Как отразится переход на прямые выплаты ФСС на работе бухгалтера в 2021?

С 2021 года вся РФ переходит на «прямые выплаты» соцстраховских пособий. Суть проекта в том, что больничные и другие страховые пособия выплачиваются гражданам напрямую из ФСС, а не через работодателя. Очевидно, что это не может не отразиться на работе бухгалтера. Тот, кто был участником проекта, уже знает многие тонкости. А тем, кто не был и не знает – пригодится наша статья.

По системе прямых выплат выплачиваются такие пособия, финансируемые ФСС:

- пособие по временной нетрудоспособности, включая несчастный случай на производстве;

- пособие по беременности и родам;

- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;

- единовременное пособие при рождении ребенка;

- ежемесячное пособие по уходу за ребенком;

- оплата отпуска застрахованному, пострадавшему на производстве, выплачиваемого сверх ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как составить заявление

Как и прежде, все документы, дающие право на пособие, работники должны передавать в бухгалтерию. Кроме этого, от работника потребуется заявление. Его форма утверждена приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578. Работник в нем указывает:

- свои персональные данные;

- реквизиты документов, прилагаемых к заявлению для назначения пособия;

- банковские реквизиты для перечисления денег.

Какие документы передавать в ФСС

Бухгалтер подготавливает документы и сведения, которые необходимы для назначения пособия и вместе с заявлением работника передает весь пакет в ФСС.

В него входят документы, предоставляемые работником в зависимости от вида назначаемого пособия:

- больничный лист;

- справка о постановке на учет в медицинском учреждении на ранних сроках беременности;

- справка о рождении ребенка;

- свидетельство о рождении ребенка (всех предыдущих детей, если есть);

- справка с места работы (службы, учебы) второго родителя ребенка о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие.

Со стороны работодателя:

- расчет пособия;

- заявление работника и приказ директора о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;

- трудовой договор, сведения из трудовой книжки;

- расчетные ведомости за 2 календарных года, предшествующих году назначения пособия.

Работник, как обычно, представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие право на пособие. Работодатель не позднее 5 календарных дней передает комплект документов вместе с заявлением работника в свое отделение ФСС для назначения пособий.

Документы для выплаты декретных 

Должны быть оформлены следующие документы:

- трудовой договор с сотрудницей, которой оформлено пособие (п. 1 ст. 9 Закона № 165-ФЗ);

- заполненный больничный лист;

- штатное расписание, приказ на его утверждение, расчетные и платежные ведомости на зарплату;

- если работница трудилась по совместительству, а пособие назначено по одному из последних мест работы, нужна справка с места работы у другого работодателя для подтверждения, что там пособие не выплачивалось;

- личное заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам и выплате пособия;

- если роды были осложненные и сотрудница принесла больничный лист на дополнительные 16 дней декретного отпуска, первичное заявление нужно переписать с учетом этих дней;

- приказ о предоставлении отпуска и назначении пособия и расчет пособия.

Заявление на отпуск по беременности и родам сотрудница пишет в свободной форме

Документы на выплату единовременного пособияя при рождении ребенка

Пособие выплачивают на основании следующих документов:

- заявления родителя (усыновителя) ребенка о выплате пособия;

- справки о рождении ребенка, выданной органом ЗАГСа для получения пособия;

- справки с места работы второго родителя (усыновителя) о том, что ему пособие не выдавалось;

- выписки из решения об установлении над ребенком опеки (для опекуна, усыновителя).

Если родитель находится в разводе, то он должен представить свидетельство о разводе и документ, который подтверждает совместное проживание с ребенком.

Необходимые документы на дополнительные выходные дни 

К заявлению родителю нужно приложить:

- справку, подтверждающую факт установления инвалидности (форма утв. приказом Минздравсоцразвития России от 24 ноября 2010 г. № 1031н);

- документы, подтверждающие место жительства (пребывания или фактического проживания) ребенка-инвалида;

- свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка либо документ, подтверждающий установление опеки, попечительства над ребенком-инвалидом;

- справку с места работы другого родителя о том, что на момент обращения дополнительные выходные дни в том же календарном месяце им не использованы или использованы частично.

Справка, подтверждающая факт установления инвалидности ребенка, представляется в соответствии со сроками установления инвалидности (один раз в год, один раз в 2 года, один раз в 5 лет, один раз).

Документы, подтверждающие место жительства, и свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка либо документ, подтверждающий установление опеки, попечительства над ребенком-инвалидом, работником подаются один раз.

Справку с места работы другого родителя (опекуна, попечителя) необходимо представлять при каждом обращении с заявлением.

Если же другой родитель не состоит в трудовых отношениях, вместо справки работодателю нужно подать документы, подтверждающие данный факт. Аналогично в случае, когда второй родитель является индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, и т.п., к заявлению нужно прикладывать документы, свидетельствующие об этом.

Как оплачивается пособие

Пособие по временной нетрудоспособности работнику выплачивается двумя платежами:

- за первые 3 дня болезни - от работодателя (поэтому если работник был неработоспособен 3 дня, заявление на выплату пособия от него не требуется);

- за остальные дни болезни - от ФСС.

Работодатель, как и раньше, будет оплачивать первые 3 дня болезни за счет своих средств. Больничный по несчастному случаю и профзаболеванию целиком оплачивает ФСС.

Все детские пособия, включая больничный по беременности и родам, будет выплачивать фонд.

Поэтому после перехода на систему прямых выплат пособие по уходу за ребенком, если сотрудница уже находится в отпуске и получает пособие, его продолжит перечислять фонд. Бухгалтеру потребуется передать туда всю информацию.

НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности

После перехода на прямые выплаты за бухгалтером фирмы-работодателя остается обязанность исчислять, удерживать и уплачивать НДФЛ. Но только с сумм пособия за первые 3 дня болезни. С остальной суммы больничного, а также со всей суммы пособия по несчастному случаю НДФЛ исчисляет, удерживает и перечисляет другой налоговый агент – ФСС.

Соответственно, в отчетности по НДФЛ работодатель показывает только те суммы налога, которые он удержал при выплате больничного пособия за первые 3 дня болезни.