Как компенсировать расходы на проезд родственникам работника?

Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/1/54394 от 25.06.2026

Многие работодатели оплачивают проезд к месту отдыха не только своим сотрудникам, но и членам их семей. В письме от 25.06.2026 № 03-03-06/1/54394 Минфин рассказал, от чего зависит порядок налогового учета таких затрат

Нормативная ловушка: иждивенцы и несеверяне

Пункт 7 статьи 255 НК РФ, на который ссылается Минфин, содержит формулировку, которую при беглом прочтении легко истолковать ограничительно. Законодатель упоминает в одной фразе три возможных вида расходов:

1.  Фактические расходы на проезд работников.
2.  Фактические расходы на проезд лиц, находящихся у работников на иждивении.
3.  Расходы на провоз багажа (специальная оговорка для организаций Крайнего Севера и приравненных местностей).

Нередко на практике возникает вопрос: не относится ли условие о «северных» территориях ко всем перечисленным расходам, включая проезд иждивенцев? Иными словами, могут ли организации, расположенные в средней полосе России, списать на расходы стоимость билетов для супругов и детей?

Минфин в комментируемом письме развеивает эти сомнения. Ведомство цитирует п. 7 ст. 255 НК РФ без каких-либо территориальных изъятий и делает однозначный вывод: расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно учитываются в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя. Привязка к Крайнему Северу касается исключительно расходов на провоз багажа.

Решающее слово - за работодателем

Фактически Минфин разрешает налогоплательщикам самостоятельно решать вопрос об обоснованности включения спорных сумм в налоговую базу. Однако только  при соблюдении одного условия: недостаточно просто издать приказ о выплате компенсации на проезд работника. Для целей налогового учета необходим действующий локальный нормативный акт (ЛНА) , который заранее (до наступления отпуска) устанавливает категории работников, имеющих право на такую компенсацию (стаж работы, должность и т.д.) Кроме того, этим актом должен быть четко определен круг лиц, признаваемых иждивенцами для целей данной выплаты (как правило, это несовершеннолетние дети, супруг(а) в декретном отпуске, совершеннолетние дети-студенты очной формы до определенного возраста, иные нетрудоспособные члены семьи, находящиеся на полном содержании работника).

В локальном документе должны быть также зафиксированы лимиты лимиты компенсации или вид транспорта (например, эконом-класс, плацкартный вагон, но не бизнес-джет или люкс), а также установлен перечень подтверждающих документов (билеты, посадочные талоны, чеки об оплате).

Наличие такого документа (коллективный договор, Положение об отпусках, Положение о компенсационных выплатах) предоставояет работодателю законную возможность  включить затраты в состав расходов на оплату труда на основании статьи 255 НК РФ.

Отличие от выплат «северянам»

Важно уточнить, что данное письмо касается общего порядка. Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, обязанность по оплате проезда к месту отдыха и обратно для работника и неработающих членов его семьи (включая багаж) установлена непосредственно Трудовым кодексом (ст. 325 ТК РФ). Там работодатель обязан это делать в силу закона, и расходы признаются экономически обоснованными по определению.

Для всех остальных организаций-работодателей такая выплата является правом, а не обязанностью. Реализовать это право без налоговых потерь можно только через заранее прописанный в ЛНА порядок.

Порядок признания расходов

Во-первых, нужно проверить формулировку в ЛНА. Текст должен явно указывать: «Работодатель компенсирует расходы на проезд к месту использования отпуска и обратно на территории РФ непосредственно работнику, а также лицам, находящимся у него на иждивении (указать конкретно — детям до 18 лет, супругу/супруге и т.д.)».

Во-вторых,  важно подтвердить статус иждивенца. Наличие родственных отношений (свидетельство о браке, о рождении) еще не доказывает иждивение. Для совершеннолетних членов семьи безопаснее приложить справки с места учебы, документы о доходах (либо их отсутствии), подтверждающие факт нахождения на содержании работника.

В-третьих, необходимо собрать все необходимые документы. Авансовый отчет должен сопровождаться не только маршрут-квитанциями, но и посадочными талонами (в том числе электронными) с отметками о перелете, либо иными документами, подтверждающими фактический выезд к месту отдыха.

В-четвертых, важно помнить, что  учет расходов возможен только при путешествиях на территории Российской Федерации. Если семья вылетела на курорт за рубеж, расходы на проезд до границы РФ, а также до зарубежного аэропорта не могут быть учтены в качестве уменьшающих размер налогооблагаемой прибыли в рамках данной нормы.