Компания переплатила отпускные. Как вернуть средства?

С началом сезона отпусков возрастают риски начислить работнику сумму отпускных в большем размере, чем положено. Редакция «Практической бухгалтерии» совместно с экспертами бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера» рассказали, какие действия работодателя могут привести к переплате суммы отпускных и что делать компании, если работнику было перечислено больше, чем нужно.

Правила выплаты отпускных

Напомним о порядке действий работодателя по выплате работнику отпускных.

Организация должна выплатить средства не позднее чем за три дня до начала периода отдыха работника. Роструд в письме от 06.06.2018 № TЗ/3464-6-1 напомнил о правилах определения трех дней. Для работодателя это имеет важное значение, так как при неточном расчете дней предприятие может допустить нарушение.

Далее в ведомстве указали, что исходя из системного толкования норм Трудового кодекса сроки для перечисления отпускных рассчитываются в календарных днях. «Таким образом, в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни (часть третья статьи 14 ТК РФ). При этом необходимо учитывать, что в соответствии с частью 8 статьи 136 ТК РФ при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня», – указал далее Роструд. В ведомстве уточнили, что работодатель может перечислить средства в более ранний срок.

Может возникнуть вопрос: когда нужно перечислить средства, если работник уходит в отпуск в понедельник? Ответ на вопрос дал Минтруд России в письме от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157. В этом случае, следует из разъяснений ведомства, выплатить отпускные компании нужно не позднее четверга предшествующей недели.

Читайте также: «Аванс по зарплате. Три ошибки, приводящие к штрафам и доначислениям »

Когда возможна переплата отпускных?

Далее рассмотрим несколько ситуаций, когда работодатель может перечислить бо́льшую сумму отпускных.

Возникновение переплаты из-за предоставления отпуска авансом. Напомним, трудовое законодательство в общем случае закрепляет право работника на получение ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней. Уйти в отпуск сотрудник может спустя полгода после начала работы. Статьей 122 ТК РФ закреплена возможность предоставить специалисту период отдыха и раньше названных сроков. Вот тут и возможно возникновение переплаты: если компания предоставила специалисту отпуск авансом, а работник позднее принимает решение расторгнуть трудовой договор, то у специалиста возникает долг перед работодателем, ведь отпускные сотруднику выплачены.

Арифметическая ошибка. Следующая причина появления переплаты – ошибка счетного характера. Работодатель может перечислить сотруднику бо́льшую сумму отпускных из-за неправильных математических действий. Обратите внимание: если компания перечислила бо́льшую сумму отпускных работнику и позднее обращается в суд с требованием вернуть переплату, то фирме нужно будет доказать факт совершения счетной ошибки.

Программный сбой. И, наконец, последний тип ошибок – программный сбой. Если сумма отпускных была перечислена работнику в большем размере из-за неправильной работы ПО и компания позднее обратится в суд для истребования излишка, то в этом случае предприятию также необходимо доказать, что фирма отправила работнику больше средств, чем нужно, из-за нарушения работы ПО.

Читайте также: «Работник не может уйти в отпуск по графику. Как изменятся даты отдыха?»

Как вернуть сумму переплаты?

Далее расскажем о способах возврата переплаты отпускных. Первое, о чем нужно сказать – добровольный возврат долга. Если сотрудник согласен вернуть средства, компании нужно получить от него письменное заявление. В документе специалист соглашается вернуть сумму переплаты отпускных путем удержания денег из текущей заработной платы. После получения от сотрудника документа руководитель предприятия подписывает приказ об удержании задолженности работника из его заработной платы. В приказе необходимо уточнить месяц, начиная с которого компания может удерживать средства из дохода.

Может возникнуть вопрос в части налогообложения суммы долга. В случае если работник соглашается на удержание из его дохода суммы долга, взаиморасчетов по НДФЛ делать не нужно, так как компания возвращает средства, из которых налог уже удержан.

Позднее, при возврате отпускных бухгалтеру компании нужно сторнировать проводку по начислению налога и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете. Проводка по начислению НДФЛ с отпускных тоже сторнируется. В результате появится переплата, ее можно вернуть на счет или же зачесть при будущих налоговых платежах. Конечно, переплата появится не только по налогу на доходы физических лиц, но и по страховым взносам. Компании нужно учесть за текущий период корректировки по начислению взносов, а образовавшуюся переплату отрегулировать дальнейшими платежами.

Вернемся к порядку удержания средств. Фирме нужно быть внимательной! Так, удержания за использованный отпуск «заранее» нельзя произвести, если специалист увольняется по причине отказа от перевода на другую работу по медицинскому заключению, в случае ликвидации работодателя, сокращения штатов, смены собственника общества, в случае призыва работника на военную службу или направления его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу, восстановления на работе специалиста, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда, в случае признания работника полностью неспособным к трудовой деятельности по медицинскому заключению, в связи со смертью работника или с наступлением чрезвычайной ситуации.

Если работник откажется добровольно вернуть средства, то компания может принять решение обратиться в суд. Однако выиграть такой спор работодателю будет непросто. Арбитры нередко ссылаются на Определение Верховного суда РФ от 05.02.2018 № 59-КГ17-19.

В частности, в названном Определении указано, помимо прочего, следующее: «<…> действующее законодательство не содержит оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель при увольнении работника при расчете не смог произвести удержание из причитающихся работнику сумм за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности этих сумм. Данная правовая позиция отражена в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2013 года, утвержденном Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 5 февраля 2014 г. (вопрос 5)».

Позднее Минтруд России в письме от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784, отвечая на вопрос о возможности удержания у работника сумм отпускных за период отдыха, который специалисту был предоставлен авансом, указал со ссылкой на названное выше Определение ВС РФ следующее: «Если удержать излишне выплаченную сумму отпускных при увольнении не представляется возможным, то работник может ее возместить в добровольном порядке. Для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке нет оснований. Это подтверждается определением Верховного Суда Российской Федерации от 14 марта 2014 № 19-КГ13-18».

В заключение уточним порядок действий работодателя, если он примет решение простить долг работнику. С точки зрения компании это, возможно, наиболее удобный выход из подобной ситуации, ведь корректировать данные учета нужно в минимальном объеме, а сам работодатель не понесет дополнительных расходов в виде оплаты услуг юристов при рассмотрении спора в суде или уплаты пошлин.

При принятии решения о прощении долга проводку по начислению отпускных компании необходимо будет сторнировать, а сумму переплаченных отпускных исключить из налоговых расходов. Дебетовое сальдо на счету 70 останется до момента списания. Что же касается НДФЛ и страховых взносов, то с ними компании не нужно производить дополнительных действий, ведь данные начисления будут обоснованы.

И последнее: если долг работника возник из-за перерасхода отпуска, то нужно будет сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить средства из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 останется до момента списания.