Как выдать деньги работнику под отчет
Последний раз обновлено:
Подотчетные суммы выдают сотрудникам для конкретных целей. В большинстве случаев на покупку товаров, материалов для организации; на оплату расходов в командировке или на проведение представительских мероприятий. Чтобы эти расходы бухгалтерия могла учесть в налоговой базе по прибыли, сначала бухгалтеру нужно правильно оформить документы на выданные средства, а затем получить авансовый отчет и подтверждающие документы. Имейте в виду, что эти расходы понятны и просты для налоговиков. Они часто их проверяют и почти всегда находят мелкие ошибки в оформлении документов, которые позволяют им «снять» расходы.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетные лица – работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Подотчетными лицами могут быть:
- работники организации (включая руководителя), с которыми заключены трудовые договоры;
- физические лица, привлекаемые к выполнению определенной работы на основании договора гражданско-правового характера.
Руководитель может издать приказ об утверждении списка работников, которые могут получать денежные средства под отчет. Это поможет бухгалтеру контролировать тех сотрудников, которые обязаны оформлять заявления на подотчет и представлять отчетные документы. Такой перечень работников лучше не отражать в Положении о расчетах с подотчетными лицами или учетной политике, чтобы можно было быстро его изменить.
Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:
Основание для выдачи денег под отчет
Основанием для выдачи средств под отчет может быть:
- либо заявление работника;
- либо приказ о выдачи подотчетных сумм.
Лучше составить приказ руководителя организации. Тогда заявление работника необязательно.
Средние и крупные компании принимают свой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок расчетов с подотчетными лицами. Это может Положение о расчетах с подотчетными лицами. Но это не обязательно.
Вот образец приказа.
|
Обратите внимание: Указанием Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У (дата вступления в силу - 18 августа 2017 г.) отменено требование, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.
|
Как выдать деньги под отчет
Деньги в подотчет могут быть выданы наличными через кассу, перечислены на банковский счет работника или на корпоративную карту компании.
Выдача наличными через кассу
Организации или ИП могут выдать наличные деньги напрямую из кассы.
При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2).
Перечисление подточенных сумм на банковскую карту сотрудника
Подотчетные суммы работникам можно перевести на зарплатную карту или другую личную карту, которую он укажет в заявлении.
В платежном поручении в поле «Назначение платежа» лучше указать цель перевода денег. Например:
- «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов»;
- «Перечисление средств под отчет на командировочные расходы».
Выдача корпоративной карты
Для расходования подотчетных сумм работнику можно выдать корпоративную карту. Ее разрешено использовать для оплаты подотчетных операций.
Порядок оформления корпоративных карт определен в Положении ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».
Корпоративные карты бывают разные: дебетовые или кредитные, именные, рублевые или валютные.
Чтобы работник смог использовать корпоративную карту, на сотрудника оформите доверенность на распоряжение ею.
Обратите внимание, если корпоративная карта именная, например, оформлена на директора, то отчитываться по ней будет только он. Директор может передать карту другому сотруднику, но расходы по авансовому отчету другого сотрудника, инспекторы могут не зачесть.
Лимит подотчетных сумм
Установленных лимитов для подотчетных лиц нет.
Но подотчетное лицо действует от имени организации, поэтому работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными. Это 100 000 руб. по одному договору. Это установлено указанием Банка России от 9 декабря 2019 г. № 5348-У.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Читайте ситуацию Типовые ситуации по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Сроки выдачи подотчетных сумм
Законодательством не определены точные сроки, которые нужно соблюдать при выдаче денег по отчет. То есть не установлено, за сколько дней нужно выдавать деньги.
Поэтому работодатель может сам установить в локальном акте, например, в Положении о расчетах с подотчетными суммами:
- сроки для выдачи подотчетных сумм работодателем, т.е. за сколько дней выдавать деньги работнику;
- на какой срок выдавать те или иные подотчетные суммы;
- в какой срок бухгалтер должен проверить отчет подотчетного лица.
Авансовый отчет подотчетного лица
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в установленный работодателем срок (с приложением документов, подтверждающих расходы). Подтвердить расходы могут:
- кассовые и товарные чеки;
- электронные чеки;
- товарные накладные;
- приходные кассовые ордера;
- транспортные документы (проездные билеты, талоны).
По командировочным расходам сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
По другим подотчетам можно установить более длительный период.
Но устанавливать слишком долгий срок, например, более месяца, не выгодно. Ведь документы по подотчетным суммам служат основанием для вычета НДС и признания расходов по прибыли.
Читайте ситуации
Как оформить авансовый отчет, смотрите ситуацию «Авансовый отчет».
НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм
Денежные суммы, выданные работникам организации в подотчет, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет.
Поэтому если работник не отчитался по подотчетным суммам, т.е. не представил авансовый отчет, то выданные средства считаются его налогооблагаемым доходом.
Так, организация, выдавшая работнику под отчет суммы, должна начислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы в следующих случаях:
- неправильно выданы под отчет денежные средства: нет распорядительного документа, соответствующего приказа или заявления работника;
- при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование организацией ТМЦ. То есть когда нет чеков, товарных накладных, приходных кассовых ордеров и т.д.
При проверке налоговые инспекторы доначислят налоги, пени и штрафы, если не будет подтверждающих документов. И суд в таком случае не поможет. Судьи поддерживают инспекторов и обязывают доплатить налоги. Например, позиция в постановлениях Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08, от 5 марта 2013 г. № 14376/12 и № 13510/12, определении Верховного суда РФ от 11 февраля 2021 г. № 307-ЭС20-23792, постановлении Арбитражного суда Дальневосточного округа от 2 февраля 2024 г. № Ф03-6183/2023 по делу № А73-4045/2023.
Читайте также ситуации:
Страховые взносы с денежных средств, выданных под отчет работнику
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Организация вправе принять свой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, Положение о расчетах с подотчетными лицами.
В нем можно отразить:
- способы выдачи подотчетных сумм;
- сроки выдачи, возврата подотчета, сдачи авансового отчета, его утверждения;
- применяемые документы для расчета с подотчетными лицами, порядок их хранения.
Выдача денежных средств
В Положении о расчетах с подотчетными лицами можно установить право работника получать денежные суммы:
- на корпоративную карту организации;
- на личные банковские карты сотрудника;
- наличными денежными средствами.
Пункт можно прописать так:
Денежные средства под отчет работникам организации выдаются в наличной или безналичной форме. В безналичной форме путем перечисления на корпоративную карту организации или личную карту работника. Способ выдачи подотчетных средств указывается в заявлении работника.
Если в организации нет Положения о расчетах с подотчетными лицами, данные пункты можно включить в учетную политику.
Использование карт третьих лиц
В локальном документе лучше предусмотреть и такую ситуацию, когда подотчетное лицо использует для оплаты какой-либо операции банковскую карту другого человека.
В таком случае от подотчетного лица нужно запросить объяснительную записку, где он должен описать, почему оплата была произведена не с его карты. Можно приложить согласие держателя карты.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами
|
Ошибки при выдаче подотчетных сумм
При оформлении и выдаче подотчетных сумм ошибки встречаются очень часто. Некоторые из них мы привели в таблице ниже. Возьмите их себе на заметку, проверьте наличие в компании нужных документов. Это поможет избежать споров с налоговиками.
|
№ |
Вид ошибки |
Решение |
|
1 |
Нет распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм или заявления работника |
Составьте приказ, либо получите заявление от работника |
|
2 |
Нет регламента выдачи по безналичному подотчету |
Способы выдачи подотчетных сумм пропишите в Учетной политике или составьте отдельное Положение о расчетах с подотчетными суммами |
|
3 |
В расходных документах не расшифровано содержание покупки |
Проверяйте чеки, накладные и др., которые получаете от подотчетников. В документах должны быть все обязательные реквизиты. Содержание операции должны быть расписано, единица измерения и сумма - указаны. Нельзя принимать к учету чеки, в которых не видны реквизиты. Например, когда чек выцвел или поврежден. Чтобы работники сдавали вам правильные документы, составьте им памятку о том, как должны быть оформлены оправдательные документы. |
|
4 |
Расходы оплачены банковской картой третьего лица |
В регламенте по расчетам с подотчетными лицами либо в учетной политике организации, либо в Положении лучше предусмотреть ситуацию, когда подотчетное лицо использует для оплаты какой-либо операции банковскую карту другого человека.
Если работник расплатился чужой картой, в него нужно взять объяснительную записку. В ней он должен описать, почему оплата была произведена не с его карты.
Дополнительно можно попросить расписку от третьего лица о том, что деньги ему работник вернул и претензий он не имеет. |
|
5 |
Нарушен срок сдачи авансового отчета |
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в установленный работодателем срок. Отмечайте в своем рабочем календаре даты, когда подотчетники должны вам сдавать отчеты. При выдаче работнику денег под отчет, сообщайте дату, когда он должен сдать Авансовый отчет. Вы можете сразу на момент выдачи денег или подписания заявления, выдавать подотчетникам бланк авансового очета и указывать не нем дату сдачи. Если дисциплина в компании не на высоком уровне, напоминайте о сроках по электронной почте, месенджеру, телефонов. |
|
6 |
Авансовый отчет составлен с ошибками |
Не принимайте неправильно оформленные документы. Требуйте от работник переписать отчет и заменить неграмотно составленные подтверждающие документы. |
|
7 |
Превышен лимит расчетов наличными |
Контролируйте лимит расчетов наличными. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному договору, не должны превышать 100 000 руб. |
ПАМЯТКА работнику, который получил деньги под отчет
|
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!
Связаться с нами