Как влияет специфика расчетов топливными картами на бухгалтерский и налоговый учет расходов на ГСМ
Топливная карта – это платежный инструмент для оплаты ГСМ. Он применяется вместо расчетов подотчетными наличными средствами, но также служит для контроля расходов на ГСМ. Учет топливных карт, как бухгалтерский, так и налоговый, имеет определенные особенности, о которых нужно помнить, чтобы не допускать ошибок.
Как используется топливная карта
При помощи топливной карты оплачивают топливо на АЗС конкретного поставщика. При этом она прикрепляется к юрлицу и марке автомобиля.
На работника организации - водителя автомобиля топливная карта не оформляется.
В зависимости от условий договора с эмитентом (организацией, выпустившей карту) топливные карты бывают:
- литровые, которые выдаются на определенный объем топлива в литрах;
- денежные, которые оформляются на определенный лимит стоимости ГСМ.
Схема использования карты такова.
При заправке водитель предъявляет карту на АЗС, входящей в сеть обслуживания.
Деньги или объем топлива списываются с баланса карты в пределах установленных лимитов.
Информация о виде и объеме топлива, стоимости, времени и месте заправки, автоматически фиксируется и отображается в личном кабинете пользователя.
Между датой заправки ТС и поступлением в бухгалтерию подтверждающих документов образуется временной разрыв. Заправка транспортных средств осуществляется практически каждый день, а отчеты об операциях по топливным картам поступают от поставщика в последний день месяца.
Отчет поставщика формируется на основании информации с терминалов АЗС. В документах указывается объем реально приобретенных литров ГСМ. Поставщик направляет фирме, оформившей карту:
- отчет об операциях;
- счет-фактуру;
- накладную;
- акт сверки взаиморасчетов.
Получение топливной карты в бухгалтерском учете
Топливную карту компания может получить от оператора бесплатно или за плату.
В случаях, когда карта получена бесплатно или выдана за плату на срок более 12 месяцев, полученные карты нужно учесть на забалансовом счете (п. 8 ФСБУ 5/2019).
Если за выпуск карт предусмотрена оплата, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются при выдаче карт водителям (подп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019).
До их выдачи водителям карты можно учесть на счете 10-6 «Прочие материалы».
В бухучете покупка топливной карты отражается следующими проводками:
Дебет 10-6 Кредит 60
- отражена стоимость топливной карты;
Дебет 19 Кредит 60
- отражен НДС, предъявленный поставщиком;
Дебет 68 Кредит 19
- принят к вычету предъявленный НДС;
Дебет 60 Кредит 51
- перечислена плата за топливные карты;
Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-6
- стоимость топливных карт списана на затраты.
На счетах бухучета выдача водителю и возврат им топливной карты не показывается.
Читайте в бераторе:
Оплата топлива
Само топливо учитывается на счете 10-3. Учет производится на основании накладной и отчета поставщика.
Суммы, зачисленные на карту, являются предоплатой за топливо. К расходам они не относятся, а учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 и отражаются проводкой:
Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
– перечислена поставщику оплата за топливо.
Покупатель, перечисливший предоплату продавцу, вправе принять к вычету НДС, не дожидаясь реализации. Но для этого должны быть выполнены определенные условия.
Движение ГСМ отражается следующими типовыми проводками:
Дебет 10-3 Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным»
- принято к учету топливо, приобретенное по карте (без НДС);
Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3
- учтена в составе расходов стоимость фактически израсходованного на служебные поездки топлива (на основании путевых листов);
Дебет 19 Кредит 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным»
- учтен НДС за покупку топлива (на основании счета-фактуры поставщика);
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принят к вычету НДС по оприходованному топливу.
Чаще всего в бухучете топливных карт бывают такие ошибки:
- выдачу карты сотруднику отражают на счете 71;
- топливные карты не отражают на забалансовом счете.
Операции с топливными картами в налоговом учете
Если оператор выдал топливную карту безвозмездно, дохода у компании не возникает, поскольку ее получение не связано с получением экономической выгоды (ст. 41 НК РФ).
Если карта выдана за плату, то ее стоимость учитывается в полной сумме, но уже в составе затрат по мере ввода в эксплуатацию, то есть при передаче водителю (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).
При приобретении топлива по картам ГСМ учетными документами являются:
- акт взаиморасчетов;
- товарная накладная;
- отчет об операциях.
Все они оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода (как правило, месяца). Поэтому затраты на ГСМ, приобретенного по топливным картам, не признаются для целей налогового учета:
- ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки топлива;
- ни в момент отгрузки топлива покупателю в топливный бак и списания с топливных карт его количества и стоимости продажи.
Заправка топлива в бак машины на основании чека терминала АЗС только подтверждает факт приобретения материальных ценностей, но не подтверждает факт использования топлива на конкретном автомобиле в служебных целях. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист.
Расходы на топливо, приобретенное по топливной карте, отражаются в налоговом учете при принятии к учету путевого листа. Их можно признать или в составе материальных расходов, или в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией как затраты на содержание служебного транспорта (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Читайте в бераторе:
Подписка на платные рассылки от экспертов бератора
4 200 рублей / 1 месяц
