Особенности отражения в РСВ командировочных и выплат работникам с разъездным характером работы

Письмо Министерства финансов РФ №03-15-05/83773 от 27.08.2025

Минфин России в письме от 27.08.2025 г. № 03-15-05/83773 разъяснил, как в РСВ нужно отражать суммы командировочных и расходов, возмещаемых работникам с разъездным характером работы.

Необлагаемые страховыми взносами выплаты: нужно ли отражать в РСВ?

Перечень доходов, которые не облагают страховыми взносами, приведен в статье 422 Налогового кодекса.

В РСВ необлагаемые суммы (больничный, материальная помощь, командировочные и т.д.) попадают в Подраздел 1 раздела 1, а именно:

• строка 030 – сумма выплат и иных вознаграждений, в том числе и необлагаемые выплаты.

• строка 040 – сумма необлагаемых выплат.

Также они попадут в раздел 3 подраздела 3.2 по строке 140. Здесь отражают сумму выплат, в том числе необлагаемые.

Минфин России в комментируемом письме отмечает, что расходы организации на командировки работников (возмещаемые работнику или оплачиваемые непосредственно самим работодателем), а также суммы суточных и компенсация расходов работникам, имеющим разъездной характер работ, не подлежат обложению страховыми взносами с учетом положений статьи 422 НК РФ.

Соответственно, такие выплаты по поездкам должны попасть в данные строки. 

Командировочные выплаты в РСВ

Перечень командировочных расходов, не облагаемых страховыми взносами, установлен пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса. К ним относятся:

• суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах: не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России, и не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки;

• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

• сборы за услуги аэропортов;

• комиссионные сборы;

• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа;

• расходы по найму жилого помещения;

• расходы по оплате услуг связи;

• расходы по получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта;

• расходы на получение виз;

• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Перечисленные расходы не облагаются страховыми взносами, если работник подтвердил их документально и оформлен авансовый отчет по командировке. Если же расходы не подтверждены, то данные выплаты облагаются страховым взносами в общем порядке.

В Расчете по страховым взносам отражают все выплаты в пользу работников, включенные в объект обложения страховых взносов, в том числе суммы в виде оплаты организацией вышеперечисленных расходов на командировки работников. 

Форма РСВ, а также порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 29.09.2022 г. № ЕД-7-11/878@.

Так, в подразделе 1 раздела 1 командировочные должны быть отражены:

• по строке 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 420 Налогового кодекса Российской Федерации»;

• по строке 040 «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 422 Налогового кодекса Российской Федерации».

База для исчисления страховых взносов (это строка 050) формируется как разница соответствующих строк (030 - 040) подраздела 1 раздела 1 РСВ.

Кроме того, командировочные выплаты попадают в раздел 3 РСВ по конкретным работникам, включенные в объект обложения страховых взносов. 

Суммы в виде оплаты организацией расходов на командировки работника отражаются в разделе 3 в графе 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений» подраздела 3.2.1 (Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица).

По строке 150 «База для исчисления страховых взносов в пределах предельной величины» подраздела 3.2.1 отражается база по данному работнику. Это разница суммы выплат и в графе 140 подраздела 3.2.1, и суммы расходов на командировку данного работника.

Как отражать в РСВ компенсацию за разъездной характер работы

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Значит, компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому страховыми взносами она не облагается на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. Исключение у суточных, так как у них необлагаемые лимиты.

База для исчисления страховых взносов определяется как сумма всех выплат и иных вознаграждений в пользу работника за минусом сумм, перечисленных в статье 422 Налогового кодекса.

Поэтому даже если данная компенсация не облагается страховыми взносами, она должна быть отражена в РСВ.

Как уже указано выше, в РСВ необлагаемые суммы попадают в Подраздел 1 раздела 1:

• строка 030 – сумма выплат и иных вознаграждений, в том числе и необлагаемые выплаты.

• строка 040 – сумма необлагаемых выплат.

Также их нужно отразить в разделе 3 подраздела 3.2 по строке 140. Здесь отражают сумму выплат, в том числе необлагаемые.

Cуточные работников с разъездной работой в РСВ

С 2024 года суточные для работников с разъездной работой не облагаются страховыми взносами в установленном лимите. Соответственно, при заполнении РСВ в необлагаемые суммы суточные попадают не полном размере.

Так, с 1 января 2024 года не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами доходы в виде суточных или полевого довольствия работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в размере установленного лимита (п.1 ст. 217, п. 1 ст. 422 НК РФ).

Изменения коснулись налогообложения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточных (ст. 168.1 ТК РФ).

Суммы лимитов:

• 700 руб. в день – при выполнении работы (нахождении в пути) на территории РФ;

• 3 500 руб. в день – за границей (до 2025 года - 2 500 руб.).

С сумм суточных, превышающих указанные размеры, необходимо начислять страховые взносы.

Суммы суточных сверх норм, выплачиваемые работникам при разъездном характере работы (работе в пути), нужно включить в базу по взносам в день начисления этих суточных.

Так, в РСВ суточные «разъездного» работника попадают в Подраздел 1 раздела 1:

• в строку 030 – вся выплаченная сумма суточных;

• в строку 040 – 700 руб. (3500 – если иностранная поездка)

Также их нужно отразить в разделе 3 подраздела 3.2 по строке 140. Здесь также нужно отразить всю сумму суточных. В строках 150 – 170 базу по взносам и сумму исчисленных страховых взносов.

Например, в организации Положением о разъездном характере работ утвержден размер суточных – 2000 рублей в день. 700 руб. освобождается от НДФЛ и страховых взносов, а 1300 руб. облагается зарплатными налогами. В Подразделе 1 раздела 1 отразить нужно так:

• строка 030 – 2000 руб.

• строка 040 – 700 руб.

• строка 050 (база для начисления взносов) – 1300 руб.

• строка 060 (суммы исчисленных взносов) – 390 руб. (1300 руб. х 30%).

Таким образом, суммы командировочных расходов (стоимость проездных билетов, проживания), возмещаемые работнику или уплачиваемые непосредственно самой организацией-работодателем, а также суммы расходов (на топливо, проживание, суточные), возмещаемые работникам, имеющим разъездной характер работ, должны отражаться в строках 030 и 040 подраздела 1 раздела 1 Расчета, а также по строке графы 140 подраздела 3.2.1 в разделе 3 «Персонифицированных сведений о застрахованных лицах» РСВ.