В каких случаях можно учесть расходы на питание в командировочных расходах

Есть несколько тонких моментов, которые могут стать спорными, в учете расходов на питание сотрудника, находящегося в командировке, когда он предъявляет счет из гостиницы, в котором упомянуто питание.

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

Нормы и правила возмещения командировочных расходов – суточных, оплаты проживания, проезда и провоза багажа – организация устанавливает в своем локальном нормативном акте, например в Положении о командировках.

К примеру, если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, фирма вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Когда же стоимость завтрака выделена отдельной строкой, списать ее в налоговом учете нельзя. Ведь расходы на питание возмещаются за счет суточных. Дополнительную оплату завтрака налоговики сочтут необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Такой подход поддерживается и судами (Постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18).

А вот это опасный момент. Как быть, когда стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но в счете указано, что сумма включает питание?

Учитывать в расходах всю сумму за проживание опасно, поскольку стоимость завтрака не выделена. Чтобы избежать споров, нужно попросить гостиницу переоформить счет: или не делать запись о том, что стоимость питания включена, или выделить стоимость питания отдельной строкой.