.

К СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ добавляют новый отчет

До недавнего времени сообщения о скором переводе трудовых книжек в электронный формат радовали работодателей (а как же, ведь сократятся времязатраты и документооборот!) и настораживали работников (а вдруг техника сбой даст и данные потеряются?). Все изменилось, когда выяснилось, что «электронизация» обернется для компаний новой дополнительной отчетностью в ПФР – «в довесок» к СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. 

То, что «переформатирование» трудовых книжек, по крайней мере на первом этапе, не сократит, а добавит головной боли компаниям, людям сведущим было ясно давно. Электронная трудовая книжка будет представлять собой базу данных о трудовой деятельности гражданина. Эта база будет формироваться за счет данных о работнике. Задача работодателя – в установленные сроки сдавать всю информацию в ПФР. Еще год назад в Минтруде России осторожно высказывались, что введение электронных трудовых книжек «несколько увеличит» объем данных, которые работодатель ежемесячно представляет в ПФР: «Это будут небольшие дополнения, добавятся некоторые "поля"». Самое время прояснить, что это за дополнения и насколько они небольшие.

Актуально

Итак, Минтруд России разработал законопроект, который вносит поправки в порядок персонифицированного учета. Из него видно, что «небольшие дополнения» - это, по сути, еще один отчет, который будут формировать работодатели.

Что изменится

Раздел «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица» станет составной частью индивидуального лицевого счета. В этом разделе будут отражаться сведения о приеме на работу, переводе на другую работу с указанием должности, специальности, профессии, квалификации, об увольнении с указанием оснований прекращения трудового договора.

В новом разделе ИЛС будут отражаться следующие сведения:

1) место работы:

  • наименование страхователя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;

  • регномер страхователя;

2) выполняемая работа и периоды работы:

сведения о приеме на работу или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);

  • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);

  • сведения о переводах на другую работу;

  • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;

  • данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления указанных в настоящем подпункте трудовых отношений.

Сроки и формат

Представлять все эти данные в ПФР работодатели будут с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. Такой график сдачи новой отчетности будет действовать один год, до конца 2020-го.

С 1 января 2021 года представлять такие сведения нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для представления указанных сведений.

Формировать вышеназванные сведения необходимо будет в форме электронного документа. Для этого страхователи могут пользоваться своей бухгалтерской программой или применять электронные сервисы, предоставляемые на безвозмездной основе Пенсионным фондом.

Таким образом, даже для мелких компаний и индивидуальных предпринимателей бумажного варианта сдачи этого отчета не предусмотрено. Все будут сдавать сведения исключительно в электронном виде.

Цена вопроса

Никаких расходов бизнес не понесет, уверены в Минтруде России (дополнительная нагрузка на бухгалтера-кадровика как бы не в счет). В пояснительной записке отмечается, что законопроект не содержит положений, вводящих избыточные административные и иные ограничения и обязанности для субъектов предпринимательской деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской деятельности.

Ожидается, что работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением трудовой книжки в электронном виде, по следующим основаниям:

  • кадровые документы в организациях и так уже формируются в какой-то программе (например, 1С), а значит сформировать там необходимые данные не составит труда;

  • никаких принципиально новых сведений формировать будет не нужно. Все то же самое сейчас указывается при заполнении трудовой книжки. Из нового — уточняется только перечень данных об образовании и квалификации работников;

  • работодатели имеют опыт представления данных в электронном виде в ПФР начиная с 2002 года.

А вот определенных вложений со стороны федерального бюджета предлагаемые поправки потребуют. На внедрение этой системы в 2019 году просят зарезервировать 76,5 миллиона рублей, в 2020 году - 83,2 миллиона рублей, с 2021 года ежегодно - 122,7 миллиона рублей.

Обратите внимание

Общий объем затрат на необходимые для достижения заявленных целей регулирования организационно-технические, методологические, информационные и иные мероприятия составит 159,7 миллиона рублей в 2019-2020 годах и 122,7 миллиона рублей в последующий период ежегодно. Как видим, не копейки. Можно предположить, что компенсировать государству вышеприведенные затраты придется бизнесу. Тем или иным образом.

Взять, к примеру, санкции. За ненадлежащее исполнение обязанности по передаче сведений о трудовой деятельности страхователь (его должностное лицо) несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства.

Наказывать за такие нарушения уполномочен Роструд. Но как трудинспекторы узнают о нарушении? Им об этом сообщит ПФР в электронной форме посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Добавим, что статья 5.27 КоАП будет дополнена частью 8, согласно которой с 2021 года нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности работника в информационную систему ПФР либо представление данных сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет предупреждение должностных лиц.

За семью паролями

Разговоры о необходимости перехода на «цифровые» трудовые книжки чиновники ведут уже не год и не два. Плюсов – выше крыши… Но и минусов, как выясняется, хватает. Например, электроника нередко подводит. Всем еще памятен случившийся недавно масштабный сбой в системе онлайн-ККТ. Чем обернется аналогичный коллапс в системе «электронных трудовых», можно только предполагать. Да и человеческий фактор не стоило бы совсем со счетов сбрасывать. Впрочем, ПФР заверяя, что этого не может быть, потому что не может быть никогда, превращает наши сомнения в пыль. «Одна из основных задач ПФР – обеспечить полную конфиденциальность персональных данных граждан. Сегодня в базе данных персонифицированного учета хранится огромный массив важных сведений – место работы, стаж, заработок и т.д., требующих ежесекундной защиты, которую обеспечивают специлизированные структуры как на уровне региональных отделений, так и на федеральном уровне в целом», - говорится в недавнем информсообщении фонда. А далее идет вот такая поучительная «перечислялка»:

  • пенсионный фонд сотрудничает с ведущими разработчиками средств антивирусной защиты информации, которые позволяют успешно отражать хакерские атаки – а их в год случаются не одна и не две;

  • контроль за доступом к базам данных персонифицирован – у каждого специалиста ПФР доступ к личным сведениям граждан строго ограничен выполнением служебных обязанностей, вход в базу, поиск информации фиксируется. У всех сотрудников – индивидуальные пароли, ключи идентификации, средства криптографической защиты, опечатанный системный блок с блокировкой ввода – вывода информации. Все базы данных включены в локальные сети без доступа в Интернет;

  • информационное взаимодействие с организациями – социальными партнерами ПФР (ЗАГС, Минтруд, ЦЗН и т.п.) также осуществляется только по защищенным каналам связи. В постоянном режиме ведется резервное копирование информации.

Как отметили в ПФР, это очень неполный перечень средств, с помощью которых фонд осуществляет защиту персональных данных россиян и справляется с этой задачей вполне успешно. Оснований не верить у нас нет. Верим.

Светлана Сиверская, член Палаты налоговых консультантов (ПНК) РФ, эксперт по трудовому праву

Вверх

 Сейчас всех бухгалтеров ждут новогодние скидки и подарки!