Как правильно оформить подотчет

С 19.08.2017 были внесены изменения в Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

В частности, было разрешено оформлять расходный кассовый ордер не только на основании письменного заявления подотчетного лица, но и по распорядительному документу организации или предпринимателя (подп. 6.3 Порядка).

Как вы знаете, к организационно-распорядительной документации относятся постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). То есть оформить выдачу денег подотчетному лицу можно, например, приказом или распоряжением руководителя организации.

В письме от 06.09.2017 №29-1-1-ОЭ/20642  Банк России сообщил, как оформлять подобные распорядительные документы. Их следует составлять отдельно на каждую выдачу под отчет наличных денег с указанием:

• фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица;

• выдаваемой суммы наличных денег;

• срока, на который они выдаются;

• даты и регистрационного номера документа,

за подписью руководителя.

Состав реквизитов распорядительных документов и общие требования к их оформлению на сегодняшний день установлены "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Именно этим документом рекомендует руководствоваться Банк России.

Однако уже с 01.07.2018 вступит в силу "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Новый документ заменит ГОСТ Р 6.30-2003.

И тем не менее, никто не запрещает выдавать сотрудникам деньги под отчет на основании их письменного заявления. Порядок выдачи наличных из кассы по письменному заявлению работника описан в подпункте 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.