При этом, если специалист проживает в гостинице, учесть можно и расходы на сопутствующие услуги, которые там оказываются. Главное правило тут: подобные услуги должны быть включены в счет, который гостиница выдает специалисту.

Но не все расходы, которые могут возникнуть у работника во время проживания в отеле, можно принять. К исключениям относятся расходы, которые у сотрудника возникают в ресторане или баре гостиницы, траты на использование рекреационно-оздоровительных объектов, в данном случае имеются в виду оплата пользования бассейном, сауной, тренажерным залом и другими подобными объектами. Стоимость их использования компания в обычном порядке не возмещает работнику.

Можно ли учесть в расходах туристический налог?

Туристический налог появился недавно, с 1 января, поэтому вопрос его учета в расходах может возникать.

Минфин России в письме от 07.10.2024 № 03-03-06/1/96816 ответил на вопрос учета таких расходов следующее: «расходы командированного работника по оплате найма жилого помещения, в том числе по оплате суммы туристического налога налогоплательщику такого налога (начиная с 01.01.2025), учитываются для целей налогообложения прибыли организаций в составе командировочных расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 (Налогового) кодекса». Таким образом, компания может учесть туристический налог в составе командировочных расходов.

Для того, чтобы в будущем учесть туристический налог в составе расходов, необходимо получить от работника после его командировки документ, это может быть счет-фактура или чек, в котором отдельной строкой будет выделена сумма туристического налога.

Рабочая поездка ИП на УСН

В завершение расскажем, может ли индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему с объектом обложения «доходы минус расходы», принять траты на деловые поездки при расчете налога.

Ответ: нет, не может. Такую позицию, в частности, высказал ранее Минфин России в письме от 26.02.2018 № 03-11-11/11722. В финансовом ведомстве напомнили, что согласно трудовому законодательству командировка – это поездка сотрудника по заданию работодателя на определенный срок в иную от места проживания местность для выполнения рабочих задач.

«Исходя из этого индивидуальный предприниматель в качестве расходов на командировки не вправе учесть в составе расходов при определении объекта налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда, а также найма жилого помещения», – резюмировал Минфин в своем письме. Аналогичную точку зрения финансовое ведомство выражало и других письмах.