Счет-фактура раз в месяц: оптимизация не для всех

Допускается выставление счетов-фактур по итогам истекшего календарного месяца или даже налогового периода. Но только при определенных условиях поставки и оплаты. Проверьте, не относитесь ли вы к тем, кому это разрешено, чтобы, не нарушая правил, сократить документооборот.

В общем случае счета-фактуры надо выписывать в течение 5 календарных дней после каждой отгрузки или получения аванса.

Кому же и в каких случаях разрешается выставлять счета-фактуры раз в месяц?

Длящиеся услуги: счет-фактура раз в месяц

Допускается выставление счетов-фактур раз в месяц - по итогам истекшего календарного месяца случаях, если счет-фактура составляется по длящимся услугам, когда не нужно оформлять ежемесячные акты (например, по аренде).

И при таком способе оформления нужно помнить о том, что выставить счет-фактуру нужно не позднее 5 числа месяца, следующего за истекшим месяцем. В строке 5а «Документ об отгрузке» счета-фактуры нужно указать реквизиты договора на длящиеся услуги (например, аренды).

Несколько операций вместе: сводный счет-фактура

Облегчить документооборот некоторым налогоплательщикам помогает сводный счет-фактура . В нем объединяются сведения о нескольких операциях, или об операциях, осуществленных в разные даты (по сути - из нескольких счетов-фактур).

Такой порядок выставления счетов-фактур нужно прописать в учетной политике для целей налогового учета.

Кроме того, оформление отгрузки сводным счетом-фактурой поставщик должен согласовать с покупателем, например, включить схему документооборота в договор или составить дополнительное соглашение к нему.

При оформлении сводного счета-фактуры необходимо соблюсти ряд правил (они сформулированы в письме Минфина от 16 марта 2015 г. № 03-07-09/13799, читайте в бераторе).

Регулярные предоплаты: сводный счет-фактура на аванс

Сводные счета-фактуры допустимо формировать не только при реализации, но и на авансы, если поставщик на протяжении длительного времени поставляет товары или оказывает услуги. На каждый платеж покупателя отдельный счет-фактуру можно не оформлять. Все авансы можно объединить в сводный счет-фактуру на аванс (письмо Минфина от 7 марта 2022 г. № 03-07-12/19129).

Длительный срок действия имеют, к примеру, договоры на проведение работ в строительстве, производство сложного оборудования по заказам, разработку программного обеспечения и т.д.

Работая со сводными счетами-фактурами на авансы, нужно соблюдать такие правила:

• счет-фактура формируется для покупателя или заказчика не позднее 5 числа следующего месяца;

• в него попадают суммы предоплаты, по которым не производилась отгрузка, не выполнялись работы или не оказывались услуги;

• если в отчетном месяце не было отгрузок ни по одной предоплате, в сводный счет-фактуру попадают все авансы, полученные в отчетном месяце;

• если в отчетном месяце производилась частичная отгрузка, в сводном счете-фактуре отражаются только те авансы, по которым отгрузки не было.

Таким образом, не ошибитесь: вот алгоритм составления сводного авансового счета-фактуры.

• Составьте список авансов покупателя, полученных от него в течение месяца.

• Исключите платежи, по которым были отгрузки (выполнены работы, оказаны услуги).

• После окончания отчетного месяца в установленный срок оставшиеся авансы соберите в сводный счет-фактуру.

Как заполнить сводный счет-фактуру на аванс

Заполнение сводного счета-фактуры на аванс имеет особенности, поэтому остановимся на этом подробнее.

Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес», 4 «Грузополучатель и его адрес» и 5а сводного счета-фактуры заполнять не нужно, а в строке 5 «К платежно-расчетному документу№» нужно указать реквизиты всех платежей.

В табличной части такого счета-фактуры требуется написать название товара, работы или услуги, привести их числовые показатели (количество, цена, общая стоимость).

Размер НДС укажите по расчетной ставке.

Выставлять счета-фактуры нужно с соблюдением правил и по утвержденной форме. При этом желательно, чтобы было удобно отследить, к какому конкретно товару (услуге, работе) они относятся. Вариантов для этого может быть несколько.

Одна накладная – один счет-фактура

Вариант выставления счетов-фактур «одна накладная – один счет-фактура» удобен, так как позволяет без проблем установить, как выполняются условия для получения НДС-вычета.

Он позволяет продавцу легко определить, какой счет-фактура к какому конкретно товару (услуге, работе) относится. Покупателю - принят ли к учету товар, указанный в счете-фактуре. Поэтому на практике поставщики очень часто выставляют счета-фактуры отдельно к каждой накладной.

Одна накладная – несколько счетов-фактур

В НК РФ нет требований о том, что к одному конкретному первичному учетному документу (товарной накладной, акту о приеме-передаче ОС, акту оказанных услуг (выполненных работ)) в обязательном порядке должен быть выписан один конкретный счет-фактура.

Может быть ситуация, когда по одному учетному документу составляют несколько счетов-фактур. Это случай, когда отгружаются несколько позиций.

К примеру, по одному акту о приеме-передаче ОС осуществляется отгрузка нескольких объектов. На каждый из них можно выставить отдельный счет-фактуру.

Один счет-фактура – на несколько накладных

При реализации товаров (работ, услуг), а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок счета-фактуры выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты. Так написано в пункте 3 статьи 168 НК РФ.

Для соблюдения этой нормы допускается выставление одного счета-фактуры по всем товарам, отгруженным в течение пяти календарных дней (см. письма Минфина от 12.01.2016 № 03-07-09/140, от 02.05 2012 № 03-07-09/44).

Таким образом, налоговое законодательство РФ не содержит запрета на выставление одного счета-фактуры к нескольким накладным.

В новой форме счета-фактуры, которая действует с 1 июля 2021 года, это прямо предусматривает новая строка 5а для указания реквизитов отгрузочных документов.