Нумерация трудовых договоров: правила и рекомендации

Требования к нумерации трудовых договоров

Нумерация рабочих контрактов не является обязательным требованием Трудового кодекса. Но одновременно с этим нужно помнить, что такой, казалось бы, незначительный элемент составления документов играет важную роль в организации всего кадрового документооборота.

Не так давно Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 разъяснил, нужно ли начинать нумерацию заново с началом нового года. Изучим разъяснения ведомства, а также ответим на вопрос: какие правила нумерации рабочих контрактов применяются на практике, что будет, если не ставить номера документов совсем, и как зафиксировать выбранный порядок.

Как принято нумеровать трудовые договоры?

Трудовой кодекс, как мы уже сказали, не обязывает работодателей нумеровать трудовые договоры. Но многие компании делают это в целях упрощения и систематизации документооборота. В зависимости от структуры организации могут использоваться разные системы нумерации.

Можно выделить три основных подхода к нумерации.

1 подход. Непрерывная нумерация. В данном случае номера контрактов идут по порядку с момента регистрации первого контракта в компании. Далее нумерация продолжается независимо от календарного года.

2 подход. Ежегодная нумерация с обнулением. В этом случае предприятия в начале каждого года начинают счет заключенных трудовых договоров заново. Такой вариант удобен для компаний с большим количеством рабочих контрактов. В этом случае нумерация может выглядеть так: № 001/2025, данный код будет означать, что этот договор – первый в 2025 году.

3 подход. Комбинированная нумерация. В этом случае используется сочетание года заключения и порядкового номера. Например, номер контракта может быть «2025-015», где 2025 – год заключения, а 015 – порядковый номер контракта в этом году. Такой подход удобен тем, что в ситуации, когда нужно быстро определить, в каком году был заключен конкретный договор, сделать это можно буквально за несколько минут.

4 подход. Нумерация по подразделениям. В данном случае, если организация крупная, а, как правило, такой подход используют именно большие компании, можно добавлять код подразделения, например, договор с номером «2025/01-009» будет значить, что подписан контракт в 2025 году, код «01» отсыпает к номеру определенного структурного подразделения предприятия, и номер «009» указывает на порядковый номер договора, подписанным этим подразделением.

5 подход. Нумерация по категориям работников. В данном случае номер договора может выглядеть так: «ПР-001/2025», что значит «производственный персонал», или «ОФ-001/2025», то есть контракт для офисных сотрудников.

Какой способ выбрать?

Выбор подхода зависит от размеров компании и количества договоров, которые подписываются. Малому бизнесу подойдет непрерывная нумерация, а крупным компаниям удобнее использовать комбинированный подход с учетом года или подразделения.

Что будет, если не нумеровать трудовые договоры?

Важно понимать, что если трудовые договоры не имеют номера, это нарушением законодательства не является. В ТК РФ нет требования в обязательном порядке присваивать номера всем рабочим контрактам.

Нужно помнить, что отсутствие нумерации может вызвать проблемы с учетом документов и поиском конкретных договоров в случае необходимости.

Как зафиксировать порядок нумерации?

Чтобы избежать путаницы, порядок нумерации нужно закрепить в локальном нормативном акте. Какие документы нужно оформить? Сам локальный акт. Это может быть «Положение о порядке оформления трудовых договоров», в котором должен быть раздел «Нумерация трудовых договоров».

Этот раздел может включать в себя:

• описание выбранной системы нумерации;
• формат номера в качестве образца, например, «2025-001»;
• порядок регистрации договоров.

Остановимся на порядке регистрации новых рабочих контрактов чуть дольше. Правильным решением будет вести Журнал регистрации трудовых договоров. Законодательство не обязывает предприятие заполнять данный документ, вести его или нет – решает компания. Впрочем, отказ от журнала будет скорее ошибкой. Ведь кроме того, что в журнале указывается вся информация о подписанном трудовом договоре, такая как номер, дата, Ф. И. О. сотрудника, срок действия контракта, в нем можно отмечать и подписанные дополнительные соглашения с работником. Таким образом, Журнал регистрации трудовых договоров значительно облегчает работу кадровой службы или бухгалтерии предприятия.

Вернемся к ЛНА организации. Утвердить документ можно приказом руководителя, если такой порядок предусмотрен в компании.

«Сбрасывать» ли нумерацию с начала года?

Роструд указал, что обязанности начинать нумерацию заново в законодательстве нет. Работодатель может самостоятельно решать, как вести учет подписанных бизнесом и работником трудовых договоров.

Продолжение нумерации позволяет исключить повторение номеров. Но, опять же, и в этом случае вы можете столкнуться со сложностями: если людей в компании работает много, бизнес расширяется, то через несколько лет при линейной нумерации порядковые номера рабочих контрактов могут стать слишком длинными.

Резюмируем: закон не обязывает работодателей нумеровать трудовые договоры, но это удобный инструмент учета. Лучшие практики: использовать годовую или комбинированную нумерацию. Важно закрепить выбранный порядок нумерации в локальном акте и вести журнал регистрации договоров. Начинать нумерацию заново с нового года необязательно, это выбор работодателя.