Счет-фактура 2024 года: построчное описание

Счет-фактура — важнейший документ, который необходим для обеих сторон торговых сделок. По общему правилу в обязанности плательщиков НДС входит выставление счетов-фактур, так как она служит основанием для вычета НДС. Именно поэтому очень важно, чтобы данный документ был правильно оформлен. Применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное.

ФНС России Приказом № 970@ от 19.12.2023 утвердили новый формат счета-фактуры. Приказ вступил в силу 09.02.2024, но до 01.04.2025 налогоплательщики вправе применять новые электронные форматы одновременно с устаревшими.

В новую форму счет-фактуры были внесены две поправки:

1. Необходимо указывать стоимость прослеживаемого товара. Данные о стоимости нужно указывать не только при реализации прослеживаемого товара отдельно, но и продаже его в составе комплектов и наборов.
2. Счет-фактуру с реквизитами прослеживаемости надо выставлять при передаче прослеживаемого товара в рамках выполненных работ.

Кто, когда и как составляет счет-фактуру

Счет - фактура составляется поставщиком по мере отгрузки товаров на имя покупателя. По общему правилу составлять счета-фактуры должны все плательщики НДС по облагаемым операциям (п. 3 ст. 169 НК РФ).

Кто должен составлять счета-фактуры. Таблица

Кто выставляет	Организации и предприниматели (плательщики НДС, согласно п.3 ст. 169 НК РФ): продавец, поставщик, исполнитель, подрядчик. Также, те, кто получил освобождение на основании ст. 145 или 145.1 НК РФ. Исключение: предприниматели на УСН.
В каких случаях выставляется	Для подтверждения отгрузки (отпуска) товара покупателю, оказание ему услуг, производство (сдача) работ. Для обоснованно принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению (п.1 и п. 2 ст. 169 НК РФ).
В какой срок выставляется	Оформляется и выставляется любой датой, в пределах 5 суток со дня отгрузки товара, сдачи работ или же поступления аванса (п.3 ст. 168 НК РФ).
Авансовая счет-фактура	Выставляется при получении предоплаты, задатка, частичного платежа (фиксирует получение денежных средств).
Корректировочная счет-фактура	Выставляется для отражения реальных изменений в условиях сделки. Изменения вносятся только по добровольному согласию двух сторон (изменения в одностороннем порядке – недопустимо).
Срок хранения счетов-фактур	Пять лет, как для бумажных, так и для электронных форм (ст. 317 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина от 05.02.21 № 14н).

Правила оформления счет-фактуры

Счет-фактура содержит информацию о наименовании, реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, работ, цене, стоимости, ставке, сумме НДС и прочие показатели. 

Общие правила составления счетов-фактур. Таблица

По какой форме представляется счет-фактура	Организация может оформить счет-фактуру: на бумажном на бланке; в электронном формате (утв. Приказом ФНС от 19.12.18 № ММВ-7-15/820@; в комбинированном формате, то есть часть документа заполнить «от руки», часть - на компьютере.
Что не допускается при оформлении счет-фактуры	Исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, применение факсимиле, указание отрицательных числовых значений.
Какими чернилами заполнять	Черного, фиолетового или синего цвета.
Как вносить значения текстовых, числовых и кодовых показателей	Слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах ставится прочерк. Если счет-фактура заполняется при помощи программного обеспечения (1С), значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу.
Какой шрифт использовать	При заполнении на компьютере: Для шапки (реквизитов) – Times New Roman; Для товарной номенклатуры – Verdana.
Какими буквами заполнять текстовые поля	Заглавными, строчными печатными.
Что ставить, если какой-либо показатель отсутствует	Во всех знакоместах соответствующего поля ставится прочерк.
Как заполнить счет-фактуру, если необходимая информация не умещается на одной странице	Заполняется необходимое количество страниц.
Нужно ли заверять счет-фактуру	Оттиск печати не является необходимым атрибутом.
Кто вправе подписывать счет-фактуру?	Руководитель компании, главный бухгалтер и иные уполномоченные лица (п. 6 с т. 169 НК РФ). Электронная форма подписывается УКЭП.

Как правильно заполнять счета-фактуры

Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Но с учетом нововведений 2024 года.

С 1 апреля 2024 года вы вправе:

• указывать в дополнительных строках и графах счета-фактуры дополнительную информацию при условии сохранения формы счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137;
• включить форму счета-фактуры в форму документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), при условии сохранения формы ‎счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства 26.12.2011 № 1137.

Изменения приняты и в части универсального передаточного документа (УПД). Кроме номера и даты счета-фактуры в строке 5а «Документ об отгрузке № п/п__ №__ от __» нужно указывать номер и дату отгрузочного документа.

По старому порядку в строке 5а указывают реквизиты (номер и дату составления) документа об отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре. Если эти номера совпадают, то в строке 5а нужно будет указать «тот же», а номер и дату не заполнять.

Если счет-фактура один, а отгрузочных документов несколько, можно будет указать в строке 5а порядковые номера строк счета-фактуры, соответствующие каждому из документов об отгрузке.

Описание строк счета-фактуры. Таблица.

Номер графы	Что указывать		Содержание
Часть 1: Реквизиты
Строка 1		Порядковый номер счета-фактуры. Дата составления документа. Порядковый номер исправлений, при необходимости. Дата исправления.
Строка 1а		Не заполняется, если это первичная счет-фактура
Строка 2		Продавец	Полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. Если продавцом является ИП, нужно указать его фамилию, имя и отчество. Слова «Индивидуальный предприниматель» или аббревиатуру «ИП» писать не нужно.
Строка 2а		Адрес	Нужно указывать адрес юридического лица, указанный в ЕГРЮЛ, или место жительства индивидуального предпринимателя, указанное в ЕГРИП.
Строка 2б		ИНН продавца	Заполняется и организациями, и предпринимателями. Комиссионеры (агенты), которые приобретают товары от своего имени, указывают здесь ИНН и КПП продавца.
		КПП продавца	Заполняется только организациями.
Строка 3		Грузоотправитель, адрес	Полное или сокращенное наименование компании или ИП, отправившего груз в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель являются одним и тем же лицом, вносится запись «он же». Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, указывается почтовый адрес грузоотправителя.
Строка 4		Грузополучатель, адрес	Полное или сокращенное наименование компании или ИП, получающих груз в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. Эту строку можно заполнять на основании аналогичного показателя товарной накладной.
Строка 5		Номер и дата платежного поручения	Строка 5 заполняется, если фирма получила аванс в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав). Здесь указываются номер и дата составления платежного поручения или кассового чека, которыми оформлено поступление аванса. При безденежных формах расчета в этой строке ставят прочерк.
Строка 5а		Документ об отгрузке	Реквизиты накладной на отгрузку товаров, на основании которой составлен счет-фактура. Наименование отгрузочного документа (накладная, акт и пр.) указывать не нужно. Если счет-фактура выставляется в составе УПД (счет-фактура плюс первичный документ), то в строке 5а счета-фактуры не нужно дублировать данные первичного документа, которые и так имеются в УПД.
Строка 6		Покупатель	Название компании, ФИО покупателя, ИП в соответствии с учредительными документами покупателя. В строке 6 можно написать просто Ф.И.О физлица, без указания его статуса как ИП. Если все остальные реквизиты указаны верно, с таким счетом-фактурой не должно быть проблем при оформлении вычета.
Строка 6а		Адрес	Адрес местонахождения компании покупателя: так же как указано в учредительных документах покупателя.
Строка 6б		ИНН покупателя	Заполняется как организациями, так и предпринимателями.
		КПП покупателя	Заполняется только организациями.
Строка 7		Валюта	Укажите наименование валюты, в которой составляется счет-фактура. Код российского рубля – 643. Можно указать только одно наименование валюты.
Строка 8		Идентификатор государственного контракта	Заполняется, если для сделки использовались денежные средства из федерального бюджета, бюджетных инвестиций и взносов в уставный капитал.
Часть 2: Табличная часть
Столбец 1		Порядковый номер записи товаров (работ, услуг, имущественного права)	Последовательность записей должна соответствовать последовательности документов на отгрузку, которые перечислены в строке 5а счета-фактуры.
Столбец 1б		Код вида товара	Заполняют организации, вывозящим товары за пределы РФ в страны ЕАЭС. Код вида товара нужно указывать в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. При отсутствии данных в графе «Код вида товара» ставится прочерк.
Столбец 2, 2а		Единица измерения (код, условное обозначение)	Заполняются на основании Общероссийского классификатора единиц измерения. В графе 2 проставляется код единицы измерения, а в графе 2а - соответствующее ему условное обозначение. При отсутствии показателей в графах 2 и 2а ставится прочерк.
Столбец 3		Количество (объем)	Указывается количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав. При отсутствии показателей в графе 3 ставится прочерк.
Столбец 4		Цена (тариф) за единицу измерения	Указывается цена за единицу товара без НДС. При применении государственных регулируемых цен, включающих в себя НДС, этот показатель заполняется с учетом налога. При отсутствии показателей в графе 4 ставится прочерк. Стоимостные значения счета-фактуры, включая столбцы 5, 8 и 9, указывают с учетом рублей и копеек.
Столбец 5		Стоимость товаров (работ, услуг) без НДС	Общая стоимость без налога. Если стоимость товара и, соответственно, сумма НДС указаны неверно (в том числе с арифметическими и техническими ошибками) либо их показатели отсутствуют, вычет по такому счету-фактуре не предоставляется.
Столбец 6		В том числе сумма акциза	Если это счет-фактура на подакцизные товары -указывается сумма акциза.  В ином случае пишем просто: «без акциза».
Столбец 7		Налоговая ставка	Указывается налоговая ставка. Если товар или услуга не облагаются налогом, пишем: «без НДС».
Столбец 8		Сумма налога	Указывается сумма НДС или пишется: «без НДС».
Столбец 9		Стоимость товаров (работ, услуг) с НДС	Общая стоимость всего количества поставляемой продукции, услуг с налогом.
Столбец 10, 10а		Страна происхождения товара (код, краткое наименование)	Заполняется, если страной происхождения товаров, услуг, работ которых не является Россия.
Столбец 11		Регистрационный номер таможенной декларации, номер партии товара, подлежащего прослеживаемости	Здесь приводятся регистрационный номер ДТ, а в отношении прослеживаемых товаров указывают регистрационный номер партии товара - РНПТ.
Столбец 12, 12а		Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости (код, условное обозначение)	Столбцы 12, 12а и 13 заполняют только по операциям с прослеживаемыми товарами. Проставлять нужно код и условное обозначение единицы измерения прослеживаемых товаров  по Общероссийскому классификатору единиц измерения.
Столбец 13		Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости	Укажите количество прослеживаемого товара, в отношении которого составлен счет-фактура. Количество подсчитывают в тех же единицах изменения, которые указаны в графах 12 и 12а.
Столбец 14		Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС	Стоимость товара прослеживаемого товара без налога.

В каких случаях счет-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами (счетом на оплату, накладными и т.п.). 

• Сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• Предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• Предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, ЕСХН, имеют патент);
• Юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• Планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Какие ошибки в счетах-фактурах не препятствуют вычету НДС

В письме от 30 мая 2013 года № 03-07-09/19826 Минфин России напомнил, какие ошибки в счете-фактуре не являются основанием для отказа в вычете НДС, выделенного в этом документе. Это ошибки, не препятствующие инспекторам в ходе налоговой проверки идентифицировать (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ):

• продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• их стоимость;
• налоговую ставку;
• сумму НДС, предъявляемую покупателю.

Значит, если в счете-фактуре стоимость приобретенного товара и, соответственно, сумма НДС указаны неверно (в том числе с арифметическими и техническими ошибками) либо их показатели отсутствуют, то вычет по такому счету-фактуре не предоставляется.

Свою позицию Минфин России подтвердил в письмах от 19 апреля 2017 года № 03-07-09/23491 от 18 сентября 2014 года № 03-07-09/46708.

Ответственность для компании, которая не выставила счет-фактуру 

Если продавец не выставил в течение 5 календарных дней счет-фактуру, его ждет штраф. Размер штрафа зависит от количества кварталов, в течение которых не было документа. 

Период	Штраф (руб.)	Основание
Один квартал	10 000 рублей	п. 1 ст. 120 НК РФ
Два квартала	30 000 рублей	п. 2 ст. 120 НК РФ

Если отсутствие счетов-фактур привело к занижению налоговой базы по НДС, количество кварталов значения не имеет. Компанию оштрафуют на сумму в размере 20% от суммы неуплаченного НДС, но не менее 40 000 рублей по п. 3 ст. 120 НК РФ.