Когда гендир – «растратчик»

Директор тратит деньги компании без отчетов и каких-либо документов. Почему так происходит, объяснять не нужно: руководитель считает, что деньги фирмы – это его деньги, а бухучет – это проблема главбуха. Разберемся, как быть специалисту учета.

Одна из самых распространенных ситуаций – когда директор снимает деньги с корпоративной карты либо оплачивает ею материалы и услуги, необходимые компании. Например, покупает хозяйственные принадлежности, материалы для производства, оплачивает юридические консультации и так далее.

Вот несколько типичных ситуаций, описанных нашими читателями: «Добрый день. У нашего директора есть корпоративная карта компании. Он покупает по карте мыло, туалетную бумагу, моющие средства и компьютерные запчасти. Иногда директор снимает деньги и покупает товары за наличные на рынке. Как подтверждать эти расходы? (из группы “Бухгалтерия.ру” в социальной сети “ВКонтакте”)».

И еще один пример: «Добрый день. ООО на ОСН, директор покупает за наличные материалы для производства. Обязательно ли должны быть выписаны товарные чеки, которые он приносит, на организацию? Или они могут быть выписаны и на руководителя как на физлицо?»

И в том, и в другом случае за деньги нужно отчитываться. Одной банковской выписки по карте недостаточно, чтобы потраченные суммы учесть в расходах. Когда сотрудник снял деньги через банкомат или купил что-то по карте, деньги считаются выданными ему под отчет. За расходование средств нужно отчитаться, то есть представить бухгалтеру авансовый отчет с оправдательными документами: накладными, билетами, счетами гостиниц, чеками банкоматов и т. д.

Чек из банкомата сам по себе целевое расходование средств не подтверждает, а лишь фиксирует выдачу денег под отчет. Тем не менее, если работник пользуется картой и снимает деньги из банкомата, чеки нужны. Аналогичная ситуация и в случае оплаты работником услуг через банкомат, например, сотовой связи – чек тоже нужно распечатать и передать в бухгалтерию.

Выписка из банка по расходованию денег с корпоративной карты тоже лишней не будет. Но сама по себе она всего лишь подтверждает расходование средств и мало чем поможет бухгалтеру в части оправдания расходов. Поэтому чаще всего выписка нужна бухгалтеру, чтобы проконтролировать общую сумму расхода по карте, не более того. Каждый расход, который будет учтен при расчете налога на прибыль, должен быть подтвержден первичными документами, которые прилагаются к авансовому отчету. Любому покупателю, который расплачивается корпоративной картой, продавец обязан выдать кассовый чек в соответствии со статьями 1.1 и 1.2 Закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ.

Если продавец работает без ККТ, выдает только товарные чеки, такой документ, оформленный на имя физлица-директора, тоже можно провести через авансовый отчет.

Если есть первичка, выданные деньги оформляются под отчет, а списываются на основании авансового отчета. Само собой, платить НДФЛ и страховые взносы с выданных сумм не придется.

Когда директор сам отказывается составлять авансовый отчет, это становится головной болью бухгалтера. В жизни, к сожалению, бухгалтеры часто сами «подбирают» чеки на нужные суммы. Альтернативный вариант: израсходованную директором сумму отразить как выданную премию и начислить налоги и взносы. Но вряд ли это понравится руководителю. Лучше всего обговорить эту ситуацию заранее и попросить его собирать чеки.

НДС по кассовому чеку

Имейте в виду, НДС к вычету по товарным чекам не принимают. Для вычета налога вы обязательно должны иметь счет-фактуру от продавца. Если его нет, то не учитывайте сумму НДС в расходах при налогообложении прибыли.

Если вы не будете принимать НДС к вычету по кассовому чеку, не учитывайте эту сумму в расходах при налогообложении прибыли. Такова позиция Минфина России, изложенная в письме ведомства от 13 августа 2018 года № 03-07-11/57127. Ведь отсутствие счета-фактуры не входит в число случаев, когда предъявленный продавцом НДС можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль в соответствии с пунктом 1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

В бухгалтерском учете не принятую к вычету сумму НДС включите:

• в фактическую себестоимость материалов, товаров и тому подобных ценностей, если приобрели МПЗ;

• расходы по обычным видам деятельности, если приобретенные работы или услуги связаны с обычными видами деятельности компании;

• прочие расходы, если приобретенные работы или услуги не связаны с обычными видами деятельности.

Перевод между счетами

Еще один пример из жизни: «Директор иногда переводит с расчетного счета деньги на свою карту и покупает продукты, хозяйственные и канцелярские товары для фирмы. Как отразить в учете списание денег с расчетного счета?»

Перевод денег со счета фирмы на карту директора – это, как и предыдущая ситуация, классический вариант работы с подотчетниками. Только способ получения денежных средств – безналичный. За деньги, которые фирма перевела на карту директора, он должен отчитаться. На основании кассовых чеков руководитель составляет авансовый отчет, который сам же и утверждает.

Поэтому, если чеков нет, бухгалтер может попросить директора найти эти чеки, «подобрать» чеки на нужную сумму самостоятельно или «подвесить» эту ситуацию на некоторое время. А затем пообщаться с руководителем и выяснить его позицию по этому вопросу.

В любом случае, если первички по произведенным расходам не будет, вам придется эту сумму оформить как заем со всеми вытекающими последствиями или как доход работника с начислением НДФЛ и взносов.

При наличии чеков вы можете списать деньги на хознужды либо представительские расходы. Помните, что по представительским расходам нужно подготовить ряд документов, которые обоснуют эти расходы.

На личные нужды

Когда директор тратит деньги на личные цели, все потраченные им суммы могут быть оформлены как заем или как доход. В случае с займом нужно составить договор и, если он беспроцентный, можно начислять минимальный процент исходя из ставки ЦБ РФ. Через какое-то время заем можно списать, но придется заплатить НДФЛ. Если деньги провести как доход работника, нужно заплатить и страховые взносы, и НДФЛ.

Природа таких трат может быть разной: «ООО на УСН 15%. Директор платит алименты на ребенка своей бывшей жене. Делается это так: деньги просто переводим с расчетного счета фирмы на карту жене без каких-либо оснований. НДФЛ и страховые взносы с этой суммы не уплачиваются. Как это все оформить?»

Перевод денег с расчетного счета фирмы родственникам директора – распространенная ситуация. Это может быть перевод не только жене, но и родителям, и детям. В любом случае со всех денег должен быть уплачен как минимум НДФЛ.

С алиментов НДФЛ не взимается. Но только в том случае, когда алименты платит должник, а не фирма. То есть фирма платит зарплату, с которой удерживается НДФЛ и платятся взносы. А вот уже с той суммы, которая перечисляется в качестве алиментов, налоги не платятся.

Бухгалтерия может переводить алименты за счет своего работника кому угодно. Но оформить это нужно заявлением сотрудника на перечисление денег конкретному лицу.