Как подтвердить налоговое резидентство работника?

Письмо Министерства финансов РФ №03-04-05/52692 от 19.06.2026

Удаленные работники нередко уезжают за границу, забывая поставить об этом в известность своих работодателей. Если они уехали ненадолго, это в целом ни на что не влияет. Но если поездка затянулась, работодателю лучше об этом знать, так как доходы работников-резидентов и работников-нерезидентов облагаются по совершенно разным налоговым ставкам. Ошибка в определении статуса работника («резидент/нерезидент») может повлечь за собой  серьезные последствия для работодателя. Расмотрим письмо Минфина от 19.06.2026 № 03-04-05/52692, в котором ведомство сообщает, какими именно документами может быть подтвержден налоговый статус работника

Как определяется налоговый статус?

В комментируемом письме чиновники сослались на п. 2 ст. 207 НК РФ, согласно которой в общем случае для признания физического лица налоговым резидентом Российской Федерации необходимо его фактическое присутствие на территории страны в течение не менее 183 календарных дней. Эти дни должны идти подряд, при этом за контрольный период может быть принят любой двенадцатимесячный временной отрезок. При исчислении указанного срока не учитывается выезд за границу, если он носил краткосрочный (до шести месяцев) характер и был обусловлен исключительно целями прохождения лечения или обучения. Аналогичный подход применяется к периодам выполнения трудовых или иных обязанностей, непосредственно связанных с работами или оказанием услуг на морских месторождениях углеводородного сырья. Такое отсутствие также не прерывает течение срока нахождения в Российской Федерации.

Финансисты акцентировали внимание на несколько моментов, которые на практике часто упускаются из виду.

Так, они указали, что 12 следующих подряд месяцев — это не календарный год. Для определения статуса на конкретную дату выплаты дохода бухгалтер обязан «оглянуться назад» ровно на год, независимо от того, захватывает ли этот интервал окончание одного налогового периода и начало другого.

Период нахождения в РФ не прерывается выездами за границу для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения. Подчеркивается именно «краткосрочность» этих целей: если обучение или лечение длятся более полугода, они прерывают отсчет 183 дней.

Стоит также учесть, что 183 дня исчисляются не периодами, а путем прямого арифметического сложения всех дней фактического присутствия на территории РФ.

Какими документами можно подтвердить налоговый статус?

Перечня документов, подтверждающих фактическое нахождение физических лиц в Российской Федерации и за пределами Российской Федерации, НК РФ не установлено. Фактическое нахождение может подтверждаться любыми документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

С одной стороны, то, что  Минфин не требует от работника исключительно отметок в загранпаспорте (которые в последние годы ставят далеко не все страны), довольно удобно. Но, с другой стороны, это удобство может превратиться в проблему, ведь это означает, что налоговому агенту  придется самостоятельно оценивать достаточность и достоверность представленных данных.

Перечислим примерные документы, которые косвенно могут подтверждать  статус резидента или нерезидента:

•  копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
•  табель учета рабочего времени (для не дистанционных работников);
•  чеки об оплате товаров и услуг в российских торговых точках;
•  данные геолокации по корпоративному оборудованию;
•  справки с места учебы детей;
•  посадочные талоны на самолет;
•  счета из зарубежных гостиниц;
•  отметки о регистрации по месту пребывания за границей;
•  договоры с иностранной клиникой о лечении;
•  медицинские справки с переводом.

Как налоговому агенту минимизировать риски?

Налоговый агент обязан проявить должную осмотрительность и собрать такой комплект косвенных доказательств, который в случае камеральной проверки убедит инспектора в правильности примененной ставки.

В связи с этим, работодателям можно дать несколько советов.

Во-первых, желательно издать локальный нормативный акт, в котором зафиксировать перечень документов, достаточных для подтверждения статуса. Например, указать, что базовым документом является табель учета рабочего времени, а при нахождении работника на удаленном доступе за границей — обязательство сотрудника ежемесячно присылать отчет о геолокации корпоративного устройства.

Во-вторых,  на каждую дату крупной выплаты (например, годовую премию) следует актуализировать расчет дней, запрашивая у сотрудника письменное подтверждение его статуса.

В-третьих, если компания начинает удерживать НДФЛ по ставке 30%, необходимо письменно уведомить сотрудника о причинах этого изменения.