В каких ситуациях учет расходов на оплату труда может вызвать затруднения у бухгалтеров

Расходы на оплату труда у некоторых компаний могут составлять наибольшую долю от всех расходов. И инспекция, как правило, тщательно анализирует эти расходы, выискивая те, которые могут попасть в их состав по ошибке. Разберем особенности учета расходов на оплату труда, которые чаще всего вызывают затруднения у бухгалтеров.

В Налоговом кодексе говорится, что в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам, предусмотренные законодательством, трудовыми или коллективными договорами (ст. 255 НК РФ). Однако применять эту формулировку в отрыве от других норм НК РФ, а именно статей 270 и 252, рискованно. То есть они не должны относиться к тем, которые не учитываются в налоговой базе по прибыли и должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Так, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ.

Читайте в бераторе:

• Какие расходы нельзя относить к расходам на оплату труда по статье 270 НК РФ

К примеру, из-за экономической необоснованности и в силу прямого запрета учесть в базе налога на прибыль единовременное вознаграждение, выплачиваемое работникам, уходящим на пенсию, нельзя (Письмо Минфина от 27 марта 2025 г. № 03-03-07/30420).

Начисления за сверхурочную работу

К расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся, в частности, начисления за сверхурочную работу, производимые в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Сверхурочная работа, выполненная работником, оплачивается:

• сверх заработной платы, которая начислена работнику за работу в пределах установленной для него продолжительности рабочего времени и составляет не менее МРОТ (без учета дополнительных выплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных);
• из расчета полуторной (за первые два часа) либо двойной (за последующие часы) тарифной ставки или оклада (должностного оклада) с начислением на одинарную тарифную ставку или одинарный оклад (должностной оклад) всех компенсационных и стимулирующих выплат, предусмотренных системой оплаты труда, включая доплату до МРОТ.

Порядок расчета доплаты за сверхурочную работу регулирует статья 152 ТК РФ: за первые два часа работы сверхурочно - не менее чем в полуторном размере, за последующие - не менее чем в двойном размере.

Сверхурочные в командировке

В период командировки за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок. Работодатель компенсирует сотруднику расходы на проезд и проживание, а также выплачивает средний заработок за все дни поездки по рабочему графику компании, включая время в пути и время вынужденных остановок.

Работа командированного сотрудника в выходные и праздничные дни оплачивается по ТК РФ, исходя из размера зарплаты сотрудника.

В письме Роструда от 6 декабря 2024 г. № ПГ/24134-6-1 высказана позиция об учете сверхурочной работы сотрудника в командировке.

Если сотрудник в командировке работал сверхурочно, то выплата должна быть обоснована письменным распоряжением (приказом) руководителя. Если официального привлечения к сверхурочной работе в период командировки не происходит, то оснований для оплаты нет. По устному распоряжению руководства сверхурочные за переработки в командировке не оплачиваются. А если выплата все-таки была, то нет оснований для учета этих выплат в расходах - они не могут считаться экономически обоснованными.

Читайте в бераторе:

• Заработная плата
• Доплаты за особые условия труда
• Надбавки
• Премии
• Чтобы премию не исключили из расхода
• Оплата питания работников
• Как учесть в расходах на оплату труда стоимость жилья
• Документальное оформление расходов на компенсацию ипотечных процентов
• Оплата вынужденного прогула

Оплата отпусков

Средний заработок, сохраняемый за работником на время отпуска, в налоговом учете относится к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Расходы на оплату труда учитываются ежемесячно исходя из фактически начисленных выплат (п. 4 ст. 272 НК РФ). При методе начисления расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Исходя из этого, в налоговом учете сумма начисленных отпускных должна списываться в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.

Такова постоянная позиция Минфина по вопросу учета отпускных в целях налога на прибыль. Но она относится к ситуации, когда организация на общей системе налогообложения не формирует резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ст. 324.1 НК РФ).

В этом случае к расходам на оплату труда относятся отчисления в резерв, а фактические расходы на выплату отпускных списываются за счет резерва.

Таким образом, расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли организаций двумя способами:

• в порядке, предусмотренном пунктом 4 статьи 272 НК РФ (пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период, а не в периоде выплаты отпускных;
• за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в порядке, предусмотренном статьей 324.1 НК РФ.

Читайте в бераторе:

• Резервы на оплату отпусков, выплату вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год
• Резерв на оплату отпусков
• Смета расходов по выплате отпускных
• Порядок расчета отчислений в резерв
• Инвентаризация отпускного резерва

Задолженность за неотработанный отпуск

Право на полный отпуск возникает у работника после шести месяцев работы в компании. считается, что такой отпуск предоставляется авансом. Но если компания оплатила работнику предоставленный авансом отпуск, а работник к моменту увольнения этот отпуск не отработал, у него возникает обязательство возместить работодателю суммы неотработанных отпускных. Возмещенная сумма отражается в составе внереализационных доходов.

Дважды выплаченную сумму счетной ошибкой не признают (Определение ВС РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Суды, как правило, не признают счетными также такие ошибки:

• при расчете не учтена ранее выплаченная сумма;
• в расчете использованы неверные исходные данные - не тот тариф, коэффициент, количество дней;
• в бухгалтерскую программу заложен неверный алгоритм расчета;
• неправильное применение норм законодательства и др.

Ошибку в платежке на перечисление зарплаты суд также не признал счетной (бухгалтер, копируя предыдущую платежку, не исправил сумму, и она оказалась с лишними нулями справа) (Определение Первого КСОЮ от 11 марта 2024 г. по делу № 88-9215/2024).

Читайте в бераторе:

• Дополнительные отпуска
• Оплата учебного отпуска и возмещение расходов на проезд к месту обучения

Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают при увольнении работника. Ее начисляют за все неиспользованные отпуска.

Компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель обязан выплатить работнику в день увольнения.

Если работник увольняется, а у работодателя перед ним имеется долг по зарплате, невыплаченные (начисленные) суммы должны быть учтены при расчете компенсации. Судьи Восьмого КСОЮ в определении от 19 марта 2024 г. № 88-5025/2024 пришли к такому выводу: средний заработок, полагающийся сотруднику, должен рассчитываться с учетом задолженности, которая имелась в расчетном периоде.

Приняты поправки к ТК РФ, которые обязывают работодателей выплачивать при увольнении компенсацию за неиспользованные дни отдыха за работу в выходные и праздники. Это значит, что суммы таких выплат можно учесть в расходах по налогу на прибыль (Федеральный закон от 30 сентября 2024 г. № 339-ФЗ).

Выплаты увольняемым работникам

Работники могут быть уволены в связи с сокращением численности или штата фирмы.

Указанные выплаты уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы (п. 9 ст. 255 НК РФ).

Выходное пособие за месяц рассчитывается по правилам, утвержденным постановлением Правительства от 24 апреля 2025 г. № 540.

Порядок расчета не зависит от того, в какой день уволился сотрудник. Дневной заработок нужно умножать на среднее количество рабочих дней в году. Праздничные дни в месяце после увольнения не учитываются.

Среднее количество рабочих дней, приходящихся на один месяц в 2026 г., равно 20,58 (247 дн. / 12).

Если рабочее время сотрудника учитывалось суммированным способом, берется другая величина – среднемесячное количество рабочих часов. Оно также определяется один раз в год: берется общее число рабочих часов в году по производственному календарю и делится на 12 месяцев.

В 2026 году среднемесячное число рабочих часов составляет 164,33 ч (1972 раб.ч : 12 мес.).

Средний дневной заработок для расчета выходного пособия определяется по фактически отработанным дням.

Другие виды выходных пособий нужно рассчитывать по старым правилам, они перенесены в новый документ из предыдущего постановления Правительства от 24 декабря 2007 г. № 922:

• определить средний дневной заработок;
• определить количество рабочих дней в месяце;
• перемножить средний дневной доход и количество рабочих дней.

Читайте в бераторе

• Выплаты среднего заработка новый порядок
• Когда выплачивают средний заработок
• Годовая премия в среднем заработке: нужно ли учитывать в расчете

В ряде случаях выплата выходного пособия работнику не полагается:

• при расторжении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания работника;
• при прекращении трудового договора вследствие нарушения установленных ТК РФ или иным федеральными законами правил его заключения, если нарушение допущено по вине работника;
• при увольнении работника, заключившего трудовой договор на срок до 2 месяцев.

Также законодательство не предусматривает выплату выходного пособия при расторжении трудового договора по собственному желанию работника.

Компенсацию при увольнении по соглашению сторон ТК РФ также отдельно не предусматривает. Заметим: но и не запрещает (ст. 178 ТК РФ, ст. 181.1 ТК РФ).

Читайте в бераторе:

• Выплаты при увольнении по соглашению сторон
• Трудовой кодекс об увольнении по соглашению сторон
• Налоговый учет выплат при увольнении по соглашению сторон
• Размеры выплат при увольнении по соглашению сторон
• Что делать на практике

Выплаты по гражданско-правовым договорам

Фирма может оплачивать работу сотрудников не только по трудовому, но и по гражданско-правовому договору.

Если работа по такому договору связана с производственной деятельностью фирмы, то выплаты по нему уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Гражданско-правовой договор заключают в соответствии с требованиями гражданского, а не трудового законодательства.

Такой договор может быть заключен:

• с сотрудником фирмы;
• с лицом, не состоящим с фирмой в трудовых отношениях.

При расчете налога на прибыль фирма вправе учесть в расходах выплаты самозанятым физлицам - плательщикам налога на профессиональный доход по заключенным с ними договорам подряда. Но не в составе расходов на оплату труда. Такие выплаты следует включить в состав прочих расходов (см. Письмо Минфина от 22 июля 2020 г. № 03-03-06/1/63730).

Читайте в бераторе:

• Как оформить с самозанятым договор
• Какой тип договора с самозанятым разрешен
• На какие работы и услуги нельзя привлечь самозанятых
• Что обязательно должно быть в договоре с самозанятым
• Что нельзя указывать в договоре с самозанятым
• Как проверить статус самозанятого
• Работодатель или заказчик: как ФНС проверит, кто вы для самозанятого

Оплата медуслуг для работников

В расходах по налогу на прибыль такие затраты можно учесть при одновременном соблюдении условий, предусмотренных НК РФ:

• расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и направлены на ведение деятельности, связанной с получением дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ);
• договор с медицинской организацией (имеющей лицензию на медицинскую деятельность) либо договор добровольного личного страхования со страховой организацией, предусматривающий оплату медуслуг (ДМС), должен быть заключен на срок не менее одного года (п. 16 ст. 255 НК РФ).

Читайте в бераторе:

• Страхование сотрудников
• При каких условиях расходы на ДМС уменьшают прибыль
• Как распределять платежи по договору ДМС

Одним из основных условий включения в расходы взносов, перечисленных страховой организации по договору ДМС работников, является срок, на который заключен указанный договор. Он должен быть не менее одного года.

Это имеет значение при изменении списка застрахованных.

Если при изменении списка застрахованных лиц не происходит изменения или прекращения действия этого договора, суммы страховых взносов, внесенные в рамках указанного договора, учитываются для целей налогообложения (письмо Минфина от 16 апреля 2025 г. № 03-15-06/38070).

В случае расторжения договора ДМС до истечения года взносы, ранее признанные в составе расходов, подлежат включению в доходы для целей налогообложения прибыли на дату расторжения договора (письмо Минфина от 13 мая 2025 г. № 03-15-06/46643).

Читайте в бераторе:

• Диспансеризация и медосмотры
• Расходы на медосмотры
• Расходы на диспансеризацию