Займы работникам: правила выдачи и ошибки

Организация вправе предоставлять сотрудникам денежные займы на основании главы 42 ГК РФ. Законодательство не устанавливает обязательного перечня целей, на которые работник может получить средства. Деньги могут потребоваться для приобретения жилья, оплаты обучения, лечения, ремонта или решения других личных вопросов. Оксана Мощенко, кандидат экономических наук, доцент кафедры аудита и корпоративной отчетности Финансового университета при Правительстве РФ, рассказала, как выдать заем и как учесть эту сумму в налогообложении компании.

Может ли работодатель выдавать займы сотрудникам?

Как было отмечено выше, компания может выдать деньги в долг работнику. Основным документом будет являться письменный договор займа. Согласно статье 808 ГК РФ, если заимодавцем выступает юридическое лицо, письменная форма обязательна независимо от суммы. В договоре указываются размер займа, срок и порядок возврата, условия начисления процентов, ответственность за просрочку.

Для организаций, предоставляющих займы регулярно, целесообразно утвердить внутреннее положение. Оно позволяет установить единый порядок рассмотрения заявлений от работников, согласования сумм и контроля задолженности. При этом внутренние правила не должны противоречить гражданскому и трудовому законодательству.

Читайте также: «Аванс по зарплате. Три ошибки, приводящие к штрафам и доначислениям»

Как правильно определить условия возврата средств?

Работодатель и сотрудник могут согласовать единовременный возврат займа либо погашение задолженности по частям.

Например, при предоставлении 480 000 рублей на два года равномерное ежемесячное погашение основного долга составит 20 000 рублей. Если заем процентный, к этой сумме добавляются предусмотренные договором проценты.

На практике лучше предусмотреть самостоятельное перечисление работником платежей на расчетный счет работодателя. Это позволяет избежать споров о правомерности удержаний.

Увольнение сотрудника не прекращает обязательств по договору займа. Задолженность сохраняется до ее погашения либо прекращения по предусмотренным законом основаниям.

Если срок возврата не установлен или определен моментом востребования, применяется пункт 1 статьи 810 ГК РФ: при отсутствии иного условия договора заем возвращается в течение 30 дней после предъявления требования.

Читайте также: «Проект. Новые штрафы за невыплату зарплаты»

Есть ли ограничения по сумме займа?

Гражданское законодательство не устанавливает общего максимального размера займа, который организация может предоставить работнику. Сумма определяется соглашением сторон.

Однако работодателю необходимо учитывать финансовые возможности организации и платежеспособность сотрудника.

При принятии решения следует учитывать действующие финансовые обязательства сотрудника, предполагаемый срок погашения и вероятность возврата средств.

Отдельной проверки требуют крупные займы руководителям и другим лицам, способным влиять на принятие корпоративных решений. В зависимости от организационно-правовой формы работодателя и обстоятельств сделки может потребоваться соблюдение специальных корпоративных процедур.

Читайте также: «Как рассчитать средний заработок для выплаты выходного пособия?»

Какие налоги возникают при предоставлении беспроцентного займа?

Получение денежных средств по договору займа само по себе не образует облагаемого НДФЛ дохода, ведь работник обязан вернуть полученную сумму.

Однако при экономии на процентах может возникать материальная выгода, предусмотренная статьей 212 НК РФ.

По общему правилу, для рублевых займов материальная выгода определяется как превышение процентов, рассчитанных исходя из двух третей минимального значения ключевой ставки Банка России, над процентами по договору.

Сравниваются ключевые ставки на дату заключения договора либо последнего изменения договорной процентной ставки и на дату получения дохода.

Ставка 12% в данном примере условная. В реальном расчете используются значения ключевой ставки на предусмотренные Налоговым кодексом даты.

Согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 223 НК РФ доход в виде материальной выгоды определяется на последний день каждого месяца в течение срока предоставления заемных средств.

Исчисленный НДФЛ работодатель удерживает из денежных выплат работнику с соблюдением требований статьи 226 НК РФ. При невозможности удержания применяются предусмотренные этой нормой правила уведомления налогового органа и налогоплательщика.

При этом необходимо учитывать исключения, установленные статьей 212 НК РФ. Особые положения действуют, в частности, в отношении отдельных жилищных займов и кредитов, а также кредитных средств, предоставленных в рамках государственных программ. Условия освобождения зависят от характера договора, даты его заключения и других обстоятельств.

Читайте также: «Когда деньги «под отчет» приводят к спору?»

Какие налоговые последствия возникают при прощении долга?

Прощение долга регулируется статьей 415 ГК РФ. Работодатель может освободить работника от обязанности вернуть заем при соблюдении требований законодательства.

Если организация прощает задолженность, у сотрудника, как правило, возникает доход в размере прекращенного обязательства.

Например, работник получил 250 000 рублей, возвратил 100 000 рублей, а оставшиеся 150 000 рублей работодатель решил простить.

При условии, что вся сумма 150 000 рублей облагается НДФЛ по ставке 13%, налог составит 19 500 рублей.

Особого внимания заслуживают страховые взносы. Само предоставление займа не образует объекта обложения страховыми взносами. Однако прощение задолженности необходимо рассматривать отдельно.

Если освобождение от возврата средств фактически связано с выполнением трудовых обязанностей или заменяет стимулирующую выплату, налоговые органы могут поставить вопрос о начислении страховых взносов.

При этом квалификация операции зависит от обстоятельств ее совершения. Значение имеют условия договора, основания прощения задолженности, характер отношений сторон и документы, подтверждающие экономическое содержание операции.

Отдельной оценки требуют последствия по налогу на прибыль. Предоставленная работнику сумма займа не признается расходом организации, а возвращенная сумма основного долга не формирует налогооблагаемый доход. При прощении задолженности необходимо учитывать требования статьи 252 НК РФ и специальные ограничения на признание расходов.

Какие ошибки чаще всего допускают работодатели?

Первая распространенная ошибка – отсутствие прямого условия о беспроцентном характере займа. Если в договоре такого пункта нет, у организации могут возникнуть основания для начисления процентов, которые стороны первоначально не планировали.

Вторая ошибка связана с расчетом материальной выгоды. Бухгалтерия иногда использует текущую ключевую ставку Банка России, не учитывая правила сравнения ставок, установленные статьей 212 НК РФ.

Третья ошибка – определение материальной выгоды только при окончательном возврате займа. Налоговый кодекс предусматривает ежемесячное признание соответствующего дохода.

Пятая ошибка возникает при прощении долга. Организация оформляет прекращение обязательства, но не оценивает последствия по НДФЛ и страховым взносам.

Шестая ошибка – неправильное отражение займов в бухгалтерском учете.

Для учета предоставленных работникам займов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам». При перечислении денежных средств работнику делаются следующие проводки:

Дебет 73  Кредит 51

— выдан заем.

При возврате денежных средств:

Дебет 51  Кредит 73

— погашена задолженность.

При начислении процентов, признаваемых прочими доходами:

Дебет 73  Кредит 91-1

— начислены проценты по договору займа.

Для внутреннего контроля важно организовать регулярную сверку задолженности работников с условиями договоров, графиками погашения и данными бухгалтерского учета.

Практика предоставления займов сотрудникам затрагивает сразу несколько направлений работы организации: бухгалтерский учет, налогообложение, кадровое делопроизводство и внутренний контроль. Поэтому условия выдачи денежных средств следует согласовывать до заключения договора, а налоговые последствия рассчитывать на протяжении всего периода пользования займом.