Чтобы «электронный» договор не стал приговором

Пытаясь упростить себе жизнь посредством заключения хозяйственных договоров по электронной почте, многие компании достигают прямо противоположного эффекта. Да еще и добавляют работы судам. Пересылают не то, заверяют не так. В результате вместо ожидаемого «ускорения» - саботаж контрагентов и длительные тяжбы. Надеемся, что рекомендации юриста Сергея Кобзева позволят всего этого избежать.

Для начала изложу несколько важных тезисов, а потом раскрою их более подробно. Во-первых, при заключении договора по «электронке» лучше использовать квалифицированную подпись, которая признается полным аналогом собственноручной подписи (при этом нужно помнить, что в электронной форме нельзя заключить договоры, требующие нотариального удостоверения или госрегистрации). Подписание договоров простой и неквалифицированной электронными подписями менее желательно, но такие документы все равно имеют большую юридическую и доказательную силу, чем обычный обмен скан-копиями.

Порядок заключения договоров по «электронке» можно согласовать как в отдельном соглашении, так и в текущем хозяйственном договоре. Важно, чтобы договор, содержащий условие об электронном обмене (договор первого уровня), действовал к моменту заключения в электронном виде договора так называемого второго уровня. Если стороны перед обменом подлинниками предварительно обмениваются сканами договоров, об этом лучше упомянуть в договоре.

Сообщение надо направлять на почту, указанную на сайте компании или в реквизитах ранее заключенного договора. К сообщению надо приложить сканы подписанного договора и доверенности (если договор подписал не директор). Доказать отправку сообщения могут распечатка электронной почты, позволяющая определить отправителя, получателя и дату отправки. Не лишним будет нотариальный протокол осмотра электронного ящика.

Различие между договоренностью, достигнутой по «электронке», и фактическим исполнением не говорит о незаключенности договора. Заинтересованная сторона имеет право настаивать на полном исполнении.

Договор о договорных отношениях

Договор может быть заключен путем обмена документами, удостоверенными простой или неквалифицированной подписями, если стороны заранее согласовали такой порядок взаимодействия. Также можно согласовать обмен обычными электронными документами в формате «.doc» или «.pdf» по конкретным электронным адресам, либо использование «облачных» каналов передачи информации.

Чтобы установить порядок заключения договоров посредством обмена электронными сообщениями, не подписанными квалифицированными подписями, стороны должны заключить соответствующее соглашение – договор первого уровня. Он должен быть подписан в бумажном варианте, а последующие соглашения (второго уровня) можно будет заключать с помощью электронного обмена.

Необязательно подписывать отдельный договор об электронном обмене. Соответствующие положения можно включить и в обычное соглашение. Например, в договоре подряда можно указать, что все остальные сделки стороны могут заключить путем обмена электронными сообщениями. Главное, чтобы этот договор (первого уровня), действовал к моменту заключения договора в электронном виде (договора второго уровня).

Если же договор, содержащий положения об электронном обмене, необходимо расторгнуть, то в соглашении о расторжении можно указать, что условие о порядке заключения договоров сохраняет силу.

Иногда стороны не заключают договор первого уровня и просто договариваются обменяться экземплярами договоров сначала по электронной почте, а потом на бумаге. Такой порядок взаимодействия лучше отразить в договоре. Например, можно использовать следующую формулировку: «Стороны признают юридическую силу направленных по электронной почте сканированных копий экземпляров настоящего договора до момента обмена подлинниками данных экземпляров».

Некоторые сложности могут возникнуть при заключении многосторонних договоров, когда сторонами являются не два, а большее количество участников. В этом случае удобнее всего сразу указать в рассылке все адреса, чем рассылать каждой стороне отдельное письмо. При использовании последнего варианта может возникнуть необходимость доказывать идентичность всех отправленных сообщений.

Судебная практика

Часто стороны не подписывают соглашение квалифицированной электронной подписью, заранее не согласовывают порядок электронного взаимодействия, а достигают договоренностей в ходе обычной электронной переписки. Признать подобное соглашение заключенным тоже можно. Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 по делу № А47-7950/2011).

Гражданский кодекс РФ приравнивает обмен электронными документами к письменной форме договора (п. 2 ст. 434). Но есть одно условие – сообщения должны передаваться по каналам связи, позволяющим достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Судебная практика выработала ряд признаков, подтверждающих, что переписка на самом деле велась с контрагентом:

• указание в договоре электронных адресов сторон;

• использование корпоративной электронной почты (в т.ч. указанной на сайте компании);

• взаимное направление сканов договоров с подписями и печатями;

• приложение к сообщениям сканов доверенностей.

Свидетельствовать о заключении договора по электронной почте может не только обмен сканами, но и переписка о соблюдении договорных отношений (Определение ВС РФ от 03.08.2017 по делу № А51-2996/2016).

Доказательством заключения договора может стать даже скан уведомления о его расторжении (Постановление АС Московского округа от 05.10.2016 по делу № А40-160239/2015). Но в каждом конкретном случае необходимо находить доказательства того, что письмо было направлено надлежащему адресату.

Суд не признает наличие договорных отношений, если переписка велась с неуполномоченным лицом (Постановление АС Северо-Западного округа от 05.12.2016 по делу № А56-8103/2016).

Проблемы в суде возникнут, если стороны обменивались сканами договоров, не подписанных руководством или не скрепленных печатью (Постановления АС Северо-Кавказского округа от 18.01.2018 по делу № А32-41814/2016,АС Западно-Сибирского округа от 24.06.2016 по делу № А67-7236/2015).

Что касается доказательств отправки, то таковым может быть признана распечатка электронной почты с информацией о том, что компания подтверждает заключение договора на конкретных согласованных условиях (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.07.2015 по делу № А32-19429/2014).

Впрочем, иногда суды не доверяют распечаткам и назначают (с согласия сторон) экспертизу (Определение АС Московской области от 29.09.2009 по делу № А41-17774/09).

Также серьезный вес имеет такое доказательство, как протокол осмотра почты, составленный нотариусом (Постановление АС Дальневосточного округа от 27.03.2017 по делу № А51-2996/2016). Он составляется в соответствии ст. 103 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1). Там сказано, что в порядке обеспечения доказательств нотариус может производить осмотр письменных и вещественных доказательств.

И еще один момент: внесенную заранее сумму предоплаты нельзя считать окончательной ценой договора. Условие о цене товара не является существенным. Следовательно, нельзя говорить о том, что самим фактом оплаты стороны согласовали цену товара. В данном случае оплата подтверждает только наличие договорных отношений, а не согласованные условия. В пользу заключенности соглашения будет свидетельствовать совпадение информации в «платежке» (выставление которой будет фактическим исполнением) и в скан-копии договора (Определение ВС РФ от 19.09.2017 № 78-КГ-17-56). То есть исполнение обязательств, даже частичное, подтверждает наличие отношений, детали которых можно узнать из электронной переписки.