Невозвращенный остаток по подотчетным суммам облагается страховыми взносами

Минфин России в письме от 30 апреля 2025 г. № 03-15-06/44169 разъяснил, что невозвращенный остаток по подотчетным суммам облагается страховыми взносами, если работодатель решил не удерживать его из зарплаты.

Денежные суммы, выданные работникам организации в подотчет, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы.

Для этого работник - подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем организации, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если отчета с документами нет, то вся сумма подотчета будет налогооблагаемым доходом работника!

Минфин России в письме от 30 апреля 2025 г. № 03-15-06/44169 отметил следующее.

Если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено и отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет) организации, а также работодателем принято решение не удерживать у работника упомянутые средства из заработной платы, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений.

Значит, такие суммы подотчетных средств облагаются страховыми взносами и НДФЛ в общем порядке.

Детали по теме:

Основание для выдачи денег под отчет

Как выдать деньги под отчет

Лимит подотчетных сумм

Сроки выдачи подотчетных сумм

Авансовый отчет подотчетного лица

НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Ошибки при выдаче подотчетных сумм