Нужно ли сообщать работнику о начале отпуска, если до этого его ознакомили с графиком?

Письмо Федеральной службы по труду и занятости №ТЗ/3416-6-1 от 21.05.2026

Роструд России в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1 дал ответ на вопрос, который часто возникает у работодателей про уведомление об отпуске. Достаточно ли ознакомить работника под подпись с утвержденным графиком отпусков, чтобы считать его надлежащим образом извещенным о дате начала отпуска? Или все-таки требуется отдельное уведомление за две недели до каждого отпуска?

Что «говорит» Трудовой кодекс?

В соответствии со статьей 114 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Статья 123 ТК РФ устанавливает следующие правила.

1. Часть первая: очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ.

2. Часть вторая: график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

3. Часть третья: о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Таким образом, Трудовой кодекс прямо устанавливает две самостоятельные обязанности работодателя в части организации отпусков:

• утвердить график отпусков и ознакомить с ним работников;

• известить каждого работника о начале его отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Эти обязанности не являются взаимозаменяемыми.

Что разъясняет Роструд?

В своем письме Роструд прямо указал: ознакомление работника с графиком отпусков под подпись не освобождает работодателя от обязанности уведомить работника о начале отпуска за две недели до его начала.

Это логично. Рассмотрим, почему?

1. График отпусков утверждается один раз на весь календарный год. Он определяет общую очередность, но не заменяет персонального извещения каждого работника перед конкретным отпуском. За время, прошедшее с момента утверждения графика (а это может быть более года), работник может забыть даты, могут измениться его планы или обстоятельства.

2. Ч. 3 ст. 123 ТК РФ требует именно «извещения под роспись». Эта процедура предполагает, что работник непосредственно перед отпуском (за две недели) подтверждает своей подписью, что ему известно о дате его начала. Подпись в графике отпусков, поставленная в конце предыдущего года, не может считаться таким извещением.

Таким образом, отдельное уведомление об отпуске за две недели обязательно.

Что будет, если не уведомить работника?

Часть вторая статьи 124 ТК РФ устанавливает важную гарантию для работников:

«Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником».

Это означает, что в случае нарушения двухнедельного срока уведомления работник:

1. вправе потребовать переноса отпуска на другой срок (и работодатель обязан удовлетворить это требование);

2. даже если работник не заявляет о переносе и идет в отпуск, работодатель может быть привлечён к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф).

Таким образом, несоблюдение процедуры уведомления создает для работодателя как финансовые риски (штрафы), так и организационные проблемы (необходимость переноса отпуска в самый последний момент).

Какими способами можно уведомить работника об отпуске?

Поскольку форма уведомления законодательно не установлена, работодатель вправе использовать любой способ, позволяющий подтвердить факт извещения работника и дату этого извещения.

Наиболее распространенные способы:

В любом случае уведомление должно содержать подпись работника, подтверждающую, что он извещен о дате начала отпуска. Простое уведомление (без подписи) не является доказательством надлежащего извещения.

Поэтому во избежание споров и претензий со стороны контролирующих органов рекомендуется:

• разработать внутреннюю форму уведомления о начале отпуска;

• утвердить порядок вручения уведомлений в локальном нормативном акте;

• обеспечить своевременное (не позднее чем за 14 календарных дней) вручение уведомления каждому работнику перед каждым отпуском.

Образец формы уведомления:

Особые случаи: что еще нужно учесть работодателю?

На практике возникают особые случаи.

1. Если отпуск переносится на другой срок по инициативе работника или работодателя, обязанность уведомить работника о новой дате начала отпуска за две недели сохраняется.

Если отпуск сдвигается на несколько дней или неделю, то повторное уведомление не требуется. Если же перенос длительный (например, на месяц) – нужно оформить новое уведомление по общим правилам (за 14 дней до новой даты).

2. Если работник идет в отпуск вне графика (например, по заявлению), то работодатель также обязан уведомить его о дате начала отпуска. В этом случае двухнедельный срок исчисляется с даты согласования заявления.

Как могут оштрафовать?

За нарушение порядка уведомления о начале отпуска (в том числе за отсутствие уведомления или нарушение двухнедельного срока) работодатель может быть привлечен к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: